9. Kết cấu luận văn :
2.4.2. Những hạn chế:
Thứ nhất, hạn chế về quy trình và thực hiện quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi của Kho bạc nhà nước Huyện Gò Công Tây:
Một trong những quy định của công tác KSC là phải dựa vào quy trình nghiệp vụ. Quy trình nghiệp vụ là một căn cứ quan trọng trong công tác KSC và Kế toán viên kho bạc phải tôn trọng quy trình nghiệp vụ. Căn cứ quy trình đã được ban hành, Kế toán viên kho bạc phải nghiêm chỉnh chấp hành theo các bước của quy trình để thực hiện công tác kiểm soát chi.
Qua kết quả tự kiểm tra các năm 2016, 2017, 2018 của bộ phận kế toán nhà nước - KBNN Huyện Gò Công Tây cho thấy việc chấp hành các quy trình nghiệp vụ còn có những thiếu sót. Cụ thể là việc kiểm soát mẫu dấu, chữ ký mà đơn vị SDNS đăng ký tại Kho bạc:
Việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký mà đơn vị SDNS đăng ký tại Kho bạc là bước đầu tiên của quy trình kiểm soát chứng từ chi NSNN. Tuy nhiên, Kế toán viên kho bạc chưa thật sự chú trọng trong việc đối chiếu mẫu dấu, chữ ký đã được đơn vị SDNS đăng ký và đã được lưu tại Kho bạc với mẫu dấu, chữ ký trên các chứng từ liên quan đến việc sử dụng kinh phí do đơn vị lập. Kế toán viên kho bạc còn chủ quan, không tôn trọng quy trình, bỏ qua bước đối chiếu mẫu dấu chữ ký, mà dựa vào thói quen, kinh nghiệm của mình để thực hiện kiểm soát. Điều này dễ dẫn đến rủi ro trong quá trình KSC, đó là Kế toán giao dịch của đơn vị có thể lợi dụng sự chủ quan của Kế toán viên kho bạc, giả chữ ký Chủ tài khoản để chiếm đoạt tiền từ NSNN.
Thực tế trên địa bàn huyện Gò Công Tây đã xảy ra việc giả chữ ký Chủ tài khoản để chiếm đoạt tiền từ NSNN. Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra hồ sơ lưu tại kho bạc, vẫn phát hiện chữ ký Chủ tài khoản trên chứng từ không giống với chữ ký mẫu đã được đăng ký tại cơ quan kho bạc hoặc khi thay con dấu, đơn vị đóng dấu mới trên chứng từ nhưng mẫu dấu đăng ký tại kho bạc vẫn là mẫu cũ, hay dấu trên chứng từ khá mờ.
Thứ hai, hạn chế về kiểm soát tiêu chuẩn, định mức, chế độ theo Quy chế CTNB:
Theo quy định về trách nhiệm của KBNN trong việc kiểm soát các khoản chi NSNN, thì Kho bạc phải kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc theo Quy chế CTNB của đơn vị. Để thực hiện điều này đòi hỏi cán bộ KSC của KBNN không những phải am tường tất cả các chế độ chi tiêu của từng từng ngành, từng lĩnh vực mà còn phải nắm vững các tiêu chuẩn, định mức được quy định trong Quy chế CTNB của từng đơn vị.
Tuy nhiên, thực tế quá trình KSC đối với các khoản chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ thường xuyên, chi khác như chi công tác phí, hội nghị phí, tiếp khách, ... cán bộ KSC ít khi dựa vào quy chế chi CTNB do đơn vị SDNS gửi đến mà thường dựa vào số thực tế trên chứng từ mà đơn vị SDNS đề nghị thanh toán, hoặc những tiêu chuẩn, định
mức, chế độ chung do nhà nước ban hành để kiểm soát. Việc KSC như trên đã vi phạm quy trình nghiệp vụ.
