8. Cấu trúc của đề tài
2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh
Xác định nhu cầu hằng năm, cùng với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm, các phòng thuộc UBND Huyện nếu có nhu cầu thì xây dựng kế hoạch ban hành văn bản quy phạm pháp luật gửi Văn phòng UBND huyện, căn cứ để xây dựng kế hoạch là thực tiễn công tác quản lý trong thời gian qua, định hướng phát triển trong những năm tiếp theo, yêu cầu của các cơ quan cấp trên, sự ra đời của các văn bản cấp cao hơn (luật, nghị định, thông tư,…) nay cần có văn bản cấp huyện để triển khai thực hiện. Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành thể loại văn bản, phòng chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành. Lãnh đạo các phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các loại văn bản cần tham mưu trước khi gửi Văn phòng UBND huyện. Ngoài ra, còn có các nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật đột xuất.
Quy trình soạn thảo văn bản QPPL
Căn cứ theo Luật ban hành văn bản QPPL việc soạn thảo và ban hành văn bản có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo
Chủ tịch UBND Huyện chỉ đạo xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền, hình thức luật định.
Chương trình xây dựng dự thảo văn bản:
đạo việc soạn thảo.
Đơn vị soạn thảo có nhiệm vụ:
+ Tổng kết các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu, rà soát các văn bản pháp luật hiện hành
+ Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản để có cơ sở lựa chọn thể thức, ngôn ngữ, văn phong phù hợp;
+ Viết dự thảo văn bản.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, Chủ tịch UBND Huyện tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của các đơn vị chuyên môn, cơ quan, tổ chức hữu quan, của UBND các xã về dự thảo quyết định. Nội dung lấy ý kiến dự thảo bao gồm tất cả những nội dung sau:
- Sự cần thiết ban hành văn bản;
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;
- Tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của dự thảo với hệ thống pháp luật;
- Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Chủ tịch UBND Huyện quyết định và tổ chức lấy ý kiến trong các trường hợp sau đây:
+ Văn bản có nội dung quy định về mức đóng góp, huy động vốn của dân cư địa phương;
+ Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng quan trọng tới phát triển kinh tế - xã hội của địa phương;
+ Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt của dân cư ở địa phương;
+ Văn bản có nội dung liên quan đến vấn đề quản lý đất đai, quy hoạch, xây dựng các công trình công cộng quan trọng thuộc địa bàn quản lý.
Bước 3: Thẩm định dự thảo
Sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, đơn vị soạn thảo dự thảo có trách nhiệm chỉnh lý dự thảo theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND Huyện. Bản tập hợp ý kiến, văn bản giải trình về việc tiếp thu phải được lưu trong hồ sơ dự thảo trình UBND.
Phòng Tư pháp có trách nhiệm thẩm định dự thảo Quyết định của UBND Huyện trước khi trình. Chậm nhất là 10 ngày trước ngày UBND họp, cơ quan soạn thảo phải gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến Phòng Tư pháp để thẩm định.
Hồ sơ gửi thẩm định bao gồm: - Tờ trình UBND về dự thảo; - Dự thảo;
- Bản tổng hợp ý kiến về dự thảo; - Tài liệu khác (nếu có).
Nội dung thẩm định bao gồm:
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của dự thảo;
- Tính hợp hiến, tính hợp pháp và tính thống nhất của dự thảo với hệ thống pháp luật;
- Sự phù hợp của nội dung dự thảo với các quy định trong văn bản đã giao cho UBND quy định chi tiết; nội dung dự thảo với các chính sách trong đề nghị xây dựng dự thảo UBND có trách nhiệm xem xét, thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số để thông qua.
- Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Báo cáo thẩm định phải thể hiện rõ ý kiến của cơ quan thẩm định về nội dung thẩm định và ý kiến về việc dự án đủ điều kiện hoặc chưa đủ điều kiện trình UBND.
Báo cáo thẩm định phải được gửi đến cơ quan chủ trì soạn thảo trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Phòng Tư pháp nhận đủ hồ sơ gửi thẩm định.
Cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo nghị quyết và đồng thời gửi báo cáo giải trình, tiếp thu kèm theo dự thảo văn bản đã được chỉnh lý đến Phòng Tư pháp khi trình UBND dự thảo. Chậm nhất là 05 ngày trước ngày UBND họp, Phòng Tư pháp gửi báo cáo thẩm định đến cơ quan soạn thảo.
