6. Kết cấu
2.2.2. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành vănbản chỉ
chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thƣ
2.2.2.1. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với công tác văn thư
Nhìn chung, trong những năm gần đây, công tác Văn thƣ của Viện HL KHXH VN đã có sự phát triển và hoàn thiện hơn so với trƣớc. Sở dĩ có đƣợc kết quả này là nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo từ phía lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng đã tạo điều kiện cho Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành nghiên cứu chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp đối với công tác hành chính văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” vào năm 2014. Chuyên đề đã đánh giá một cách nghiêm túc về tình hình thực hiện công tác văn thƣ của Viện và từ đó đƣa ra nhiều giải pháp xác đáng để khắc phục những tồn tại của các mặt còn hạn chế, không những vậy chuyên đề cũng đƣa ra đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ nhằm hiện đại hóa công tác văn thƣ.
Ngoài ra, Viện đã tạo điều kiện cho các nhân viên văn thƣ tại Văn phòng, cơ quan chức năng và văn thƣ tại các đơn vị trực thuộc tham dự các buổi đào tạo ngắn hạn và các buổi tập huấn về công tác văn thƣ do Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam tổ chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. Các buổi tập huấn này thƣờng đƣợc tổ chức vào các dịp cuối năm. Ví dụ: tháng 12 năm 2015 Văn phòng Viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thƣ chuyên trách, cán bộ văn thƣ kiêm nhiệm của toàn Viện tham gia tập huấn về công tác văn thƣ đƣợc tổ chức tại Hải Phòng. Nhìn chung, thƣờng niên năm nào
Văn phòng Viện cũng tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thƣ cho các cán bộ làm công tác văn thƣ của Viện tham gia để nâng cao nghiệp vụ.
Nhƣ vậy, có thể nói rằng lãnh đạo Viện HL KHXH VN đã có những quan tâm nhất định về công tác văn thƣ.
2.2.2.2. Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư
Hiện nay, công tác văn thƣ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã thực hiện dựa trên những văn bản sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ.
- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Ngoài ra, để cụ thể hóa các quy định trên Viện đã ban hành những văn bản sau về công tác văn thƣ:
- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành một
số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định số 1000/QĐ-KHXH ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
2.2.3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thƣ
2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.3.1.1.Các quy định của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc thực hiện đảm bảo các bƣớc theo quy định của Nhà nƣớc:
- Thông tƣ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ của Viện KHXH VN.
- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về ban hành một số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
2.2.3.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN
- Chủ tịch Viện HL KHXH ký tất cả các văn bản của cấp Viện. Thủ trƣởng các đơn vị có thẩm quyền ký các văn bản thuộc đơn vị mình ban hành. Chủ tịch Viện hoặc Thủ trƣởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.)
- Chủ tịch Viện hoặc Thủ trƣởng các đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dƣới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải bằng văn bản và giới hạn thời gian cụ thể. Ngƣời đƣợc ủy quyền không đƣợc ủy quyền cho ngƣời tiếp theo.
- Chủ tịch Viện có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trƣởng các ban chức năng ký thừa lệnh (TL.) một số văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
- Chánh Văn phòng, Thủ trƣởng các đơn vị trực thuộc có thể giao cho Trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính, Trƣởng các phòng chức năng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ đƣợc giao.
2.2.3.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
+ Văn bản chuyên ngành.
+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài. - Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
- Soạn thảo văn bản. Trong trƣờng hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện HL KHXH VN.
Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày đƣợc thực hiện ngày càng đảm bảo chất lƣợng. Đối với các văn bản của Viện HL
KHXH VN trƣớc khi đƣợc phát hành thì thủ trƣởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Văn bản sau khi đƣợc duyệt thì chuyển đến bộ phận đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản.
Trƣớc khi trình văn bản cho lãnh đạo Viện HL KHXH VN ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “./.” ở phần nội dung văn bản. Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện. Dự thảo các văn bản do đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trƣớc khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành phải gửi về văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định.
Với các văn bản do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh theo chức năng đƣợc giao hay đƣợc ủy quyền, lãnh đạo Viện phải có chữ ký nháy vào vị trí cuối cùng trong nơi nhận của lãnh đạo văn phòng, để đảm bảo hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Do đặc thù công tác của Viện Hàn lâm KHXH VN thƣờng xuyên phải soạn thảo các văn bản bằng tiếng nƣớc ngoài. Đối với những văn bản sao dịch ra tiếng nƣớc ngoài thì Chủ tịch Viện sẽ ủy quyền cho Trƣởng Ban hợp tác quốc tế ký.
Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản chỉ đƣợc thực hiện sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của ngƣời có thẩm quyền.
2.2.3.1.4. Các loại văn bản và số lượng văn bản Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN ban hành giai đoạn 2013-2017
Viện Hàn lâm KHXH VN đƣợc ban hành 03 loại văn bản sau:
+ Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thƣ công… Các văn bản hành chính đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và đƣợc cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết.
+ Văn bản chuyên ngành.
+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nƣớc ngoài. Thống kê số lƣợng văn bản đã ban hành của từ năm 2013 đến 2017 nhƣ sau:
Bảng 2. Số lƣợng văn bản ban hành của Viện (2013-2017)
STT Tên loại văn bản Năm 2013 2014 2015 2016 2017 1 Quyết định 1 725 1 874 1 840 1 978 2 054 2 Công văn 1 589 1 614 1 803 1 835 1 820 3 Hợp đồng 436 85 91 108 87 Tổng số 3 750 3 573 3 734 3 921 3 961
(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)
Viện Hàn lâm KHXH VN tiến hành kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Viện theo định kỳ vào tháng 8 hàng năm. Theo đó, văn bản đƣợc kiểm tra chặt chẽ và đƣợc hệ thông hóa, giúp cho việc quản lý bản của cơ quan đƣợc thuận tiện hơn và đảm bảo văn bản của cơ quan đƣợc quản lý có hệ thống.
