- Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội; - Luật Đất đai số 45/2013/QH13 ngày 29 tháng 11 năm 2013 của Quốc hội;
1.5.2. Văn bản dưới luật
- Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai;
- Thông tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng Quy định về hồ sơ địa chính;
- Thông tƣ số 25/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng Quy định về bản đồ địa chính;
- Thông tƣ số 29/2013/TT-BTNMT ngày 10 tháng 5 năm 2013 của Bộ Công an Quy định Danh mục bí mật Nhà nƣớc độ mật trong l nh vực tài nguyên và môi trƣờng;
- Quyết định số 21/2013/QĐ-TTg ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Thử tƣớng Chính phủ về Danh mục bí mật Nhà nƣớc độ tối mật trong l nh vực tài nguyên và môi trƣờng;
- Thông tƣ số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trƣờng;
- Thông tƣ số 33/2013/TT-BTNMT ngày 25 tháng 10 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật lƣu trữ tài liệu đất đai.
Hệ thống văn bản nêu trên là cơ sở pháp lý và đáp ứng tốt cho hoạt động Lƣu trữ của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố, đảm bảo mục đích hƣớng dẫn, triển khai các nghiệp vụ lƣu trữ. Theo khảo sát thực tế tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố, việc phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật nói chung và văn bản hƣớng dẫn cho từng l nh vực nói riêng trƣớc khi sát nhập thành Văn phòng đăng ký đất đai một cấp vào năm 2015 thì việc phổ biến văn bản mới liên quan đến những l nh vực chuyên môn của cơ quan đƣợc Ban Giám đốc Văn phòng đăng ký rất chú trọng, cụ thể nhƣ:
- Lập Sổ theo dõi, cập nhật văn bản mới
- Tổ chức thảo luận chuyên đề trong Chi bộ Đảng, trong từng phòng, ban
- Giao cho tổ chức Đoàn Thanh niên biên tập thành sách hƣớng dẫn nghiệp vụ. - Đối với những văn bản hƣớng dẫn trong nghiệp vụ đăng ký đƣợc Ban Giám đốc tổ chức tập huấn và mời các chuyên gia của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng hay Bộ Tƣ pháp hƣớng dẫn.
Tuy nhiên, hiện nay thì những công việc nhƣ trên không đƣợc triển khai, việc phổ biến văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ chỉ thực hiện bằng hình thức photo văn bản giấy gửi cho các phòng, ban.
Xét về mặt số lƣợng các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ trong công tác lƣu trữ nêu trên cho thấy đƣợc sự quan tâm của các cơ quan về công tác Lƣu trữ, để cụ thể hóa thành quy trình thực hiện, theo tác giả các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn trong công tác Lƣu trữ chuyên ngành còn một số bất cập khó thực hiện, bị chồng chéo thiếu sự thống nhất, giữa các quy định khi áp dụng vào thực tiễn còn khoảng cách.
Tiểu kết Chƣơng 1
Lý thuyết và thực tiễn luôn đi song hành cùng nhau, thực tiễn là cơ sở để xây dựng cho lý luận, và lý luận định hƣớng cho thực tiễn tốt hơn. Chính vì vậy, lý luận cần phải kết hợp với thực tiễn để không trở thành một chiều.
Trong quy luật chung đó, quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần phải theo cơ sở lý luận đó.
Trong chƣơng này, Tác giả luận văn đã nêu và bƣớc đầu phân tích những vấn đề cơ bản về khái niệm quản lý, khái niệm về đất đai, khái niệm về địa chính, khái niệm tài liệu lƣu trữ, khái niệm hồ sơ địa chính, khái niệm tài liệu lƣu trữ địa chính, chức năng nhiệm vụ, sự hình thành khối tài liệu địa chính, thành phần tài liệu lƣu trữ địa chính, giá trị của tài liệu lƣu trữ địa chính. Nội dung cốt yếu của chƣơng là những vấn đề lý luận chung là tiền đề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh đƣợc thể hiện ở chƣơng 2 của luận văn.
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH
2.1. Khái quát về hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh
Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý sử dụng đất đai đƣợc thống nhất trong cả nƣớc nói chung và tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, năm 2015, trên cơ cở các quy định của Luật Đất đai năm 2013, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng đã báo cáo Thƣờng trực Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về đề án thành lập Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thành phố thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng của 24 quận, huyện đã đƣợc Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh chấp thuận. Trên tinh thần đó, ngày 03 tháng 6 năm 2015, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số 2602/2015/QĐ-UB về thành lập Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng Thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
a) ức năn
Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai cho các tổ chức, cá nhân theo quy định hiện hành của pháp luật.
) N m vụ qu ền ạn
- Thực hiện việc đăng ký đất đai, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Thực hiện các thủ tục về cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất đƣợc Nhà nƣớc giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định;
- Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật;
- Lập, cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật;
- Thu thập, cập nhận, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đất đai theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
- Thực hiện đo đạc để chỉnh lý bản đồ địa chính, trích lục bản đồ địa chính; đo vẽ hiện trạng nhà ở và công trình xây dựng khác trên đất để chỉnh lý biến động, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
- Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
- Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các dịch vụ về đo đạc, lập bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất, hồ sơ địa chính, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật;
- Quản lý viên chức, ngƣời lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các l nh vực công tác đƣợc giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng giao
c) ơ cấu tổ c ức
- Lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có: Giám đốc và 02 Phó Giám đốc do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng bổ nhiệm, miễn nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật, của Thành phố và công tác cán bộ.
- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: + Phòng Hành chính - Tổng hợp; + Phòng Kế hoạch - Tài chính;
+ Phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận; + Phòng Lƣu trữ;
+ Phòng Kỹ thuật địa chính; + Phòng Quản trị - Dịch vụ;
+ Phòng Hƣớng dẫn kiểm tra thực hiện thủ tục đăng ký đất đai.
Lãnh đạo các phòng chuyên môn có: Trƣởng phòng và các Phó Trƣởng phòng, việc bổ nhiệm Trƣởng phòng và các Phó Trƣởng phòng chuyên môn do Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố quyết định sau khi có ý kiến của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và tuân thủ các quy định của pháp luật, của Thành phố và công tác cán bộ.
- Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại 24 quận, huyện:
- Lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai 24 quận, huyện có Giám đốc và 02 Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh.
Việc bổ nhiệm Giám đốc và các Phó Giám đốc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện do Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm sau khi có ý kiến của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và tuân thủ các quy định của pháp luật, của thành phố và công tác cán bộ.
Các bộ phận trực thuộc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện gồm có:
+ Bộ phận Hành chính – Tổng hợp;
+ Bộ phận Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận; + Bộ phận Kỹ thuật;
+ Bộ phận Lƣu trữ.
2.1.2. Chế độ làm việc và quan hệ công tác
a) ế độ l m v c
- Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố làm việc theo chế độ thủ trƣởng, Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố là ngƣời đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và pháp luật về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý theo l nh vực đƣợc giao và chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra, giám sát toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng.
- Giúp việc cho Giám đốc là các Phó Giám đốc, Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và pháp luật về toàn bộ kết quả và nhiệm vụ đƣợc phân công hoặc ủy quyền.
- Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc đƣợc Giám đốc Văn phòng đăng ký ủy quyền điều hành toàn bộ hoạt động của đơn vị.
b) M quan côn t c
- Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng.
- Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đƣợc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng giao chỉ tiêu kế hoạch, dự toán ngân sách hàng năm thông qua quyết định giao nhiệm vụ hoặc ký hợp đồng để thực hiện nhiệm vụ.
- Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và các đơn vị có liên quan khác trên tinh thần hợp tác, cộng đồng trách nhiệm để cùng hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
- Việc phối hợp giữa Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố (hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký quận – huyện) với Ủy ban nhân dân quận, huyện, phòng Tài nguyên và Môi trƣờng quận, huyện, cơ quan Thuế và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố phải bảo đảm các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm thực hiện đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ, kịp thời, công khai, minh bạch;
- Xác định rõ cơ quan, đơn vị chủ trì, phối hợp; trách nhiệm, quyền hạn của ngƣời đứng đầu cơ quan, đơn vị; nội dung, thời hạn, cách thức thực hiện; chế độ thông tin, báo cáo;
- Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế tổ chức hoạt động của từng cơ quan đơn vị.
2.2. Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố
2.2.1. Cơ cấu tổ chức, vị trí chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn
a) ơ cấu tổ c ức
- Phòng Lƣu trữ gồm có: Trƣởng phòng, 02 Phó Trƣởng phòng, 13 viên chức và ngƣời lao động ( ọ c un l v ên c ức).
- Trƣởng phòng và các Phó Trƣởng phòng do Giám đốc Văn phòng đăng ký quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, từ chức theo điều kiện, tiêu chuẩn chức danh và tuân thủ theo quy định của pháp luật về công tác tổ chức.
- Trƣởng phòng Lƣu trữ thực hiện việc bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng viên chức nhằm nâng cao hiệu quả công việc, phát huy tính sáng tạo, chủ động trong nhiệm vụ đƣợc giao.
- Giám đốc Văn phòng đăng ký quyết định, điều động, thay đổi vị trí việc làm viên chức của phòng và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ trên cơ sở đề xuất của Trƣởng phòng.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tuỳ theo tình hình thực tế của Phòng, có thể thành lập các bộ phận chuyên môn cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đƣợc giao sau khi có ý kiến chấp thuận của Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG LƢU TRỮ
b) Vị tr c ức năn
- Phòng Lƣu trữ là phòng chuyên môn thuộc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đƣợc thành lập theo Quyết định số 07/QĐ-VPĐK-HC ngày 01 tháng 7 năm 2015 của Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có chức năng tham mƣu cho Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố thực hiện các nhiệm vụ
Trƣởng phòng
Phó Trƣởng phòng
(quản lý hồ sơ, tài
liệu trƣớc 1975) Phó Trƣởng phòng (quản lý hồ sơ, tài liệu sau 1975) 01 Viên chức phụ trách cung cấp thông tin trƣớc 1975 01 Viên chức phụ trách bản đồ và hồ sơ kỹ thuật 08 Viên chức phụ trách cung cấp thông tin sau 1975 02 Viên chức phụ trách tham khảo và cho mƣợn hồ sơ download by : skknchat@gmail.com
liên quan đến công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- Phòng Lƣu trữ chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Giám đốc