8. Cấu trúc của đề tài
3.1. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền và thể thức văn bản
Việc tuân thủ về thẩm quyền và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết đòi hỏi cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải nghiêm chỉnh chấp hành. Cần hiểu rõ thẩm quyền ban hành các loại văn bản, quy định chặt chẽ và cụ thể đối với chủ thể ban hành.
Về nội dung, là thành phần quan trọng nhất đối với các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Vì vậy, ngoài việc đảm bảo tính mục đích, tính khoa học, tính khả thi thì văn bản cần
đảm bảo về cấu trúc và kỹ năng sữ dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với quy định của pháp luật, dẫn chứng phải trung thực, chứng cứ rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầu đủ các thành phần thể thức do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Để đảm bảo hiệu lực pháp lý về nội dung và thể thức của văn bản thì cá nhân, đơn vị soạn thảo cần phải tư duy khoa học để thiết lập bố cục văn bản chặt chẽ. Đối với kĩ năng sử dụng phong cách ngôn ngữ trong soạn thảo cần sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác từ ngữ, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của văn bản hành chính về tính chính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan và tính khuôn mẫu.
3.2. Kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Để quy trình soạn thao và ban hành văn bản được thực hiện một cách bài bản và có chất lượng thì việc kiểm tra rà soát các bước trong quy trình là một việc vô cùng quan trọng. Các CBCC khi được giao thực hiện các bước trong quy trình soạn thảo cần ý thức sâu sắc nhiệm vụ của mình để làm việc một cách trách nhiệm và hiệu quả. Để làm được điều này, mỗi CBCC được giao nhiệm vụ soạn thảo và rà soát, kiểm tra văn bản thật kĩ để tránh những sai sót không đáng có. Đối với lãnh đạo các phòng, ban cần ý thức rõ trách nhiệm của mình và kiểm tra, rà soát văn bản trước khi kí nháy, kí chính thức hoặc trình lên lãnh đạo cấp trên. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo mà ý thức tốt được điều này thì sẽ hạn chế được những sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Vì thế, việc kiểm tra, rà soát văn bản từ các khâu cho đến khi văn bản ban hành là một việc làm rất quan trọng nhằm nâng cao chất
lượng và tính khả thi của văn bản ban hành.
3.3. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo về soạn thảo và han hành văn bản tại Huyện.
Lãnh đạo Huyện phải thường xuyên chỉ đạo, rút kinh nghiệm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các phòng, ban thuộc Huyện. Đẩy mạnh, tuyên truyền cho cán bộ, chuyên viên làm công tác này về tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
Chất lượng văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau trong đó bước soạn thảo là bước giữ vai trò quan trọng. Để thực hiện công tác này tốt thì việc phân công nhóm hoặc chuyên viên soạn thảo là quan trọng và hết sức cần thiết. Hiện nay, việc phân công soạn thảo một số văn bản của Huyện vẫn giao cho một cá nhân phụ trách, họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau cùng một lúc nên không có thời gian chuyên tâm vào công việc soạn thảo. Do vậy, Huyện cần quan tâm hơn nữa đến nhóm đối tượng này.
Phải quy định rõ về trách nhiệm, đề ra những chế tài thưởng, phạt rõ ràng nhằm tạo động lực cũng như tinh thần trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên được giao nhiệm vụ này. Có như vậy văn bản mới phát huy hết chức năng, vai trò trong công tác quản lý.
