Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thƣ

Một phần của tài liệu (luận văn tốt nghiệp) nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam (Trang 34 - 39)

6. Kết cấu

2.2.3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thƣ

2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.3.1.1.Các quy định của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về soạn thảo và ban hành văn bản

Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc thực hiện đảm bảo các bƣớc theo quy định của Nhà nƣớc:

- Thông tƣ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ của Viện KHXH VN.

- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về ban hành một số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.

2.2.3.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN

- Chủ tịch Viện HL KHXH ký tất cả các văn bản của cấp Viện. Thủ trƣởng các đơn vị có thẩm quyền ký các văn bản thuộc đơn vị mình ban hành. Chủ tịch Viện hoặc Thủ trƣởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.)

- Chủ tịch Viện hoặc Thủ trƣởng các đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dƣới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải bằng văn bản và giới hạn thời gian cụ thể. Ngƣời đƣợc ủy quyền không đƣợc ủy quyền cho ngƣời tiếp theo.

- Chủ tịch Viện có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trƣởng các ban chức năng ký thừa lệnh (TL.) một số văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.

- Chánh Văn phòng, Thủ trƣởng các đơn vị trực thuộc có thể giao cho Trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính, Trƣởng các phòng chức năng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.

2.2.3.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

+ Văn bản chuyên ngành.

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài. - Thu thập, xử lý thông tin liên quan.

- Soạn thảo văn bản. Trong trƣờng hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện HL KHXH VN.

Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày đƣợc thực hiện ngày càng đảm bảo chất lƣợng. Đối với các văn bản của Viện HL

KHXH VN trƣớc khi đƣợc phát hành thì thủ trƣởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Văn bản sau khi đƣợc duyệt thì chuyển đến bộ phận đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản.

Trƣớc khi trình văn bản cho lãnh đạo Viện HL KHXH VN ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “./.” ở phần nội dung văn bản. Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện. Dự thảo các văn bản do đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trƣớc khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành phải gửi về văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định.

Với các văn bản do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh theo chức năng đƣợc giao hay đƣợc ủy quyền, lãnh đạo Viện phải có chữ ký nháy vào vị trí cuối cùng trong nơi nhận của lãnh đạo văn phòng, để đảm bảo hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Do đặc thù công tác của Viện Hàn lâm KHXH VN thƣờng xuyên phải soạn thảo các văn bản bằng tiếng nƣớc ngoài. Đối với những văn bản sao dịch ra tiếng nƣớc ngoài thì Chủ tịch Viện sẽ ủy quyền cho Trƣởng Ban hợp tác quốc tế ký.

Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản chỉ đƣợc thực hiện sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của ngƣời có thẩm quyền.

2.2.3.1.4. Các loại văn bản và số lượng văn bản Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN ban hành giai đoạn 2013-2017

Viện Hàn lâm KHXH VN đƣợc ban hành 03 loại văn bản sau:

+ Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thƣ công… Các văn bản hành chính đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và đƣợc cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết.

+ Văn bản chuyên ngành.

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài. Thống kê số lƣợng văn bản đã ban hành của từ năm 2013 đến 2017 nhƣ sau:

Bảng 2. Số lƣợng văn bản ban hành của Viện (2013-2017)

STT Tên loại văn bản Năm 2013 2014 2015 2016 2017 1 Quyết định 1 725 1 874 1 840 1 978 2 054 2 Công văn 1 589 1 614 1 803 1 835 1 820 3 Hợp đồng 436 85 91 108 87 Tổng số 3 750 3 573 3 734 3 921 3 961

(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)

Viện Hàn lâm KHXH VN tiến hành kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Viện theo định kỳ vào tháng 8 hàng năm. Theo đó, văn bản đƣợc kiểm tra chặt chẽ và đƣợc hệ thông hóa, giúp cho việc quản lý bản của cơ quan đƣợc thuận tiện hơn và đảm bảo văn bản của cơ quan đƣợc quản lý có hệ thống.

2.2.3.1.5. Nhận xét về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

a) Về thẩm quyền ban hành văn bản

Cán bộ nhân viên phụ trách việc soạn thảo văn bản đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành, có trình độ kinh nghiệm, việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản, phân biệt thẩm quyền ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH VN hay của các đơn vị chức năng, các đơn vị trực thuộc Viện,..chính xác theo đúng quy định đem lại hiệu quả trong công việc ban hành văn bản.

b) Về quy trình soạn thảo văn bản Ƣu điểm:

Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản đã thực hiện theo đúng trình tự các bƣớc soạn thảo văn bản đã quy định trong quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ Quyết định số 2316/QĐ-KHXH:

- Phân công soạn thảo; - Thảo văn bản;

- Duyệt bản thảo; - Đánh máy, nhân bản;

- Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành; - Ký văn bản;

- Hoàn thiện thủ tục pháp lý và ban hành văn bản. Nhƣợc điểm:

Vẫn còn một số cá nhân đƣợc giao trách nhiệm sọn thảo văn bản bỏ qua bƣớc kiểm tra lần cuối trƣớc khi trình cấp có thẩm quyền ký ban hành dẫn đến sự sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày.

c) Về thể thức và kỹ thuật trình bày Ƣu điểm:

Hầu hết các văn bản trình bày đẹp, đủ các thành phần thể thức theo đúng các quy định.

kinh nghiệm, kỹ thuật nghiệp vụ chuyên nghiệp nên các văn bản đƣợc xây dựng đầy đủ và chính xác về cả hình thức và nội dung văn bản.

Nhƣợc điểm:

Một số văn bản vẫn còn mắc các nhƣợc điểm, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhƣ: định lề trang văn bản chƣa đúng; chọn sai khổ giấy; kiểu chữ, cỡ chữ chƣa đúng; trích yếu nội dung của văn bản có tên loại lại viết tắt chữ “Về việc”; lỗi viết hoa, lỗi chính tả khi đánh máy;…

Một số cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản còn lúng túng trong việc chọn tên loại văn bản, dẫn đến sai về thể thức, kỹ thuật trình bày. Có công văn thiếu trích yếu nội dung; còn nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp trong cách hành văn, viết tắt; một số đoạn trình bày và lập luận chƣa chặt chẽ, rõ ràng, mạch lạc,…

d) Một số văn bản mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày: (Xem phụ

lục 8)

Một phần của tài liệu (luận văn tốt nghiệp) nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam (Trang 34 - 39)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(96 trang)