9. Kết cấu của đề tài
3.5.5. Chức năng trợ giúp
Chức năng trợ giúp (Command Help) cho phép hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý hệ thống dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. Ở chức năng trợ giúp này người lập trình đã xây dựng hai loại hình hướng dẫn sử dụng bằng File Word và File Video, người dùng có thể lựa chọn hình thức hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu mong muốn.
Hình ảnh minh họa cho chức năng hướng dẫn người dùng (Help)
3d.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng.
3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access
Phần mềm Quản lí sinh viên khoa Quản trị văn phòng được viết bằng tiện ích Access, chạy được trên các máy tính cài bộ Office 2003, 2007, 2010, 2013 và không cần phải cài đặt. Tuy nhiên trước khi sử dụng cần phải kích hoạt Macro cách làm như sau:
3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003
+Khởi động Access 2003
+Nháy vào Tools \ Macro \ Security +Đánh dấu kiểm vào mục Low.... +Bấm OK
+Chọn Yes
Đóng cửa sổ chương trình và mở lại
3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007
Lỗi có thể xảy ra đối với các phần mềm viết trên Access như: không hiện ảnh, không hiện số tiền, để khắc phục tình trạng này bạn phải kích hoạt Macro, cách làm như sau:
-Nháy vào Start \ Programs \ Microsoft Office \Microsoft Office Access 2007 -Nháy vào nút Office Button chọn Access Options
+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings
+Nháy vào Macro Settings bên trái
+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros… +Bấm OK, OK
3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013
+Nháy vào File chọn Options
+Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings +Nháy vào Macro Settings bên trái
+Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros… +Bấm OK, OK
3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt
Đây là khâu rất quan trọng vì liên quan đến ngày sinh của sinh viên, để đảm bảo tính chính xác của ngày sinh bạn phải thiết lập ngày sinh theo kiểu người Việt.
Để thiết lập ngày, tháng, năm bạn làm như sau:
3.6.2.1. Đối với WinXP
+Nháy vào Start \ Settings \ Control Panel
+Nháy đúp vào biểu tượng quả cầu có chữ Regional and Language +Nháy vào mục Customize
+Tại mục Short date format bấm chọn dd-MM-yyyy
+Tại mục Date separato chọn dấu phân cách là dấu gạch ngang hay gạch chéo +Tại mục Long date format chọn dd-MM-yyyy
+Bấm OK, OK
3.6.2.2. Đối với Win7
+Nháy vào nút Start chọn Control Panel
+Nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language +Nháy vào mục Additional settings
+Nháy Nhãn Date
+Mục Short date chọn dd-MM-yyyy
+Mục Long date chọn dd-MM-yyyy bấm OK
3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta
+Nháy vào mục Change date and time settings +Nháy vào mục Change time Zone để chọn múi giờ
+Trong mục Time zone chọn (UTC+07:00)Bangkok,Hanoi,Jakarta
+Bấm OK
3.6.4. Khởi động phần mềm
+Nháy đúp chuột vào tập tin QLSV +Giao diện chương trình hiện ra như sau:
+Có 3 lựa chọn đó là: Người khai thác,người cập nhật, người quản trị
-Nếu đăng nhập với quyền người khai thác thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ bị mờ và người dùng chỉ có quyền khai thác thông tin, không có quyền cập nhật.
-Nếu đăng nhập với quyền người cập nhật thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật khai thác thông tin, không có quyền thay đổi mật khẩu.
Nút đổi mật khẩu bị mờ
-Nếu đăng nhập với quyền người quản trị thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK tất cả các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật, khai thác thông tin, và có quyền thay đổi mật khẩu đối với người dùng khác.
3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu
Trước khi sử dụng phần mềm chúng ta phải chuẩn hóa dữ liệu, việc chuẩn hóa dữ liệu nhằm mục đích làm cho dữ liệu được thống nhất, tiết kiệm thời gian nhập và đảm bảo tính chính xác, cách làm như sau:
+Nháy vào nút Chuẩn hóa
Nháy chuột vào nút bổ sung thông tin
+Tiến hành bổ sung vào các mục tương ứng
Người quản trị muốn bổ sung thông tin như thêm danh sách sinh viên khóa mới thì chọn vào nút “Thông tin sinh viên” Trên thanh công cụ như hình minh họa và tiền hành nhập thông tin mới mà mình muốn bổ sung, trong hai trường hợp có thể bổ sung bằng tay hoặc cập nhật từ file Excel mình đã tạo ngoài.
