lưu trữ chuyên môn
a) Hạ t ng công ngh thông tin
Qua khảo sát, phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ hiện đã cũ, lạc hậu, không thể nâng cấp hay kết nối dữ liệu liên thông với các phần mềm mới hiện nay. Phần mềm quản lý điện tử dùng chung của Thành phố chỉ sử dụng đƣợc trong quy trình tiếp nhận hồ sơ một cửa và một cửa liên thông. Phần mềm FPT đƣợc Thành phố trang bị với tính năng hiện có sử dụng để quản lý, theo dõi văn bản đi, đến. Ngành Tài nguyên Môi trƣờng Thành phố hiện đang sử dụng phần mềm VILIS dùng chung để tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ địa chính của Thành phố, tuy nhiên sau thời gian sử dụng đã bộc lộ rất nhiều hạn chế, bất cập. Từ những hạn chế nêu trên hiện phòng Lƣu trữ đang sử dụng phần mềm Oracle và Excel để quản lý, thống kê và khai thác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
) ơ sở vật chất k o lưu trữ
- Hiện Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đƣợc bố trí tòa nhà 12 Phan Đăng Lƣu, Phƣờng 7, quận Bình Thạnh với quy mô 11 tầng, trong đó từ tầng 4 đến tầng 10 đƣợc thiết kế theo tiêu chuẩn kho Lƣu trữ chuyên dụng, diện tích sàn mỗi tầng kho 250 mét vuông.
- Kho Lƣu trữ đƣợc trang bị 2200 kệ/2500 m2 sàn kho. - Mục lục hồ sơ
- Tủ thẻ tra tìm hồ sơ có tổng cộng 32 tủ.
- Hệ thống máy vi tính có kết lối mang nội bộ (mạng Lan) (Phụ lục 12)
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn
a) Công tác thu thập h sơ t l u v o lưu trữ cơ quan
* Phạm vi thu thập:
Hồ sơ, tài liệu đƣợc thu thập vào Kho lƣu trữ trong phạm vi Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố bao gồm: các phòng, ban, đơn vị chuyên môn thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, các phòng, ban thuộc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố căn cứ Quyết định số 38/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố và Quyết định số 03/QĐ-VPĐK-HC ngày 15 tháng 01 năm 2018 của Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố về ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.
* Nguồn thu thập: là những hồ sơ, tài liệu đƣợc hình thành và sản sinh trong quá trình hoạt động của các phòng, ban, đơn vị chuyên môn thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và các phòng, ban thuộc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố, bao gồm Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ cơ quan trong phụ lục đính kèm.
* Kết quả thu thập
Qua khảo sát cho thấy, công tác thu thập phòng Lƣu trữ tổ chức thực hiện theo Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đăng ký đất đai vào Lƣu trữ cơ quan trong 3 năm gần nhất:
- Năm 2017 số lƣợng hồ sơ chuyên môn về đăng ký đất đai đƣợc hình thành tại các phòng, ban là 33.254 hồ sơ, công tác thu thập của phòng Lƣu trữ thu đƣợc khoảng 32.000 hồ sơ (số còn lại do hồ sơ chƣa giải quyết xong)
- Năm 2018 số lƣợng hồ sơ, chuyên môn về đăng ký đất đai đƣợc hình thành tại các phòng, ban là 29.430 hồ sơ. Công tác thu thập của phòng Lƣu trữ thu đƣợc khoảng 29.000 hồ sơ (số còn lại do hồ sơ chƣa giải quyết xong).
- Năm 2019 số lƣợng hồ sơ chuyên môn về đăng ký đất đai đƣợc hình thành tại các phòng, ban là 22.127 hồ sơ, Công tác thu thập của phòng Lƣu trữ thu đƣợc khoảng 21.500 hồ sơ (số còn lại do hồ sơ chƣa giải quyết xong).
- Số lƣợng hồ sơ giao nộp về Kho lƣu trữ trung bình hàng năm đạt tỉ lệ 95%, do là hồ sơ, tài liệu chuyên môn đặc thù nên quá trình hình thành hồ sơ phụ thuộc vào các giao dịch về bất động sản trên thị trƣờng nhƣ: mua bán, chuyển nhƣợng, góp vốn, tặng cho, đăng ký giao dịch bảo đảm...
- Toàn bộ hồ sơ khi thu thập về đã đƣợc lập hồ sơ sơ bộ. Do là hồ sơ chuyên môn đặc thù, số lƣợng hồ sơ hình thành và kết thúc trong thời gian ngắn nên hồ sơ đến hạn nộp lƣu đều đƣợc bàn giao theo quy định 1 tháng giao nhận 1 lần; một số ít hồ sơ do phát sinh các thủ tục pháp lý trong quá trình thụ lý giải quyết đăng ký dẫn đến thời gian giải quyết bị k o dài, nhƣng ngay khi giải quyết xong hồ sơ trả kết quả thì các phòng ban chuyên môn thực hiện bàn giao về lƣu trữ theo quy định.
