8. Cấu trúc của đề tài
1.4.4. Yêu cầu về ngôn ngữ
Văn bản quản lý là công cụ để truyền đạt chủ trương, chính sách luật pháp và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác. Vì vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này là ngôn ngữ hành chính. Ngôn ngữ dùng trong văn bản thể hiện chức năng giao tiếp và chức năng thể hiện ý chí của nhà quản lý bắt buộc các khách thể quản lý phải thực hiện và chấp hành. Ngôn ngữ dùng trong văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, tính chính xác, mạch lạc
Văn bản quản lý là văn bản chứa đựng thông tin hết sức quan trọng liên quan đến sự tồn vong, thành, bại của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức do vậy tính chính xác và mạch lạc là yêu cầu đầu tiên khi soạn thảo loại văn bản này. Tính chính xác trong cách dùng từ ngữ phải đi đôi với sự mạch lạc trong cách diễn đạt và kết cấu các phần, đoạn, ý của văn bản nhằm đảm bảo cho nội dung văn bản chỉ được hiểu theo một ý duy nhất, không gây sự hiểu nhầm.
Yêu cầu về sự chính xác, mạch lạc trong ngôn ngữ và văn phong hành chính cao hơn ngôn ngữ và văn phong khoa học. Nếu từ ngữ trong văn bản quản lý nhà nước không chính xác, diễn đạt thiếu mạch lạc sẽ dẫn đến những cách hiểu, giải thích khác nhau và sự thực hiện không thống nhất, kẻ xấu có thể tìm cách xuyên tạc, lợi dụng và gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Làm ảnh hưởng đến quá trình quản lý nhà nước.
Thứ hai, tính khách quan, nghiêm túc
Văn bản quản lý nhà nước phải trình bày thông tin một cách khách quan, không thiên vị điều này xuất phát từ việc văn bản QLNN là tiếng nói của cơ quan công quyền chứ không phải của cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân sọan thảo.
Người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày đúng ý chí của Nhà nước, ý tưởng của tập thể hay của lãnh đạo. Do đó, ngôn ngữ phải khách quan.
Tính nghiêm túc vốn là đặc điểm của ngôn ngữ hành chính. Vì nó mang tính xác nhân, khẳng định, mệnh lệnh yêu cầu phải chấp hành thực hiện. Chính vì vậy nhiều khi làm cho văn bản quản lý nhà nước trở nên khô khan. Để đảm bảo tính nghiêm túc cho văn bản ban hành thì phải tránh dùng những từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, tránh dùng những đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít, thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách
quan, không bị hư cấu.
Tính nghiêm túc, khách quan trong văn bản quản lý nhà nước gắn với chuẩn mực của pháp luật, khiến cho văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thống nhất và đạt hiệu quả cao.
Thứ ba, tính khuôn mẫu
Văn bản cần được trình bày theo thể thức, khuôn mẫu do pháp luật quy định, tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học của văn bản.
Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là lỗi lặp từ, lặp câu. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn mực của văn bản, giúp tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản. Và ở một mức độ nhất định, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản.
Thứ tư, tính trang trọng, lịch sự
Lời nói trong văn bản QLNN là lời nói của cơ quan có tư cách pháp nhân, có hiệu lực thi hành đối với đối tượng có liên quan, thể hiện mối quan hệ bình đẳng hoặc quan hệ trên dưới đối với người nhận. Do đó, văn bản phải đảm bảo tính trang trọng, lịch sự.
Tính trang trọng, lịch sự trong sử dụng ngôn ngữ còn thể hiện sự đàng hoàng, nghiêm túc, không khoa trương, khách sáo của chủ thể ban hành với thái độ tôn trọng đối với khách thể điều đó khiến người nhận văn bản có thái độ nghiêm túc trong việc chấp hành, thực thi văn bản, đồng thời tạo sự thiện cảm đối với người đọc.
Để đảm bảo tính trang trọng, lịch sự khi sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN thì người soạn thảo cần phải hạn chế sử dụng những từ ngữ khách sáo, khoa trương. Cần diễn đạt hợp lý trong các trường hợp xưng hô, kiến nghị, đề nghị, phản ánh tình hình, truyên đạt mệnh lệnh, đôn đốc nhắc nhở, cảm ơn.
Thứ năm, tính phổ thông, đại chúng
Đối tượng tiếp tượng tiếp nhận của văn bản QLNN là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ tiếp thu. Tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ ngữ nước ngoài chưa được Việt hóa ở phạm vi toàn quốc.