3.6.6. Cập nhật dữ liệu
Có 2 cách cập nhật dữ liệu vào phần mềm đó là nhật dữ liệu đã có sẵn từ File Excel thông qua một nút lệnh và cập nhật trực tiếp vào phần mềm
+Nháy vào nút Nhập từ Excel
+Bấm nút OK hộp thoại hiện ra nháy vào Yes, các dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào phần mềm
Cập nhật dữ liệu trực tiếp vào phần mềm
+Nháy vào nút Nhập sinh viên
+Bấm chọn các tiêu chí gồm: Niên khóa, Bậc, Hệ, Lớp
Sở dĩ phải chọn các tiêu chí trước khi nhập bởi vì sau một thời gian đào tạo số lớp do khoa quản lí sẽ tăng lên rất nhiều việc tìm lớp lên đến hàng chục, hàng trăm lớp. Chính vì vậy phần mềm phải thiết kế để loại bỏ các lớp. Trước tiên là các lớp chỉ hiển thị theo niên khóa, tiếp theo là theo bậc, theo hệ và đến tiêu chí cuối cùng số lớp hiện ra sẽ ít để người dùng lựa chọn.
Nháy vào đây để trở về
3.6.7. Sao lưu dữ liệu
Để tránh mất dữ liệu trong phần mềm có thể do Virus hay do người dùng vô tình gây ra có thể sau 6 tháng hay 1 năm ta phải sao lưu dữ liệu ra 1 File Excel và nén lại, sau này nếu dữ liệu bị xóa mất ta có thể dùng File Excel dự phòng để nạp lại, để thực hiện việc sao lưu dữ liệu ta thực hiện các bước sau:
+Khởi động chương trình
+Khai báo quyền đăng nhập là Cập nhật hoặc quyền Quản trị +Bấm OK
+Nháy vào nút Sao lưu dữ liệu hộp thoại hiện ra bấm OK
+Chương trình sẽ tự động sao lưu thành File Excel chứa tất cả các dữ liệu mà bạn đã cập nhật, bạn đổi tên File Excel và ghi nhớ mốc ngày sao lưu.
Chú ý: Khi xuất ra File Excel riêng cột ngày sinh sẽ định dạng tháng là tiếng Anh, để chuyển sang định dạng theo kiểu người Việt bạn bôi đen cột ngày sinh, trong thí dụ này là bôi đen cột D, nháy chuột phải vào vùng bôi đen chọn nhãn Number, chọn Date.
+Bấm OK
Kết quả ta sẽ có ngày tháng năm theo kiểu người Việt
3.6.8. Các báo cáo của phần mềm
Với tiêu chí của phần mềm là quản lí sinh viên thuộc khoa Quản trị văn phòng quản lí vì vậy phần mềm chủ yếu giải quyết các yêu cầu về quản lí sinh viên, các báo cáo gồm:
3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo
Thí dụ 1: Thống kê sinh viên của khoa
Với yêu cầu này người dùng chỉ cần bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Tìm theo niên khóa, chọn mục Thống kê SV của khoa là xong.
Thí dụ 2: Thống kê sinh viên theo niên khóa
+Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên theo niên khóa.
Thí dụ 3: Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa
+Với yêu cầu này người dùng phải khai báo niên khóa +Phải đánh dấu kiểm vào mục Sinh viên nghèo
+Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa
3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo
3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo
3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo
3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo
3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo
Chương trình cho phép xuất ra 134 báo cáo với các tiêu chí khác nhau
3.6.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa
Với chức năng tra cứu thông tin ta có ba cách tra cứu như sau: Thứ nhất tra cứu bằng cách nhập mã sinh viên, cách thứ hai trong trường hợp không người truy cập không nhớ được mã sinh viên thì người lập trình đã thiết kế chức năng tra tìm thông tin sinh viên bằng cách nhập họ tên sinh viên vào họ tên để tìm, tuy nhiên sau khi nhập họ tên thì các trường hợp sinh viên trùng tên nhau là chuyện không tránh khỏi nên người truy cập thông tin lại mất công dò tìm trong số list data vừa tìm được để lấy được thông tin sinh viên mình cần tìm và việc làm này mất công và thời gian đối với người truy cập, nhận thầy được sự bất tiện đó nên tôi đã thiết kế hai conbox chức năng cho tra tìm với hai điều kiện nhập đúng thông tin họ tên và điền đúng thông tin ngày tháng năm sinh của bạn sinh viên cần tìm thì người truy cập có thể tìm một cách nhanh chóng và chính xác thông tin của sinh viên người mà truy cập muốn tìm. Cụ thể tôi sẽ đưa ra cách hướng dẫn về tra tìm một thông tin bất kì của một sinh viên cụ thể như sau:
3.6.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box Combo Box
Với cách tra tìm này kết quả sẽ hiện thông tin sinh viên kèm ảnh của sinh viên đó, nếu sinh viên đó không có ảnh trong cơ sở dữ liệu chương trình vẫn hiển thị đúng thông tin về sinh viên đó.
