Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì phối hợp với phòng Lƣu trữ tham mƣu, soạn thảo văn bản trình lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hƣớng dẫn lập Danh mục hồ sơ, tài liệu chuyên môn, lập mục lục hồ sơ, xây dựng kế hoạch quản lý, tổ chức thực hiện các phƣơng án nghiệp vụ chi tiết, khoa học và phù hợp với thực tế của hồ sơ, tài liệu, trong đó phải có hƣớng dẫn cụ thể cách phân loại hồ sơ theo nhóm sao cho thống nhất. Qua khảo sát hiện trạng đã nêu tại chƣơng 2 cho thấy công tác tham mƣu cho Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hành các văn bản hƣớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ nói chung, về công tác văn thƣ lƣu trữ nói riêng cần chú trọng đầu tƣ nhiều hơn nữa, từ việc nghiên cứu các quy định pháp luật, tình hình thực tiễn tại cơ quan, tham vấn chuyên gia, các nhà khoa học để ban hành ra những văn bản hƣớng dẫn có chất lƣợng, tính thống nhất cao, khắc phục đƣợc những bất cập, chồng ch o khi áp dụng vào thực tiễn công việc, cụ thể là việc ban hành hƣớng dẫn mới thay thế Hƣớng dẫn số 5134/HD- VPĐK-HC ngày 04 tháng 5 năm 2019 để khắc phục những hạn chế, bất cập nhƣ đã phân tích tại chƣơng 2.
- Phòng Lƣu trữ rà soát các quy trình hiện đang áp dụng trong quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn; tham mƣu cho lãnh đạo
Văn phòng bổ sung, điều chỉnh, thay thế cho phù hợp với quy định pháp luật mới và thực tiễn chuyên môn tại cơ quan.
Bên cạnh đó, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần tiến hành nghiên cứu để đề ra các quy định cụ thể hóa tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong phạm vi, đề tài đề xuất các biện pháp xác định cụ thể danh mục phân loại tài liệu cho lƣu trữ trong Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố. Bổ sung các chế tài về xử phạt, khen thƣởng để làm cơ sở pháp lý xử lý các trƣờng hợp vi phạm quy định, làm thất thoát, mất mát, hỏng hóc tài liệu lƣu trữ. Đồng thời, nghiên cứu, xây dựng chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác lƣu trữ nhƣ quy trình xác định giá trị tài liệu, các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu; quy trình thu thập, bổ sung tài liệu, để áp dụng thống nhất trong Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố. Xây dựng thống nhất các biểu mẫu trong quy chế, quy trình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ tài liệu. Các loại biểu mẫu hành chính, các văn bản thông dụng cần chuẩn hóa theo quy định và công bố công khai trên mạng nội bộ để thuận tiện sử dụng. Các biểu mẫu chứa đựng các thông tin đơn giản, dễ hiểu, không chồng ch o mâu thuẫn và phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Danh sách các biểu mẫu phải đƣợc tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lý, cập nhật kịp thời để giúp các đơn vị có thể tìm chính xác các biểu mẫu cần thiết một cách dễ dàng và nhanh chóng trên mạng nội bộ của Văn phòng. Các thƣ mục chứa các mẫu văn bản đƣợc tạo ra theo hệ thống, giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu lƣu trữ đƣợc nhanh chóng, chính xác phục vụ tốt nhất cho hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố. Đây chính là trách nhiệm chính của phòng Hành chính – Tổng hợp và phòng Lƣu trữ trong việc tham mƣu, đề xuất về vấn đề này.
3.1.3. Chú trọng công tác công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
- Ban Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố cần quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội viên chức và ngƣời lao động để nâng cao chất lƣợng trong công tác tham mƣu.
