9. Kết cấu của đề tài
3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống thông tin theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Từ kết quả của giai đoạn này để xây dựng được các biểu đồ logic mô tả các chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Quản lý cơ sở dữ liệu học sinh, sinh viên là lĩnh vực quản lý có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, từ khâu nhập dữ liệu đầu vào đến khi ra trường.
Khi tổ chức có nhu cầu tuyển dụng học sinh, sinh viên mới, các chuyên viên xây dựng kế hoạch dựa trên cơ sở của các đơn vị yêu cầu, từ đó xây dựng các tiêu chuẩn, ra thông báo, tiếp nhận hồ sơ, sơ tuyển, thi tuyển, quyết định trúng tuyển nếu đạt yêu cầu. Nhà trường sẽ lập hồ sơ cá nhân. Các thông tin về học sinh, sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ: Bao gồm quá trình học tập, rèn luyện, khen thưởng, điểm của từng kỳ, quá trình khen thưởng, kỷ luật, quyết định lên lớp lưu ban, quyết định công nhận tốt nghiệp....
Ngoài những nghiệp vụ chuyên môn trên, hoạt động thống kê, tổng hợp, báo cáo hàng năm cũng là hoạt động chuyên môn hết sức quan trọng. Trên cơ sở các số liệu để xây dựng kế định mức, kế hoạch phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo, để từ đó đưa ra những quyết định chính xác.