Bước 4: Xem xét, thông qua
Tùy theo tính chất và nội dung của dự thảo, Chủ tịch UBND huyện quyết định phương thức xem xét, thông qua dự thảo quyết định. Trong trường hợp xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp UBND thì được tiến thành, theo trình tự sau đây:
- Đại diện cơ quan soạn thảo trình bày dự thảo quyết định;
- Đại diện Phòng Tư pháp phát biểu về việc giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định;
- UBND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định.
Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành. Sau khi hoàn thiện, đơn vị soạn thảo và Phòng Tư pháp ký đồng trình, chuyển Văn phòng kiểm tra về thể thức văn bản, trình lãnh đạo ký. Chủ tịch UBND Huyện thay mặt UBND ký ban hành quyết định.
Bước 5: Công bố.
Việc công bố văn bản quy phạm pháp luật của UBND phải được niêm yết tại trụ sở cơ quan ban hành chậm nhất là 2 (hai) ngày, kể từ ngày Chủ tịch UBND ký ban hành và những địa điểm khác do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND Huyện cũng có thể được niêm yết tại các địa điểm sau đây theo quyết định của Chủ tịch UBND Huyện:
- Nhà văn hoá huyện
- Trung tâm giáo dục cộng đồng; - Các điểm bưu điện - văn hóa;
- Các điểm tập trung dân cư khác.
Văn phòng chịu trách nhiệm niêm yết văn bản quy phạm pháp luật do UBND cấp huyện ban hành. Thời gian niêm yết ít nhất là 20 (hai mươi) ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND Huyện, được niêm yết là văn bản chính thức có giá trị sử dụng trong trường hợp có sự khác biệt giữa văn bản được niêm yết và văn bản có từ các nguồn khác hoặc khi có tranh chấp pháp lý.
Bước 6: Gửi và lưu trữ
Văn bản quy phạm pháp luật của UBND phải được gửi đến các cơ quan nhà nước cấp trên trực tiếp, các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra, các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan ở địa phương chậm nhất là ba ngày, kể từ ngày Chủ tịch UBND ký ban hành. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Bước 1. Sáng kiến và soạn thảo văn bản
Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho một đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo. Người được phân công soạn thảo phải có trách nhiệm thực hiện các công việc sau.
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo. Cần xác định rõ văn bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề gid, thuộc chức nawngg, nhiệm vị, quyền hạn của cơ quan, căn cứ vào mụ đích và tính chất của văn bản dự định ban hành mà chọn tên loại văn bản cho phù hợp.
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: trong quá trình sọan thảo văn bản, việc thu thập và xử lí các nguồn thông tin có liên quan là một khâu quan trọng, nếu làm tốt sẽ góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt chất lượng cao. đặc biệt là cập nhật những thông tin mới quy định trong các văn bản quy
phạm pháp luật, quy định của cấp trên. . . về vấn đề có liên quan.
Việc soạn thảo văn bản bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương văn bản, căn cứ vào đề cương người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ phù hợp để để cụ thể hóa, chi tiết hóa những ý ý kiến được xác lập trong đề cương. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo trong việc tham khảo ý kiến của các phòng, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu, tiếp thu ý kiến đề hoàn chỉnh bản thảo.
Văn bản soạn thảo phải đảm bảo về thể thức quy định theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Bước 2. Duyệt văn bản
Sau khi soạn thảo văn bản xong thì người soạn thảo trình thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản, sau dấu chấm hết của văn bản. Trường hợp trưởng đơn vị đi vắng thì cấp phó đơn vị soạn thảo ký thay và thực hiện ký như trên.
Chuyên viên được phân công soạn thảo chuyển văn bản cho Văn phòng duyệt về hình thức, thể thức, thủ tục pháp lí trước khi trình chủ tịch ký. Sau khi kiểm tra về hình thức và thể thức văn bản nếu không có sai sót thì lãnh đạo Văn phòng ký nháy vào sau dấu chấm cuối cùng của phần nơi nhận. Nếu có sự sai sót về thể thức, hình thức văn bản thì Lãnh đạo Văn phòng có thể cho ý kiến phản ánh trực tiếp hoặc lập thành văn bản gửi đơn vị chuyên môn.