Một trong những căn cứ quan trọng để KBNN làm cơ sở KSC đối với các đơn vị SDNS là quy chế CTNB của đơn vị. Tuy nhiên, đến nay vẫn còn một số đơn vị lập quy chế CTNB rất sơ sài, chưa thể hiện được loại hình đơn vị của mình, các định mức chi còn chung chung, chưa cụ thể, cá biệt có đơn vị còn lập sai định mức, vượt định mức cho phép (ví dụ: một số đơn vị SDNS do NSNN bảo đảm chi phí hoạt động xây dựng mức hỗ trợ tiền xăng cho cán bộ làm công tác văn thư cao hơn 500.000 đồng/người/tháng là sai so với quy định hiện hành từ đó làm ảnh hưởng rất lớn đến KSC của KBNN Gò Công Tây )
Thứ ba, hạn chế trong kiểm soát các hồ sơ chứng từ liên quan đến kiểm soát chi:
Một trong những căn cứ để Kế toán viên kho bạc kiểm soát, thanh toán là khi đơn vị SDNS làm thủ tục rút kinh phí, tùy theo nội dung từng khoản chi mà phải gửi kèm theo các hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan.
Qua kết quả tự kiểm tra các năm 2016, 2017, 2018 của bộ phận kế toán nhà nước của KBNN Gò Công Tây cho thấy: trong công tác kiểm soát chi, kế toán viên kho bạc chưa chấp hành các quy định về kiểm soát hồ sơ, chứng từ có liên quan. Cụ thể:
Đối với các khoản chi lương: hồ sơ căn cứ để KSC là Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi). Tuy nhiên, trong quá trình KSC, do chủ quan, Kế toán viên kho bạc không kiểm soát Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt với Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt, từ đó có thể dẫn đến sai sót là đơn vị chi lương vượt số chỉ tiêu biên chế do cấp thẩm quyền phê duyệt nhưng Kế toán viên kho bạc không phát hiện và vẫn đồng ý chi.
Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa: trong trường hợp việc mua sắm, sửa chữa phải thực hiện đấu thầu theo quy định, thì hồ sơ kiểm soát và lưu tại KBNN là hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; Biên bản nghiệm thu; Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Tuy nhiên, trong công tác kiểm soát và lưu trữ chứng từ của Kế toán viên một số trường hợp còn lưu thiếu Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc là lưu thừa Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu.
Thứ tư, hạn chế trong cơ chế, chính sách chế độ quản lý chi NSNN đối với các đơn vị SDNS:
Các văn bản, chính sách chế độ về cơ chế tự chủ về kinh phí, biên chế lao động tuy ngày càng được hoàn thiện, song không theo kịp sự biến đổi khá nhanh của nền kinh tế, nhất là trong thời kỳ Việt Nam hội nhập thế giới.
Việc phân bổ ngân sách cho các đơn vị SDNS hiện nay vẫn dựa theo biên chế hiện có và định mức phân bổ theo đầu người, chưa căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị sự nghiệp để áp dụng, ví dụ như: định mức phân bổ dự toán sự nghiệp y tế cũng tương tự định mức với sự nghiệp giáo dục, ...
Với sự phân bổ ngân sách mang tính “cào bằng” như vậy sẽ dẫn đến đơn vị nào có lợi thế về nguồn thu sẽ có nguồn tài chính cao để tăng thu nhập cho người lao động. Các đơn vị ít có ưu thế hơn thường so sánh thiệt hơn, tìm mọi cách lách cơ chế, vừa gây thất thoát NSNN, vừa gây khó khăn cho KBNN trong KSC.
Thứ năm, hạn chế trong quản lý sử dụng ngân sách, việc chấp hành kỷ luật tài chính của các đơn vị SDNS:
Hiện nay cũng còn tình trạng một số ĐVSDNS còn vi phạm kỷ luật tài chính thông qua việc lợi dụng kẻ hở, sự không rõ ràng minh bạch của chính sách. Việc sai phạm trong việc chấp hành kỷ luật tài chính của đơn vị SDNS thường phổ biến ở các nội dung sau:
Dự toán chi giao cho các đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ, được cơ quan chủ quản phân bổ bao gồm hai phần: phần kinh phí khoán chi và phần kinh phí không khoán chi. Trong quá trình chấp hành ngân sách, ranh giới giữa các khoản kinh phí khoán chi và không khoán chi thường không rõ ràng, do vậy thường xảy ra tình trạng các đơn vị SDNS sử dụng kinh phí không khoán để chi cho các hoạt động thường xuyên, nhằm tăng số tiết kiệm, để tăng thu nhập cho người lao động. Chính việc phân định không rõ ràng này đã ảnh hưởng đến KSC của Kho bạc, đôi lúc nằm ngoài khả năng kiểm soát của Kho bạc.