- Trong công tác thu thập hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai theo nhƣ khảo sát cho thấy tuy số lƣợng hồ sơ, tài liệu thu thập nhiều nhƣng hồ sơ, tài liệu chƣa đạt yêu cầu nghiệp vụ…. Ngoài một số thuận lợi nhƣ đã nêu, trong công tác thu thập hồ sơ tài liệu và lƣu trữ cơ quan tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố còn một số khó khăn nhƣ: Tuy hồ sơ đã đƣợc lập hồ sơ sơ bộ nhƣng chất lƣợng hồ sơ chƣa đảm bảo (còn tài liệu trùng thừa, tài liệu là bản nháp, bảo thảo…).
- Với những thuận lợi và khó khăn nêu trên cho thấy nguyên nhân chủ yếu là thiếu hƣớng dẫn trong công tác chuyên môn, không thực hiện công tác kiểm tra việc tổ chức thực hiện của viên chức và ngƣời lao động, để kịp thời phân tích, đánh giá tìm ra các biện pháp phát huy hơn nữa những thuận lợi, khắc phục khó khăn trong thực hiện nghiệp vụ.
b) Chỉnh lý khoa học h sơ t l u lưu trữ chuyên môn về đất đa
- Qua khảo sát về công tác lập hồ sơ công việc tại phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận cho thấy số lƣợng hồ sơ chuyên môn sản sinh hàng ngày là rất lớn.
Tuy nhiên, một thực tế là quy định về lập hồ sơ công việc của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chung cho tất cả các loại hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Khi áp dụng quy định để thực hiện cho công tác lập hồ sơ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đã gặp rất nhiều khó khăn do số lƣợng hồ sơ chuyên môn sản sinh hàng ngày rất lớn, tính trung bình 1 viên chức của phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận phải lập 4 đến 5 hồ sơ/1 ngày làm việc, nên dẫn tới tình trạng hồ sơ đƣợc lập nhƣng chƣa đƣợc hoàn thiện theo quy định.
- Căn cứ vào tình hình thực tế mức độ hoàn chỉnh của khối hồ sơ, tài liệu thu thập hàng năm, phòng Lƣu trữ thống kê số lƣợng tài liệu chƣa đƣợc chỉnh lý khoa học, tiến hành lập Kế hoạch chỉnh lý trình cấp trên phê duyệt. Sau đó tiến hành tổ chức chỉnh lý theo quy trình thủ tục các bƣớc trong hƣớng dẫn của Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng.
- Phƣơng án phân loại:
HƢỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Giai đoạn: 2015 - 2017
Bƣớc 1. HƢỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 1. Phƣơng pháp phân loại tài liệu:
Trực tiếp thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của phòng Quản lý đất – Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố gồm: Tài liệu về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký chuyển nhƣợng (biến động), đăng ký giao dịch bảo đảm…vv.
- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;
- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp sếp và khai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan. Tài liệu phông lƣu trữ Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và tài liệu phông Lƣu trữ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đƣợc vận dụng các phƣơng án trong đó có sử dụng phân loại theo phƣơng án “THỜI GIAN – MẶT HOẠT ĐỘNG”; cụ thể nhƣ sau:
A. Toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2015, 2016, 2017: đƣợc tiến hành phân chia thành nhóm lớn 1, 2, 3.
2. Nhóm lớn 1 (toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận) Năm 2015:
3. Nhóm lớn 2 (toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận) Năm 2016:
4. Nhóm lớn 3 (toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận) Năm 2017:
Nhóm lớn 1: khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2015 tiến hành phân chia thành Nhóm vừa Quận 1, Quận 2, Quận 3…….:
2.1. Nhóm vừa 1: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2015 tại Quận 1;
2.2. Nhóm vừa 2: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2015 tại Quận 2;
2.3. Nhóm vừa 3: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2015 tại Quận 3;
………..
Toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2015 của Nhóm vừa 1: Quận 1 phân chia thành nhóm nhỏ (tƣơng đƣợng hồ sơ).
2.2.1. Nhóm nhỏ 1: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2015 Quận 1.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty A năm 2015 tại địa chỉ … (số tờ.., số thửa…) phƣờng … Quận 1.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty B năm 2015 tại địa chỉ … (số tờ.., số thửa…) phƣờng … Quận 1.
……….
