9. Kết cấu của đề tài
2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng
Hiện nay tổng số sinh viên khoa quản trị văn phòng lên tới số lượng 1273 sinh viên trong đó tỷ lệ sinh viên đại học chiếm 86.33% trong đó đại học liên thông chính quy chiếm 20% trong tổng só phần trăm sinh viên thuộc hệ đại học, sinh viên cao đẳng chính quy chếm 13,67% trên tổng số sinh viên cả Khoa. Qua đó cho ta thấy được số lượng sinh viên tương đối lớn, vì vậy đòi hỏi người quản lý phải quản lý một cách khoa học và tận dụng tối đa công nghệ để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện cho công việc hơn.
Đây là hình ảnh File Excel tổng hợp tất cả thông tin dữ liệu sinh viên thuộc Khoa Quản trị văn phòng từ Bậc Cao đẳng cho tới bậc Đại học đều được quản lý tại đây.
Qua công cụ quản lý sinh viên bằng Excel từ bậc cao đẳng cho đến bậc học đại học từ khảo sát thực tế này cho ta thấy được việc quản lý sinh viên đã bộc lộ rất nhiều nhược điểm và thiếu sót và công cụ tra tìm mang tính chất thủ công, làm cho việc quản lý sinh viên trở thành một công việc vất vả và nặng nề đối với cá nhân đảm nhiệm công việc này thứ nhất không có phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu rời rạc, không tập trung, không phù hợp với cách quản lý mới, mẫu in báo cáo về thông tin cá nhân hay danh sách của một lớp, hoặc danh sách viêc thống kê sinh viên theo môt tiêu chí nào đó in để phát cho học sinh sinh viên không thống nhất, in để phục vụ cho nhu cầu thông tin cho lãnh đạo. Mỗi khoa quản lý theo kiểu một kiểu khác nhau dẫn đến sự quản lý không được tập trung thống nhất.
Việc quản lý thông tin rời rạc không theo một khối thống nhất dẫn đến viêc truy tìm tài liệu rất khó. Vì công cụ chủ yếu để quản lý sinh viên của Khoa là các file Excel rời rạc mỗi lớp được quản lý theo một trang khác nhau như hình ảnh dưới đây là minh chứng cụ thể
Hình ảnh quản lý sinh viên bằng excel:
Đây là file dữ liệu về danh sách thông tin của sinh viên Đại học hệ chính quy - Chuyên ngành Quản trị văn phòng được quản lý bằng excel bao gồm các trường dữ liệu: Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Khoa, Tên lớp, CMND, Nơi cấp, Ngày cấp, Nơi sinh.
Hình ảnh File quản lý sinh viên đại học liên thông chính quy
Viêc quản lý bằng File Excel thứ nhất ở bảng này khi Lãnh đạo yêu cầu lấy thông tin của các sinh viên thuộc lớp ĐH.QTVP13B thì việc đáp ứng nhu cầu thông tin này nhanh cũng hết thời gian 15 - 30 phút để người nhân viên tìm kiếm lọc những sinh viên thuộc lớp lãnh đạo yêu cầu, còn chưa tính cả thời gian để trích xuất ra một File dữ liệu mới lọc từ file cơ sở dữ liệu gốc lãnh đạo đạo yêu cầu.