Nhiều đơn vị chưa thực hiện đúng chế độ hồ sơ, chứng từ: còn sửa chữa, tẩy xóa trên các chứng từ chi, nhiều khoản chi thiếu hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Thực hiện thanh toán chi tiêu tiền mặt còn phổ biến, chưa có ý thức áp dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, …
Điều kiện để chi ngân sách là các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt. Nhưng trên thực tế dự toán được duyệt của các đơn vị thường rất chậm, do vậy vào đầu năm thường ở dạng tạm cấp. Hơn nữa chất lượng dự toán chưa đạt yêu cầu quản lý, tình trạng bổ sung dự toán chi còn phổ biến ở các đơn vị SDNS nên ảnh hưởng đến chất lượng KSC của KBNN.
Theo quy định, các khoản chi phải đảm bảo tiêu chuẩn định mức, chế độ do nhà nước ban hành. Nhưng trên thực tế hiện nay hệ thống các định mức của nước ta còn bất cập, từ đó dẫn đến tình trạng các đơn vị SDNS đối phó bằng cách phải chế biến số liệu, hợp thức hóa chứng từ, nhất là các đơn vị SDNS do NSNN bảo đảm chi phí hoạt động.
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế 2.4.3.1.Nguyên nhân khách quan
Hệ thống định mức chế độ, tiêu chuẩn chưa sát với thực tiễn.
Hệ thống chế độ, định mức, tiêu chuẩn mặc dù đã được hoàn thiện theo hướng phù hợp với thực tiễn cuộc sống, song nhìn chung chế độ, định mức, tiêu chuẩn được ban hành thường lạc hậu so với thực tiễn hoặc không phù hợp với thực tiễn. Điều này dẫn đến những hạn chế như:
Văn bản thường xuyên phải sửa đổi, bổ sung, gây khó khăn cho quá trình lập, chấp hành dự toán cũng như quyết toán kinh phí;
Để bảo đảm phù hợp với định mức chi theo quy định của pháp luật, trong khi mức chi thực tế thường chênh lệch cao hơn so với mức chi quy định, các cơ quan, đơn vị phải “chế biến” hóa đơn, chứng từ để hợp lý hóa các khoản chi trên thực tế;
Gây khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện. Ví dụ pháp luật hiện hành quy định khi tổ chức Hội nghị chỉ chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu không hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Điều này gây khó khăn cho cơ quan tổ chức hội nghị nếu chỉ tổ chức ăn cho các đại biểu không hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc trường hợp tổ chức ăn cho tất cả các đại biểu theo quy định hiện hành sẽ phải thu tiền ăn từ tiền công tác phí của đại biểu hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Trên thực tế, các cơ quan tổ chức hội nghị khi tổ chức ăn cho đại biểu thường không áp dụng cả hai phương án trên mà sẽ phải linh hoạt vận dụng các khoản chi để tổ chức ăn cho tất cả các đại biểu không phân biệt đại biểu hưởng lương hay không hưởng lương từ ngân sách nhà nước; Tại TTLT số
10/2007/TTLT-BYT-BTC, ngày 10/8/2007 có qui định:" Trường hợp trong năm phát sinh nhu cầu mua bổ sung về số lượng một số mặt hàng không nằm trong kế hoạch đấu thầu với số lượng nhỏ tổng giá trị thấp (dưới 100 triệu đồng), Thủ trưởng đơn vị được quyền quyết định mua sắm các mặt hàng thuốc sau khi đã được sự thống nhất của Hội đồng thuốc và điều trị của đơn vị...". Qui định trên là quá thấp so với nhu cầu mua thuốc phục vụ những trường hợp cấp bách trong thực tế của các cơ sở y tế công lập.
Về việc phân bổ và giao dự toán NSNN chưa được tuân thủ chặt chẽ, phân bổ dự toán chưa sát nhu cầu thực tế.