Bước 3. Trình kí văn bản
Văn thư nhận lại văn bản sau khi được lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, có đủ chữ kí của trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo và lãnh đạo văn phòng trong văn bản, trình lãnh đạo Huyện duyệt lần cuối và kí ban hành. Lãnh đạo chỉ duyệt và kí ban hành văn bản khi có đủ chữ kí nháy của thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo và lãnh đạo Văn phòng. Với những văn bản có tính chất quan trọng, nội dung
phức tạp, có nhiều vấn đề thì cần trình kèm theo hồ sơ trình kí (Xem phiếu trình kí kèm theo Quyết định số 5062/QĐ-UBND, văn bản số 1 – phụ lục 3 )
Văn bản sau khi được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt thì làm thủ tục phát hành. Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu thì yêu cầu soạn thảo lại và thực hiện lại từ khâu phân công soạn thảo.
Thẩm quyền ký văn bản của Chủ tịch UBND huyện:
- Các văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện;
- Các quyết định để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND huyện;
- Quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các cơ quan chuyên môn và của UBND, Chủ tịch UBND xã; quyết định đình chỉ thi hành văn bản trái pháp luật của Hội đồng nhân dân xã, và đề nghị Hội đồng nhân dân huyện bãi bỏ;
- Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật; quyết định kỷ luật các tổ chức, cá nhân theo thẩm quyền;
- Tờ trình, báo cáo của UBND huyện gửi UBND Tỉnh, Ban Thường vụ Huyện uỷ, Hội đồng nhân dân huyện;
- Các quyết định về chính sách, chế độ áp dụng trong phạm vi toàn huyện và quyết định về chế độ cụ thể áp dụng cho một địa phương vượt quá thẩm quyền của UBND các xã, thị trấn;
- Quy hoạch tổng thể kinh tế - xã hội, đô thị, nông thôn; Quy hoạch và kế hoạch sử dụng ruộng đất,kế hoạch kinh tế - xã hội, kế hoạch ngân sách, kế hoạch vốn đầu tư XDCB, phân bổ thu, chi ngân sách cho các đơn vị, phòng chuyên môn, UBND xã và tổng quyết toán ngân sách địa phương;
- Thành lập, giải thể tổ chức bộ máy, đề bạt, thuyên chuyển, kỷ luật, nâng lương, nghỉ chế độ… đối với cán bộ nhà nước thuộc diện Huyện quản lý.
- Phê chuẩn kế hoạch và kết quả thi tuyển công chức nhà nước cấp Huyện, các văn bản về thi đua khen thưởng;
Thẩm quyền ký văn bản của Phó Chủ tịch UBND
- Ký thay Chủ tịch UBND huyện một số quyết định của Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo các công tác cụ thể, đôn đốc, hướng dẫn thi hành các văn bản của cấp trên; các văn bản gửi UBND tỉnh thuộc lĩnh vực được Chủ tịch UBND huyện phân công phụ trách và các văn bản khác theo quy định của Chủ tịch UBND huyện;
- Phó Chủ tịch Thường trực, ngoài thẩm quyền ký các văn bản quy định trên, còn được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền ký một số văn bản khác theo yêu cầu.
Thẩm quyền ký văn bản của Ủy viên UBND huyện, Thủ trưởng đơn vị
chuyên môn
Ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật còn được thừa ủy quyền Chủ tịch UBND huyện ký một số văn bản hành chính khi được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và có thời hạn nhất định. Người được Chủ tịch UBND ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Thẩm quyền ký văn bản của Chánh Văn phòng UBND huyện
Ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật, được ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện các văn bản sau:
- Văn bản thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện tại các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì;
- Văn bản thông báo kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện để các cơ quan liên quan biết và thực hiện;
- Các văn bản khác theo quy định của Chủ tịch UBND huyện.
Bước 4. Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành văn bản
Những văn bản sau khi được Lãnh đạo huyện ký chuyên viên được phân công giải quyết công việc có trách nhiệm chuyển văn bản đến Văn thư để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản đề phát hành văn bản đơn vị chủ trì soạn thảo cùng phối hợp với Văn phòng trong việc phôto, sắp xếp, ghim,
đóng tài liệu nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng phát hành văn bản được kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
Văn phòng chỉ photo văn bản được giao để phát hành văn bản đi theo định mức quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của UBND huyện.
Làm thủ tục ban hành văn bản
- Đọc, rà soát kỹ toàn bộ nội dung văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ban hành nhằm phát hiện những sai sót để kịp thời sữa chữa. Sau đó Văn thư ghi số và ngày tháng ban hành văn bản. Tất cả những văn bản đi của cơ quan từ trường hợp pháp luật có quy định khác đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Việc ghi ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện theo theo quy định tại điểm b, khoản 1, điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.