Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố
2.3.1. Ưu điểm
Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có những ƣu đểm sau:
Thứ nhất, đƣợc sự quan tâm của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Ủy ban nhân
dân Thành phố Hồ Chí Minh đã bố trí nguồn vốn cho xây dựng tòa nhà 12 Phan Đăng Lƣu theo tiêu chuẩn kho Lƣu trữ chuyên dụng có diện tích sàn kho khoảng 2500 mét để lƣu trữ hồ sơ chuyên môn của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và các đơn vị trực thuộc.
Thứ hai, Cán bộ viên chức và ngƣời lao động phòng Lƣu trữ có ý thức tổ chức kỷ luật và tinh thần trách nhiệm đối với hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
Thứ ba, tuy là Kho lƣu trữ cơ quan nhƣng việc lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên
môn có giá trị hiện hành cao nên hồ sơ, tài liệu khi giao nộp vào kho lƣu trữ đã đƣợc lập hồ sơ sơ bộ và có đủ diện tích kho và kê lƣu trữ để sắp sếp hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
Thứ tư hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại kho lƣu trữ Văn phòng đăng
ký đất đai Thành phố qua các thời kỳ đều đƣợc bảo quản tƣơng đối tốt, mức độ hoàn thiện của phông lƣu trữ khá đầy đủ.
Thứ năm đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên các chế độ chính sách cho
viên chức, ngƣời lao động làm công tác lƣu trữ đƣợc quan tâm nhƣ: Chế độ trợ cấp độc hại bằng tiền, trợ cấp độc hại bằng hiện vật; đƣợc trang bị khẩu trang khi làm việc trong kho.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm nêu trên, Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, trình độ chuyên môn của cán bộ, viên chức tại Văn phòng đăng ký đất
đai Thành phố chƣa đƣợc tập huấn, bồi dƣỡng chuyên môn về công tác văn thƣ, lƣu trữ kịp thời, viên chức, ngƣời lao động làm công tác Lƣu trữ có trình độ chuyên môn không đồng đều (tỉ lệ bằng cấp trái ngành cao).
Thứ hai, hạ tầng công nghệ thông tin đang sử dụng, cũ, lạc hậu. Việc ứng dụng vào các khâu nghiệp vụ lƣu trữ còn quá thấp, hiện tại kho lƣu trữ chƣa có phần mềm dùng chung nên gây khó khăn trong công tác thống kê, công tác tra tìm hồ sơ, tài liệu lƣu trữ. Chƣa áp dụng công nghệ thông tin vào số hóa hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và lập dữ liệu số (hồ sơ số).
Thứ ba, đối với một cơ quan nhƣ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố là
đơn vị chuyên môn thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, nhƣng đƣợc giao nhiệm vụ là quản lý kho lƣu trữ cơ quan, hàng năm khối lƣợng hồ sơ, tài liệu đƣợc thu thập về kho Lƣu trữ cơ quan có số lƣợng rất lớn, tuy nhiên công tác lập kế hoạch và đầu tƣ trang bị cơ sở vật chất chƣa đƣợc chú trọng, quan tâm kịp thời.
Thứ tư hiện nay thực tế tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trong công
tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn đang tồn tại 2 quan điểm về phân loại và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lƣu trữ trong chỉnh lý:
+ Quan điểm 1: Phòng Lƣu trữ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đã và đang thực hiện vận dụng Phƣơng án phân loại theo hƣớng dẫn của bộ Nội vụ.
Ví dụ: THỜI GIAN – MẶT HOẠT ĐỘNG hay MẶT HOẠT ĐỘNG – THỜI GIAN hoặc THỜI GIAN – CƠ CẤU TỔ CHỨC hay CƠ CẤU TỔ CHỨC – THỜI GIAN.
+ Quan điểm 2: một số cán bộ và viên chức thụ lý giải quyết hồ sơ đất đai đề nghị vận dụng cách lập hồ sơ lƣu trữ theo Hƣớng dẫn tại Thông tƣ 24/2014/TT – BTNMT.
Ví dụ: tại mục a, khoản 2 Điều 30 Thông tƣ 24/2014/TT – BTNMT Bảo quản hồ sơ địa chính:
2. Hồ sơ địa chính dạng giấy đƣợc bảo quản theo quy định nhƣ sau: a) Hồ sơ địa chính đƣợc phân nhóm tài liệu để bảo quản bao gồm:
- Bản đồ địa chính; bản trích đo địa chính thửa đất; tài liệu đo đạc khác sử dụng để đăng ký đất đai;
- Bản lƣu Giấy chứng nhận;
- Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; - Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận; - Các tài liệu khác;
Thứ năm công tác thanh tra, kiểm tra, tập huấn, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ hàng năm chƣa thực hiện.