- Về nội dung, lãnh đạo Văn phòng cần xây dựng các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng bao gồm các vấn đề/chuyên đề nhƣ: Tổ chức, quản lý công tác văn thƣ – lƣu trữ; nghiệp vụ lập hồ sơ chuyên môn; nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ chuyên môn;
nghiệp vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn; nghiệp vụ số hóa hồ sơ, tài liệu chuyên môn; quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
- Hàng năm, phải chủ động xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho đội ngũ lãnh đạo, viên chức và ngƣời lao động trong toàn hệ thống. Công tác tổ chức thực hiện phải đƣợc chi tiết cụ thể hóa từng nội dung nhƣ:
+ Công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ phải đƣợc thực hiện định kỳ hàng năm, tập huấn và đào tạo bồi dƣỡng phải chọn nơi đào tạo uy tín, đảm bảo mời chuyên gia, nhà khoa học uy tín tham gia tập huấn, đào tạo, truyền thụ kiến thức và giải đáp những khó khăn vƣớng mắc trong chuyên môn nghiệp vụ mà viên chức ngƣời lao động đang bị vƣớng.
+ Công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ phải đƣợc thực hiện một cách linh hoạt, đa dạng, l nh vực nào cần phải tập huấn dài hạn, l nh vực nào phải đào tạo tập trung ....
+ Trong công tác tập huấn, đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ, phải bắt nguồn từ lãnh đạo quản lý rồi đến viên chức và ngƣời lao động. Khi ngƣời lãnh đạo quản lý lắm vững chuyên môn nghiệp vụ thì công tác chỉ đạo điều hành sẽ phát huy hiệu quả và ngƣợc lại.
+ X t trong l nh vực quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đăng ký đất đai của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố hiện nay cho thấy lãnh đạo, viên chức và ngƣời lao động tại Phòng Lƣu trữ có trình độ chuyên môn trái ngành rất nhiều, chính vì vậy công tác tập huấn đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ đảm bảo về chất lƣợng là rất quan trọng và cấp thiết hiện nay.
- Công tác tuyển dụng viên chức, ngƣời lao động làm công tác lƣu trữ phải đƣợc chú trọng đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của ngƣời làm lƣu trữ.
Về hình thức đào tạo, bồi dƣỡng, cập nhất kiến thức: có thể phối hợp với các cơ sở nghiên cứu và đào tạo về văn thƣ lƣu trữ để tổ chức các khóa đào tạo, bồi dƣỡng nhƣ Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN) mở các khóa đào tạo, bồi dƣỡng ngắn hạn (có cấp chứng chỉ) không chỉ riêng cho ngƣời làm văn thƣ – lƣu trữ của Văn phòng mà còn cho tất cả các Chi nhánh trực thuộc.
Thời gian tổ chức: có thể vào Quý III hàng năm, đây là khoảng thời gian phù hợp nhất để cán bộ quản lý, ngƣời làm chuyên môn văn thƣ lƣu trữ có thể tham gia do công việc đã giãn hơn so với thời gian đầu năm hoặc cuối năm. Hơn nữa, thời gian này phù hợp để lãnh đạo văn phòng kịp thời điều chỉnh kế hoạch của năm đó hoặc lập kế hoạch cho năm sau.
Về phƣơng pháp: Chuyên gia tập huấn có thể là các nhà nghiên cứu, giảng viên có kinh nghiệm kết hợp với cán bộ quản lý và ngƣời làm chuyên môn nhiều kinh nghiệm của cơ quan truyền đạt và hƣớng dẫn cho học viên. Có thể kết hợp hình thức tham quan, khảo sát các đơn vị cùng hoặc khác ngành để học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm quản lý và nghiệp vụ chuyên môn.