2.2.3.1.5. Nhận xét về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a) Về thẩm quyền ban hành văn bản
Cán bộ nhân viên phụ trách việc soạn thảo văn bản đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành, có trình độ kinh nghiệm, việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản, phân biệt thẩm quyền ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH VN hay của các đơn vị chức năng, các đơn vị trực thuộc Viện,..chính xác theo đúng quy định đem lại hiệu quả trong công việc ban hành văn bản.
b) Về quy trình soạn thảo văn bản Ƣu điểm:
Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản đã thực hiện theo đúng trình tự các bƣớc soạn thảo văn bản đã quy định trong quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ Quyết định số 2316/QĐ-KHXH:
- Phân công soạn thảo; - Thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo; - Đánh máy, nhân bản;
- Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành; - Ký văn bản;
- Hoàn thiện thủ tục pháp lý và ban hành văn bản. Nhƣợc điểm:
Vẫn còn một số cá nhân đƣợc giao trách nhiệm sọn thảo văn bản bỏ qua bƣớc kiểm tra lần cuối trƣớc khi trình cấp có thẩm quyền ký ban hành dẫn đến sự sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày.
c) Về thể thức và kỹ thuật trình bày Ƣu điểm:
Hầu hết các văn bản trình bày đẹp, đủ các thành phần thể thức theo đúng các quy định.
kinh nghiệm, kỹ thuật nghiệp vụ chuyên nghiệp nên các văn bản đƣợc xây dựng đầy đủ và chính xác về cả hình thức và nội dung văn bản.
Nhƣợc điểm:
Một số văn bản vẫn còn mắc các nhƣợc điểm, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhƣ: định lề trang văn bản chƣa đúng; chọn sai khổ giấy; kiểu chữ, cỡ chữ chƣa đúng; trích yếu nội dung của văn bản có tên loại lại viết tắt chữ “Về việc”; lỗi viết hoa, lỗi chính tả khi đánh máy;…
Một số cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản còn lúng túng trong việc chọn tên loại văn bản, dẫn đến sai về thể thức, kỹ thuật trình bày. Có công văn thiếu trích yếu nội dung; còn nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp trong cách hành văn, viết tắt; một số đoạn trình bày và lập luận chƣa chặt chẽ, rõ ràng, mạch lạc,…
d) Một số văn bản mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày: (Xem phụ
lục 8)
2.2.3.2. Quản lý văn bản đi, văn bản đến
Theo thống kê, số lƣợng văn bản đi - văn bản đến của Viện khá nhiều, đƣợc thể hiện cụ thể trong bảng tổng hợp dƣới đây:
Bảng 3. Số lƣợng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013-2017
STT Năm Văn bản đến (văn bản) Văn bản đi (văn bản)
1 2013 5 008 7 500 2 2014 6 542 5 464 3 2015 6 588 5 130 4 2016 6 589 6 713 5 2017 6 602 6 603 Tổng cộng 31 329 31 410
(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)
qua các năm. Trong khi đó, số lƣợng các văn bản đi giai đoạn 2013-2014 có sự giảm nhẹ; bởi năm 2013, Viện bắt đầu có tên gọi chính thức là Viện Hàn lâm KHXH VN, số lƣợng văn bản đi nhiều đột ngột so với các năm, đến năm 2014 số lƣợng văn bản đi trở về mức thƣờng; giai đoạn 2014-2017 tiếp tục tăng dần. Với số liệu này, tính ra trung bình trong một ngày Viện Hàn lâm KHXH VN tiếp nhận 16 văn bản đến, và chuyển 16 văn bản đi. Số lƣợng văn bản nhiều nhƣ vậy, đòi hỏi công tác quản lý văn bản đi - đến của Viện cần phải cẩn thận, hợp lý và khoa học.
Hiện nay, tất cả văn bản đi, văn bản đến của Viện Hàn lâm KHXH VN hay các đơn vị trực thuộc đều đƣợc quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất tại phòng Văn thƣ của Viện hay văn thƣ của các đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản đƣợc đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào đƣợc đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), “thƣợng khẩn” và “khẩn” (sau đây gọi chung là “văn bản khẩn”) phải đƣợc đăng ký, trình và chuyển ngay sau khi nhận đƣợc. Văn bản khẩn đi phải đƣợc hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản đƣợc ký.
2.2.3.2.1. Đối với văn bản đến
Trong kết quả thống kê số lƣợng văn đến trong giai đoạn 2013-2017
(Bảng 3. Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013-2017), trong đó cơ quan gửi đến nhiều nhất là Chính phủ và Bộ Tài chính sau đó mới đến các bộ, ngành khác. Các văn bản trên khi đƣợc gửi tới Viện đều tập trung qua Văn thƣ của Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành tiếp nhận và chuyển giao theo các trình tự sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
- Văn bản gửi đến bằng đƣờng Bƣu điện: Cán bộ Văn thƣ tiếp nhận và tiến hành kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số và ký hiệu công văn ghi
trên phong bì, nếu không có dấu hiệu nghi ngờ nhƣ: bì thƣ bị bóc thì ký nhận vào phiếu chuyển giao của Bƣu điện, còn nếu có thì phải tiến hành lập biên