2.3.3. Nguyên nhân
Những tồn tại, hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản sau đây:
Thứ nhất, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có ban hành các văn bản
nhƣ: Hƣớng dẫn lập hồ sơ, Lập Danh mục hồ sơ nộp lƣu nhƣng nội dung còn nêu chung chung thiếu tính thực tiễn, chƣa xây dựng kế hoạch văn thƣ, lƣu trữ hàng năm và các năm tiếp theo, dẫn đến tình trạng cán bộ viên chức lúng túng trong việc lập hồ sơ, lập hồ sơ không đúng quy định hoặc không lập hồ sơ.
Thứ hai, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố chƣa ban hành Hƣớng dẫn
thống nhất về Phƣơng án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lƣu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ hay của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng.
Thứ ba, do trình độ cán bộ viên chức làm công tác lƣu trữ còn hạn chế về
chuyên môn, có trình độ chuyên môi trái ngành còn chiếm tỷ lệ cao. Công tác đào tạo bồi dƣỡng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, viên chức chƣa đƣợc thƣờng xuyên. Trang thiết bị công nghệ thông tin cho công tác chuyên môn nói chung và công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn còn lạc hậu dẫn tới tình trạng quản lý thủ công, mất quá nhiều công sức lao động để bảo quản và tra tìm hồ sơ.
Thứ tư trên cơ sở khảo sát trực tiếp và theo số liệu báo cáo thống kê công tác văn
thƣ, lƣu trữ hàng năm của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cho thấy:
Viên chức, ngƣời lao động làm việc tại Phòng Lƣu trữ có tổng số 15 ngƣời có trình độ bằng cấp:
STT CHỨC VỤ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN NGÀNH
01 Trƣởng phòng Cử nhân Thƣ viện, Luật 02 Phó Trƣởng phòng Cử nhân Pháp văn, Luật
03 Phó Trƣởng phòng Trung cấp, Cử nhân Lƣu trữ và QTVP, Luật 04 Chuyên viên Cử nhân Lƣu trữ và QTVP 05 Chuyên viên Trung cấp, Cử nhân Hành chính, Anh văn 06 Chuyên viên Trung cấp, Cử nhân Hành chính, Anh văn 07 Chuyên viên Cử nhân Sƣ phạm, Luật
08 Chuyên viên Cử nhân Tài chính ngân hàng 10 Chuyên viên Cao đẳng Hành chính
11 Nhân viên Trung cấp Hành chính 12 Nhân viên Trung cấp Quản lý đất đai
13 Nhân viên Kỹ sƣ Trắc địa
14 Nhân viên Cử nhân Hành chính, Anh văn 15 Nhân viên Cử nhân Hành chính Văn phòng
Theo số liệu Bảng thống kê nêu trên cho thấy trình độ chuyên môn của viên chức và ngƣời lao động làm công tác lƣu trữ tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố phần lớn trái ngành nghề đƣợc đào tạo, điều này ảnh hƣởng trực tiếp tới công việc chuyên môn và hơn thế nữa nó phản ánh công tác tổ chức cán bộ không đƣợc quan tâm dẫn tới tình trạng viên chức đƣợc đào tạo trái ngành đƣợc tuyển dụng vào làm Lƣu trữ.
Thứ năm cơ sở vật chất trang bị cho lƣu trữ chƣa đáp ứng kịp thời để lƣu trữ
hồ sơ, tài liệu. Ngoài kho lƣu trữ chuyên dụng tại 12 Phan Đăng Lƣu đã sắp xếp hết 2300/2500 m2 diện tích sàn kho (số liệu khảo sát tháng 4 năm 2020). Nếu hồ sơ, tài liệu thu thập về kho lƣu trữ không đảm bảo bố trí kịp thời diện tích kho sẽ dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu lƣu dạng chất đống sẽ ảnh hƣởng tới việc bảo quản, khai thác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho công tác chuyên môn hàng ngày của các phòng, ban chuyên môn và cung cấp thông tin cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Thứ sáu, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố hàng năm chƣa lập Kế hoạch và
tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Thứ bảy, chƣa có báo cáo toàn diện về hồ sơ lƣu trữ và thực trạng của hồ sơ lƣu trữ tại Kho lƣu trữ của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.