3.1.4. Tăng cường bố trí cơ sở vật chất phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy kho lƣu trữ tuy đƣợc đầu tƣ xây dựng là kho lƣu trữ chuyên dụng nhƣng hệ thống cửa kho không đảm bảo, hệ thống chữa cháy cũ lạc hậu, hƣ hỏng chậm sửa chữa khắc phục. Hệ thống giá kệ đã, đang trang bị cho kho lƣu trữ là giá kệ đa năng chiếm rất nhiều diện tích kho lƣu trữ. Vì vậy, giải pháp lâu dài cần trang bị giá kệ compac sẽ tiết kiệm đƣợc diện tích kho, bảo quản an toàn tốt hơn cho hồ sơ, tài liệu lƣu trữ. Liên quan đến nội dung này theo tác giả nhiệm vụ trọng tâm thuộc về Phòng Lƣu trữ của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trong đó phải lập đƣợc Đề án phân kỳ “trang bị giá kệ compac” trình các sở ban ngành của Thành phố phê duyệt. Do phải sử dụng nguồn kinh phí lớn nên việc lập đề án xin đầu tƣ trang bị theo các giai đoạn phân kỳ 3 năm hoặc 5 năm, trong đó kết hợp sử dụng một phần nguồn thu từ phí dịch vụ phụ do Văn phòng thu giữ lại.
Phƣơng hƣớng chung là đầu tƣ kinh phí xây dựng cải tạo kho lƣu trữ hiện có, bảo trì, nâng cấp cơ sở vật chất – kỹ thuật, thay thế các máy móc, thiết bị lỗi thời, hỏng hóc. Đồng thời cũng hƣớng tới đầu tƣ xây dựng kho, phòng lƣu trữ và trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ cho đơn vị đáp ứng yêu cầu công tác lƣu trữ trong tình hình mới. Có nhƣ vậy, công tác lƣu trữ, quản lý hồ sơ nhà đất của đơn vị mới thực sự có đƣợc tiền đề vững chắc để phát triển và đóng góp vào hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Đó thực sự là một giải pháp hữu hiệu góp phần không nhỏ vào việc khắc phục hạn chế, cải thiện chất lƣợng công tác lƣu trữ của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố.
Ngoài ra, cần đầu tƣ trang bị hệ thống công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin tại cơ quan, đơn vị mình theo tinh thần cập nhật công nghệ. Hầu hết trong các quy trình tổ chức quản lý tài liệu tại đơn vị đều đề cập rất rõ đến vai trò của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ số. Hiện nay, cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài liệu cũng nhƣ tài liệu điện tử tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố khá hiện đại và đầy đủ nhƣng cần cập nhật thƣờng xuyên để tránh lạc hậu về công nghệ quản lý so với xã hội và thế giới.
3.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện về tổ chức thực hiện chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố
3.2.1. Nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn
- Hàng năm Phòng Hành chính – Tổng hợp phối hợp với Phòng Lƣu trữ tham mƣu cho Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về văn thƣ, lƣu trữ phải đảm bảo chất lƣợng, gắn với thực tiễn của hồ sơ tài liệu.
- Hàng năm Phòng Hành chính – Tổng hợp phối hợp với Phòng Lƣu trữ chủ động rà soát các văn bản quy định và hƣớng dẫn nghiệp vụ văn nhƣ lƣu trữ tham mƣu trình cho Ban Giám đốc Văn phòng đăng ký kiến nghị các cơ quan quản lý cấp trên điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các quy định, hƣớng dẫn còn bị chồng ch o và hƣớng dẫn tháo gỡ khó khăn trong thực tiễn chuyên môn đang bị vƣớng hay những l nh vực chuyên môn mà quy định pháp luật chƣa điều chỉnh tới.
Ngoài trách nhiệm của các phòng nghiệp vụ nhƣ đã nêu. Về nội dung này, qua khảo sát cho thấy, bên cạnh những văn bản pháp quy và các quy định của quan Nhà nƣớc, văn bản hƣớng dẫn về nghiệp vụ Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố còn hạn chế cả về số lƣợng và chất lƣợng. Hàng năm với khối lƣợng hồ sơ, tài liệu thu thập vào kho lƣu trữ cơ quan rất lớn nhƣng công tác lập kế hoạch luôn bị động, đầu tƣ trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ còn quá chậm. Bên cạnh đó, việc khai thác giá trị thông tin của hồ sơ, tài liệu luôn mang lại nguồn thu rất lớn cho cơ quan nhƣng các quy định hƣớng dẫn chƣa chặt chẽ, chồng ch o dẫn đến việc cán bộ viên chức khi áp dụng các quy định để cung cấp thông tin gặp rất nhiều khó khăn.