Và các Nhóm nhỏ kế tiếp phân chia tƣơng tự nhƣ nhóm nhỏ 1 nêu trên.
B. Toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2016 của Nhóm lớn 2 tiến hành phân chia thành Nhóm vừa Quận 1, Quận 2, Quận 3…….:
2.1. Nhóm vừa 1: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2016 tại Quận 1;
2.2. Nhóm vừa 2: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2016 tại Quận 2;
2.3. Nhóm vừa 3: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2016 tại Quận 3;
………..
Toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2016 của Nhóm vừa 1: Quận 1 phân chia thành nhóm nhỏ (tƣơng đƣợng hồ sơ).
2.2.1. Nhóm nhỏ 1: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2016 Quận 1.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty A năm 2016 tại địa chỉ … (số tờ.., số thửa…) phƣờng … Quận 1.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty B năm 2016 tại địa chỉ … (số tờ.., số thửa…) phƣờng … Quận 1.
……… ………
Và các Nhóm nhỏ kế tiếp phân chia tƣơng tự nhƣ nhóm nhỏ 1 nêu trên.
C. Toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2017 của Nhóm lớn 3 tiến hành phân chia thành Nhóm vừa Quận 1, Quận 2, Quận 3……. :
2.1. Nhóm vừa 1: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2017 tại Quận 1;
2.2. Nhóm vừa 2: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2017 tại Quận 2;
2.3. Nhóm vừa 3: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2017 tại Quận 3;
………..
Toàn bộ khối tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận Năm 2017 của Nhóm vừa 1: Quận 1 phân chia thành nhóm nhỏ (tƣơng đƣợng hồ sơ).
2.2.1. Nhóm nhỏ 1: tài liệu Quản lý đất + Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận
Năm 2017 Quận 1.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty A năm 2017 tại địa chỉ … (số tờ.., số thửa…) phƣờng … Quận 1.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty B năm 2017 tại địa chỉ … (số tờ.., số thửa…) phƣờng … Quận 1.
……….
Và các Nhóm nhỏ kế tiếp phân chia tƣơng tự nhƣ nhóm nhỏ 1 nêu trên.
3. Nhóm vừa 1 (Toàn bộ khối tài liệu đăng ký biến động (chuyển nhƣợng)
quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) Năm 2015 của Quận 1.
3.1. Nhóm vừa:
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) Năm 2015 của Quận.
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) Năm 2016.
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) Năm 2017.
3.1.1. Nhóm nhỏ: (tƣơng đƣơng hồ sơ).
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm 2015.
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm 2016.
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm 2017.
4. Nhóm lớn 3: Hồ sơ Đăng ký giao dịch bảo đảm (thế chấp/giải chấp). 4.1 Nhóm vừa 3:
- Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp Năm 2015 - Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp Năm 2016 - Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp Năm 2017
4.1.2 Nhóm nhỏ: Hồ sơ
- Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm 2015.
- Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm 2016.
- Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm 2017.
5. Hƣớng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liệu:
Toàn bộ khối tài liệu cấp Giấy chứng nhận đƣợc chia ra 24 quận, huyện; tài liệu trong từng quận sẽ đƣợc chia ra theo năm cụ thể trong quận; tài liệu trong năm tiếp tục đƣợc lập thành tập lƣu tƣơng ứng với 1 hồ sơ (đối với những tên đƣờng có nhiều tài liệu thì đƣợc lập trên đơn vị bảo quản).
Bƣớc 2: HƢỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ 1. Tiêu đề hồ sơ:
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ của công ty…. tại…. năm…
- Hồ sơ đăng ký biến động (chuyển nhƣợng) quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm
- Hồ sơ đăng ký thế chấp/ giải chấp quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất) của Công ty…. tại (địa chỉ thửa đất, nhà ..) Năm…
2. Việc sắp xếp, đánh số văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ:
Toàn bộ tài liệu cấp giấy chứng nhận và hồ sơ đăng ký (biến động) chuyển nhƣợng đƣợc sắp xếp theo đặc trƣng tầm quan trọng của tài liệu.
Ví dụ: Hồ sơ chuyên môn về đăng ký đất đai trong thành phần tài liệu có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đƣợc xem là quan trọng nhất, khi giải quyết đăng ký đất đai việc xem xét đầu tiên là Giấy chứng nhận, khi Giấy chứng nhận hợp lệ, hợp pháp thì mới xem xét các yếu tố pháp lý khác. Nên khi sắp xếp hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn Phòng lƣu trữ hƣớng dẫn chọn sắp xếp theo đặc trƣng tầm quan trọng của tài liệu.
3. Biên mục hồ sơ:
Căn cứ theo quy định tại Thông tƣ 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,