Tiểu kết Chƣơng 2
Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có giá trị về mọi mặt, trong đó giá trị hiện hành đã và đang đƣợc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố khai thác phục vụ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và ngƣời dân trong giải quyết công tác chuyên môn về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, trong giải quyết tranh chấp, trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho l nh vực tài chính ngân hàng, l nh lực điều tra, x t xử, thi hành án…,
Qua thực trạng về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố, tác giả đã chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế và những nguyên nhân cho thấy: việc áp dụng các văn bản quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đất đai và văn bản quy định của Bộ Nội vụ về quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính còn lúng túng, không thống nhất, cụ thể nhƣ: Quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 (thay thế Nghị định 110 trƣớc đây) trong đó có quy định về “...Lập Danh mục hồ sơ hay ngƣời giải quyết hồ sơ phải lập hồ sơ công việc...”. Quy định này đƣợc áp dụng chung cho tất cả các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khi áp dụng vào việc lập Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc thì rất khó áp dụng cho hồ sơ, tài liệu chuyên môn vì đối hồ sơ tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố. Khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ đầu vào thì hồ sơ đã đƣợc lập thành hồ sơ và trong quá trình giải quyết, có rất nhiều cán bộ tham gia giải quyết khi hồ sơ giải quyết xong thì bộ phận nhận, trả kết quả là ngƣời kết thúc hồ sơ. Trong quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hiện nay, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hành Hƣớng dẫn số 5134/HD-VPĐK- HC ngày 04 tháng 5 năm 2019 về một số nội dung công tác văn thƣ, về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố. Trong quá trình triển khai thực hiện, theo kết quả khảo sát từ viên chức, ngƣời lao động tại các phòng chuyên môn cho thấy: trình tự các bƣớc thực hiện quy định trong hƣớng dẫn không thể vận dụng vào thực tiễn trong quản lý hồ sơ chuyên môn, dẫn tới hồ sơ tồn đọng 3 năm từ 2017 đến 2019 là
khoảng 57.000 hồ sơ chƣa đƣợc hoàn thiện để giao nộp vào kho lƣu trữ theo quy định.
(N u n: P òn Đăn k v cấp ấ c ứn n ận – VPĐKĐĐTP M)
Từ những nguyên nhân có yếu tố chủ quan, khách quan nêu trên cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đang cần có một chính sách hoạch định trong quản lý tổng thể kho lƣu trữ và hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn đặc thù. Cần khắc phục những tồn tại hạn chế nhƣ đã phân tích ở trên. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn là nhu cầu cấp thiết đối Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố hiện nay.
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện về quản lý hồ sơ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đăng ký đất đai Thành phố
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn
Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần đổi mới nhận thức về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn để từ đó tiến hành cải cách công tác này một cách đồng bộ và toàn diện, nhằm đổi mới công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hƣớng tới mục tiêu cải cách hành chính, đáp ứng những yêu cầu đặt ra trong thời kì phát triển mới của đơn vị mình.
Cần nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn đối với nhiệm vụ nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quản lý hành chính, cũng nhƣ phục vụ tra cứu cho hoạt động nghiệp vụ. Cần triển khai kịp thời các chế độ, quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ; tổ chức lại các khâu nghiệp vụ còn mang tính tự phát, tùy tiện để phục vụ việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.
Tích cực, chủ động tổ chức tuyên truyền, giáo dục tới toàn thể cán bộ, viên chức trong Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có ý thức trách nhiệm trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ lƣu trữ một cách khoa học.
Lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần gƣơng mẫu trong việc lập hồ sơ và lƣu trữ hồ sơ công việc của mình một cách khoa học. Cần coi đây là một trong những nhiệm vụ chính trị của toàn thể đội ngũ cán bộ, viên chức trong Văn phòng nên đƣa vào trong tiêu chí bình x t thi đua khen thƣởng của cơ quan để tạo động lực và nâng cao nhận thức cho tất cả mọi thành viên trong Văn phòng.
Việc tuyên truyền nâng cao nhận thức về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn có thể thông qua ngày sinh hoạt chính trị, họp giao ban hàng tháng do cơ quan tổ chức. Nâng cao nhận thức cần đi đôi với việc nghiêm túc triển khai thực hiện đúng quy định về công tác lƣu trữ, gắn nhận thức với hành động. Tuyên truyền tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn có tác dụng tích cực trong việc nâng cao nhận thức của cán bộ, viên chức cơ quan, giúp họ hiểu rõ vai
trò, ý ngh a của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn, có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện đúng và thống nhất các khâu nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu.
Bên cạnh đó, lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần tham mƣu cho Sở Tài nguyên và Môi trƣờng ban hành các hƣớng dẫn cụ thể để thống nhất phƣơng thức chung trong lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại kho lƣu trữ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đồng thời báo cáo kiến nghị Bộ Nội vụ và Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng hƣớng dẫn giải quyết sự bất cập trong các quy định của Thông tƣ số 24/2014/BTNMT và Thông tƣ 07/2012/TT-BNV nhƣ đã trên trên hoặc ban hành hƣớng dẫn liên Bộ về lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn. Lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần chỉ đạo kiểm tra, rà soát, lại toàn bộ văn bản hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ do Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hành để không bị chồng ch o, văn bản nào cần bổ sung, sửa đổi thay thế hay phải bãi bỏ để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất, phù