3.4. Hoàn thiện và ban hành các văn bản có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Về quy trình, thủ tục ban hành VBQPPL của UBND cần quy định cụ thể hơn: quy định cơ quan chủ trì soạn thảo phải có trách nhiệm tạo điều kiện để các cơ quan, tổ chức và nhân dân tham gia góp ý kiến sửa đối với dự thảo văn bản, phải tổ chức lấy ý kiến của đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản. Vấn đề này đã được Luật ban hành VBQPPL năm 2015 quy định nhưng chỉ dừng lại ở việc quy định chung chung. Do đó, Luật cần phải quy định việc tổ chức lấy ý kiến của đối tượng chịu tác động là thủ tục bắt buộc trong quy
trình xây dựng văn bản. Đồng thời, cần phải quy định cơ chế kiểm tra, giám sát và chế tài như: cơ quan thẩm định không tiếp nhận hồ sơ thẩm định nếu không có bảng tổng hợp ý kiến của nhân dân, đối tượng chịu tác động của văn bản hoặc xem là vi phạm thủ tục. Thủ tục thông qua VBQPPL của UBND cần được quy định linh hoạt hơn và phù hợp với điều kiện thực tế của từng địa phương.
Đối với UBND huyện Kỳ Anh, cần xây dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thư.Việc xây dựng quy chế giúp Huyện cụ thể hóa những quy định của nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, giúp cho việc tổ chức và thực hiện công tác văn bản được thuận lợi, đảm bảo việc thực hiện thống nhất của các đơn vị, cá nhân trong công tác văn thư và lưu trữ. Khi xây dựng được quy chế về công tác văn thư lưu trữ là cơ sở cho quá trình kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Ngoài ra, UBND phải tổ chức xây dựng và ban hành được hệ thống các văn bản của cấp mình nhằm hướng dẫn, kịp thời về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác văn bản tại cấp xã, thị trấn nhằm thông nhất thực hiện công tác này trên địa bàn toàn Huyện.
3.5. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Để công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh đạt chất lượng và hiệu quả tốt thì việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và xử lý văn bản là một việc làm vô cùng quan trọng. Đội ngũ cán bộ được đào tạo từ nhiều chuyên ngành khác nhau, có những chuyên ngành học về kỹ thuật, kinh tế không được đào tạo các nghiệp vụ, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản nên cán bộ còn rất bỡ ngỡ, lúng túng không biết bắt đầu từ đâu. Do đó vấn đề hiện nay là phải đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trẻ có chuyên môn phục vụ cho công việc của mình. Lãnh đạo các phòng, ban cần rà soát, thống kê danh sách các cán bộ thuộc diện được đào
tạo chuyên sâu về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đưa đi đào tạo. Việc đào tạo này cần phải được tiến hành theo định kỳ từ 2 đến 3 năm một lần. Vì các CBCC làm công tác này phải bồi dưỡng thường xuyên các kỹ năng và cập nhật, tập huấn những nội dung, những quy định mới về công tác văn bản. Quá trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thường xuyên sẽ tạo động lực, sự tin tưởng trong công việc đối với CBCC. Do vậy, lãnh đạo Huyện cần quan tâm sát sao để công tác này được thực hiện tốt hơn.
Có nhiều hình thức để nâng cao trình độ, năng lực, kỹ năng cho cán bộ, công chức. Chẳng hạn như: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức tại các cơ sở đào tạo của Nhà nước; thông qua công việc tại cơ quan, thông qua các hội thảo khoa học, trao đổi kinh nghiệm, tạo cơ hội để cán bộ, công chức phát triển năng lực. Cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ văn bản với những hình thức phong phú, tiết kiệm hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu soạn thảo và ban hành văn bản. Chánh Văn phòng đề xuất với Lãnh đạo UBND tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của các cán bộ công chức trong quá trình thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Trong và sau quá trình đào tạo tổ chức kiểm tra thường xuyên các kỹ năng đã được đào tạo để rèn luyện lại các kỹ năng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng xã hội phục vụ công việc.
