6. Kết cấu
2.2.3.4. Tình hình về quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ ở VHL KHXH VN về cơ bản đƣợc thực hiện nghiêm túc theo các quy định của pháp luật: Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ đƣợc thực hiện theo Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định về quản lý và sử dụng con dấu; Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 về Ban hành Quy chế Công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
Hiện nay, các loại dấu đƣợc quản lý tại văn thƣ Viện HL KHXH VN bao gồm:
- Dấu của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - Dấu chức danh của Lãnh đạo cơ quan
Ngoài ra, còn có các loại dấu khác nhƣ: dấu mức độ khẩn, mật; dấu đến; dấu sao văn bản;... (xem phụ lục 11: hình ảnh 11.6. Các loại dấu của
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN)
2.2.3.4.1. Về quản lý con dấu
Các loại con dấu của Viện đƣợc quản lý tƣơng đối nghiêm ngặt, theo Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21 tháng 12 năm 2007 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện HL KHXH VN quản lý quy định nhƣ sau:
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch Viện việc quản lý sử dụng con dấu của Viện Hàn lâm. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch Viện việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
Các con dấu của Viện Hàn lâm, đơn vị đƣợc giao cho nhân viên văn thƣ quản lý và sử dụng. Nhân viên văn thƣ đƣợc giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Con dấu phải đƣợc bảo quản tại phòng làm việc của viên chức văn thƣ. Trƣờng hợp cần đƣa con dấu ra khỏi Viện Hàn lâm, đơn vị phải đƣợc sự đồng ý của Chủ tịch Viện, Thủ trƣởng đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải đƣợc bảo quản an toàn trong giờ cũng nhƣ ngoài giờ làmviệc
- Không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền.
- Kiểm tra thể thức, hình thức văn bản, thẩm quyền của ngƣời ký trƣớc khi đóng dấu.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản sau khi đã có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền;
- Không đƣợc đóng dấu khống chỉ, dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dung mực dấu màu đỏ.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký ban hành văn bản quy định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của cơ quan ban hành.
- Việc đóng dấu giáp lai phải đƣợc đóng một lần trên tất cả các trang ở giữa bên phải của trang giấy.
Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, viên chức văn thƣ phải báo cáo chủ tịch Viện Hàn lâm, đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trƣờng hợp con dấu bị mất, ngƣời đứng đầu Viện Hàn lâm, đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
Các đơn vị khắc, đổi dấu phải theo sự hƣớng dẫn của Văn phòng, mẫu dấu và bản sao giấy chứng nhận đăng ký sử dụng con dấu của các đơn vị phải lƣu tại Phòng Lƣu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm.
Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sát nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, đơn vị phải nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và báo cáo Chủ tịch Viện Hàn lâm bằng văn bản về việc đã nộp con dấu cho cơ quan công an. Trƣờng hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, Viện Hàn lâm ra quyết định tạm thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.
Trên thực tế, cán bộ văn thƣ đã chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nƣớc và cơ quan nhƣ: khi sử dụng xong đã để đúng nơi quy định. Cuối buổi làm việc, cán bộ văn thƣ cho con dấu vào hộp, để vào tủ và khoá lại. Dấu của Viện đã đƣợc sử dụng đúng mục đích, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc của cơ quan. Về cách thức đóng dấu đã đƣợc cán bộ văn thƣ thực hiện đúng theo quy định là đóng trùm lên 1/3 chữ ký và thực hiện đúng nguyên tắc đóng dấu nhƣng không đóng dấu khống chỉ, không đóng dấu lên chữ ký tắt, chữ ký chƣa đăng ký…
2.2.3.4.2. Về sử dụng con dấu
Viên chức văn thƣ tự tay đóng dấu vào các văn bản của Viện Hàn lâm, của các đơn vị. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
Văn thƣ cơ quan không đƣợc đóng dấu trong các trƣờng hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trƣớc khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của ngƣời không có thẩm quyền.