Cán bộ quản lý của Phòng Hành chính – Tổng hợp và Phòng Lƣu trữ cần định kì hƣớng dẫn các phòng chuyên môn, Chi nhánh trực thuộc, cán bộ, viên chức lập hồ sơ chuyên môn, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ đúng quy định của nhà nƣớc và kế hoạch cụ thể của cơ quan. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, Phòng Lƣu trữ cần tiến hành tổ chức khoa học tài liệu trong kho theo đúng các quy trình từ phân loại, xác định thời hạn bảo quản, hệ thống hóa theo quy định về chuyên môn đã thống nhất trong toàn cơ quan. Chế độ bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng cũng cần đƣợc tổ chức thực hiện đúng quy trình, trƣớc mắt tận dụng tối đa cơ sở vật chất hiện có và tuân thủ chặt chẽ các quy định, quy chế hiện hành.
3.2.2. Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn
Qua khảo sát hiện trang nhƣ đã nêu tại Chƣơng 2 tác giả nhận thấy khâu kiểm tra, đánh giá là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý của mỗi cơ quan nói chung và quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng, tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố thì khâu này chƣa đƣợc thực hiện.
Việc kiểm tra, giám sát là công cụ quan trọng của công tác quản lý đƣợc thực hiện đan xen trong suốt quá trình triển khai các văn bản pháp luật, các nội quy, quy chế của cơ quan. Bởi lẽ, hoạt động quản lý của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố không chỉ là đề ra các chính sách, nội quy thực hiện tại cơ quan, mà thông qua công tác kiểm tra, giám sát, các chính sách, nội quy của cơ quan trở nên hoàn chỉnh hơn, hiệu quả của công tác quản lý tại cơ quan đƣợc nâng cao hơn. Kiểm tra, giám sát cần trở thành một công tác định kỳ, là một nội dung lãnh đạo quan trọng của lãnh đạo Văn phòng đăng ký.
Với thực tiễn và yêu cầu đặt ra cho công tác kiểm tra, hƣớng dẫn trong thời gian tới cần phải đƣợc thực hiện đồng bộ các nội dung nhƣ sau:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp phối hợp với Phòng Lƣu trữ xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ định kỳ ít nhất một năm một lần hoặc kiểm tra đột xuất để đảm bảo tính nghiêm túc, khách quan, minh bạch, nội dung kiểm tra phải cụ thể có trọng tâm, trong điểm. Qua khảo sát tại các Chi nhánh nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện cho thấy một thực trạng là lập hồ sơ công việc của cán bộ, viên chức chƣa thực hiện đúng quy định hiện hành về
công tác lập hồ sơ. Trong công tác kiểm tra cần phân tích, đánh giá để có hƣớng dẫn khắc phục, để đảm bảo sau kiểm tra công việc phải tốt hơn.
Đi đôi với việc khen thƣởng kịp thời để khích lệ tinh thần làm việc của cán bộ viên chức và ngƣời lao động, việc thực hiện nghiêm nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan cần phải đƣợc chú trọng. Ngoài các hình thức kỷ luật đƣợc nhà nƣớc quy định thì cơ quan cũng phải xây dựng các quy định cho các hình thức kỷ luật riêng nhƣ: xem xét cắt thu nhập tăng thêm, không x t thi đua cuối năm khi ngƣời cán bộ viên chức bị tập thể đánh giá chỉ ở mức hoàn thành nhiệm vụ hoặc không lập hồ sơ công việc, trong tháng đi làm trễ quá 3 lần không có lý do chính đáng....vv.
3.2.3. Xây dựng các quy trình, thủ tục trong thực hiện nghiệp vụ bảo quản, tổ