Cần có kế hoạch tổ chức các cuộc thi về công tác soạn thảo và ban hành văn bản để giao lưu, học hỏi trao đổi kinh nghiệm làm việc, công tác cũng như các nghiệp vụ hành chính hàng ngày cho các cán bộ, công chức trong cơ quan. Thông qua các cuộc thi các cán bộ công chức không chỉ được thể hiện bản thân mà còn được học hỏi trao đổi những kinh nghiệm quý báu trong công việc, để cán bộ tự ý thức được rằng phải không ngừng học tập, nâng cao trình độ bản thân, phục vụ công việc.
nghiệm trong thực hiện các nghiệp vụ để trở thành một cán bộ chuyên nghiệp nhất. Cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo văn bản của cơ quan nhà nước, tuân thủ nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Đồng thời, phải không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những mặt tích cực và hạn chế những mặt tiêu cực trong hoạt động của mình.
Ngoài ra, UBND Huyện cần có chính sách tuyển dụng CBCC đã qua đào tạo về công tác văn bản. Có thể thấy, không riêng gì huyện Kỳ Anh mà ở rất nhiều cơ quan, tổ chức khác còn rất nhiều CBCC được giao nhiệm vụ làm công tác văn bản nhưng lại chưa được đào tạo về văn bản. Cũng có nhiều CBCC không tiếp cận được tốt những yêu cầu về soạn thảo văn bản vẫn còn tồn tại nhiều văn bản sai phạm là điều dễ hiểu. Thực tế này đòi hỏi lãnh đạo Huyện cần có giải pháp về tuyển dụng CBCC có trình độ chuyên môn phù hợp, qua đào tạo về kỹ thuật soạn thảo văn bản để họ đảm nhận những nhiệm vụ trong công tác soạn thảo văn bản đạt kết quả tốt.
3.6. Nâng cao ý thức của CBCC trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Thực tế cho thấy, ở rất nhiều cơ quan, đơn vị nói chung và UBND huyện Kỳ Anh nói riêng vẫn có một bộ phận không nhỏ cán bộ công chức thường làm theo thói quan, kinh nghiệm và ít chịu thay đổi…cũng chính vì thế trong công tác văn bản, việc làm theo thói quan mà ít quan tâm đến việc phải làm đúng, làm chuẩn theo quy định của nhà nước là một thực tế thường gặp. Chính vì thế, cần phải tuyên truyền, giáo dục ý thức đối với CBCC để họ nhận thấy rằng công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những công việc rất quan trọng và việc soạn thảo văn bản cần tuân thủ đúng kỹ thuật, đúng quy trình, vì điều này sẽ có tác dụng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị. Việc nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với CBCC
một cách đầy đủ sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản, tránh trình trạng làm cho có làm, làm theo thói quen hay tâm lý ngại thay đổi…
3.7. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản sai quy định; tăng cường thanh, kiểm tra công tác văn thư.
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của Nhà nước về một nghành, lĩnh vực nhất định. Thực hiện tốt công tác kiểm tra văn bản thường xuyên sau khi ban hành để đánh giá chất lượng văn bản thông qua kết quả thực hiện văn bản, việc làm này giúp phát hiện các sai sót nhằm đưa ra những sửa đổi cho phù hợp với thực tế.
Công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm: Mục đích của công tác này
nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật đồng thời kiến nghị cơ quan người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản.
Văn bản là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý của UBND Huyện nên đảm bảo tính chuẩn xác của văn bản sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và không tuân theo các quy định khác của cấp trên rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: Quá trình quản lý văn
kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện ra những sai sót của văn thư trong thực hiện công tác văn bản. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan.
3.8. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu trữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lí văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời cho việc soạn thảo. Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không. Như vậy thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư thông qua đó góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản.
3.9. Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
3.9.1. Tăng cường trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Các phương tiện, kĩ thuật hiện đại do con người làm ra và để phục vụ cho hoạt động của con người. Sự kết hợp giữa lao động trừa tượng hay lao
động “sống” của con người đối với sự hỗ trợ của các phương tiện khoa học kỹ thuật hiện đại trong công việc sẽ đem lại hiệu quả và năng suất, chất lượng vô cùng to lớn.
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản cũng vậy, ngày nay việc