Về phân bổ dự toán NSNN:
Do việc xác định phạm vi ngân sách chưa thực sự rõ ràng, chưa đáp ứng được nguyên tắc đầy đủ của NSNN và phức tạp trong quản lý; gây bất bình đẳng giữa các cơ quan với nhau,…
Do hệ thống ngân sách mang tính lồng ghép, nên việc lập, phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị dự toán bị phức tạp, còn tình trạng nhiều nguồn ngân sách (ngân sách trung ương với ngân sách tỉnh; ngân sách tỉnh với ngân sách huyện,…) hoặc nhiều nguồn vốn cùng bố trí cho một khoản chi. Điều này vừa gây tình trạng chồng chéo, không rõ ràng trong quản lý NSNN; vừa gây khó khăn cho việc lập, phân bổ và giao dự toán, kiểm soát, thanh toán và quyết toán NSNN.
Về cơ quan tài chính thẩm tra phân bổ dự toán của đơn vị dự toán cấp I:
Việc quy định cơ quan tài chính cùng cấp thẩm tra trước khi đơn vị dự toán cấp I giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc (kiểm tra trước), đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi đã đảm bảo cho các đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm phân bổ và giao dự toán chi cho các đơn vị trực thuộc đúng với dự toán ngân sách đã được giao. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện chưa đáp ứng được yêu cầu để các đơn vị sử dụng ngân sách nhận được quyết định giao dự toán trước 31/12 hàng năm. Mặt khác, trong công tác này, thì trách nhiệm chính là của các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương, các đơn vị dự toán.
Về tạm cấp NSNN:
Trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách và phương án phân bổ ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền giao, thì cơ quan tài chính/KBNN thực hiện tạm
cấp kinh phí cho các đơn vị. Chưa quy định rõ thời hạn cuối cùng được tạm cấp kinh phí. Vì vậy, trong quá trình thực hiện việc tạm cấp diễn ra phổ biến, kể cả các nội dung chi chưa thực sự cần thiết phải tạm cấp kinh phí, dẫn đến kỷ luật tài chính chưa cao; việc tạm cấp kinh phí kéo dài, thực tế nhiều đơn vị đến tận tháng 3 hoặc 4 vẫn thực hiện chi từ nguồn kinh phí tạm cấp; một số đơn vị ỷ lại vào việc tạm cấp kinh phí, nên chậm phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc, nhất là các đơn vị hưởng ngân sách trung ương… Tình trạng này cũng gây khó khăn cho KBNN trong việc quản lý, kiểm soát chi NSNN.
Về điều chỉnh, bổ sung dự toán ngân sách:
Thực tế cho thấy nhiều khi đến tận 31 tháng 12 hàng năm các đơn vị vẫn gửi dự toán điều chỉnh và bổ sung đến KBNN. Vì vậy, gây khó khăn, bị động đối với các đơn vị dự toán, chủ đầu tư trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao; giảm hiệu quả trong việc quản lý nguồn lực và gây khó khăn trong việc bố trí nguồn để thanh toán, chi trả đầy đủ, kịp thời cho các đơn vị.
Việc quy định trách nhiệm của Kho bạc Nhà nước trong kiểm soát chi ngân sách nhà nước chưa cụ thể, rõ ràng.
Trong quá trình quản lý và KSC NSNN hiện nay, có nhiều cơ quan, đơn vị cùng tham gia vào quản lý và kiểm soát các khoản chi NSNN. Tuy có phân định phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị nhưng chưa thực sự rõ ràng, đặc biệt là quy định trách nhiệm của KBNN, người chuẩn chi đến đâu trong mỗi khoản chi tiêu của đơn vị. Bởi vì, hàng năm theo báo cáo kết quả kiểm toán chi NSNN, kết quả thanh tra tài chính,... trên địa bàn Gò Công Tây, Cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra tài chính,... phát hiện nhiều ĐVSDNS chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức, kiến nghị thu hồi các khoản chi sai, mặc dù các khoản chi đó đã được KBNN Gò Công Tây KSC. Trong các quy định của Nhà nước chưa quy định trách nhiệm KBNN như thế nào đối với các khoản chi sai của ĐVSDNS. Đây là vấn đề khá phức tạp liên quan đến từng đơn vị, từng cán bộ trong quá trình quản lý, kiểm soát các khoản chi NSNN. Nếu vấn đề này không được giải