3.6.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên
Tra tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập họ tên của Sinh viên cần tìm vào hộp conbox đã thiết kế sẵn.
Hình ảnh:
3.6.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh.
Để tra cứu thông tin sinh viên một cách chính xác nhất ta có thể tra tìm bằng cách nhập họ tên vào hai hộp Conbox được minh họa bằng hình ảnh sau:
3.4. Tiểu kết.
Chương này giới thiệu phần mềm và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhằm tồi đa hóa tiện ích của người dùng, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐH Nội Vụ HN.
KẾT LUẬN
Khoa học công nghệ phát triển với việc sáng tạo và đưa vào sử dụng các hệ thống trang thiết bị mới đã và đang đem lại nhiều hiệu quả trên mọi mặt của cuộc sống hiện nay. Công nghệ sản sinh nên những trang thiết bị dần thay thế sức lao động của con người, cải thiện độ chính xác khi thực hiện việc và dần khẳng định vai trò quan trọng trong mọi mặt của xã hội con người hiện nay. Đối với công việc trong các cơ quan Hành chính Nhà nước, các trang thiết bị hiện đại giúp cán bộ công chức có thể thực hiện công việc với thời gian được rút ngắn những hiệu quả công việc được nâng cao.
Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý học viên của nhà trường là vô cùng quan trọng và cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu đó tôi đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể giải quyết công việc quản lý học viên một cách hiệu quả và chính xác hơn. Phần mềm có tính năng dễ sử dụng, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thế phần mềm quản lý học viên được viết trên nền Access nhằm tối đa hóa tiện ích cho người sử dụng.
Với lòng đam mê học hỏi cũng như tìm tòi để xây dựng phần mềm Access và dựa trên cơ sở phân tích thực trạng và qua quá trình nghiên cứu tôi đã mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý hệ thống dữ liệu của sinh viên nhằm đưa công cụ quản lí sinh viên của Khoa ứng dụng tin học tạo ra phần mềm quản lý thông tin sinh viên với mong muốn góp phần vào công việc quản lí hiệu quả và hiện đại hơn, hữu dụng hơn thay thế hoàn toàn ứng dụng trên excel mà Khoa QTVP đang sử dụng để quản lý hiện nay.Trên cơ sở của mô hình quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên khoa QTVP tôi tiến hành phân tích, đánh giá từng chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng để xác định cụ thể quy trình hoạt động từ đó phân loại các công việc có thể tự động hóa bằng tin học và những công việc vẫn phải tiếp tục thực hiện theo các phương pháp truyền thống. Phân tích những điểm còn chưa hợp lý trong quản lý thông tin sinh viên hiện nay, xây dựng mô hình phù hợp để đáp ứng nhu cầu tự động hóa hiện đại hóa đáp ứng yêu cầu công việc.
Từ nghiên cứu thực tiễn nhận thấy muốn quản lý tốt được hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên của Khoa trước hết phải ứng dụng tối đa tiên ích công nghệ thông tin trong đó phần mềm quản lý cũng là giải pháp tốt khắc phục được tình trạng quản lý nó vừa mang lại hiệu quả cao trong công tác vừa đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa trong quản lý mà xã hội hướng tới.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Những vấn đề cốt yếu của quản lí, tác giả Harold Koontz, Cyri Ọ donnell và Heinz Weihrich.
2. Quản Lý Hành Chính Nhà Nước, Tác giả: Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Lan Phương , NXB Khoa học và kỹ thuật.
3. Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997. 4. Khoa học quản lý, tập 1, Trường Đại học KTQD, Hà Nội 2001. 5. Nghị Quyết Chính Phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993.
6. Luật Công nghệ thông tin – năm 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006.
7. Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII.
8. Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
9. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.
10. Giaó trình Access và ứng dụng, Tác giả TS. Huỳnh Quyết Thắng, xuất bản năm 2002. 11. Giáo trình Microsoft Access, Tác giả Tô Huỳnh Thiên Trường, Xuất bản năm 2008