8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.2.2. Hiện đại hóa Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp
- Đổi mới và hiện đại hóa phong cách làm việc
+ Công tác tham mưu, tổng hợp có hiệu quả, đòi hỏi bộ phận làm VP thuộc nhà trường phải có sự hoạt động thống nhất về lề lối làm việc. Chính vì thế, VP phải nắm chắc và chủ động tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường trong các lĩnh vực được phân công để Ban Giám hiệu giải quyết kịp thời và hiệu quả. .
+ Thực hiện những biện pháp rèn tác phong làm việc và lề lối công tác cho đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp trong phạm vi quản lý; tạo môi trường, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời sửa đổi những tồn tại, hạn chế về tác phong, lề lối làm việc.
+ Tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, CC, VC tại trường học. Có chế tài xử lý đối với các hành vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm để nâng cao chất lượng công tác.
+ Duy trì, cải tiến quy trình đánh giá nội bộ, định kỳ kiểm tra các hoạt động của VP.
+ Tiếp tục thực hiện việc học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh, lấy nội dung chính là thực hiện các quy định
về chuẩn mực đạo đức, tác phong.
- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
+ Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện tốt chế độ công chức, công vụ.
+ Nâng cao ý thức, trách nhiệm của Cán bộ, CC, VC trong việc sử dụng và giữ gìn tài sản công.
+ Đầu tư mua sắm trang thiết bị: Trang thiết bị là công cụ hỗ trợ cho hoạt động của VP, cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn cho từng lĩnh vực cụ thể.
+ Mở rộng diện tích Kho lưu trữ tài liệu để có thể chứa và sắp xếp, bó trí hợp lý hồ sơ, tài liệu. Ngoài ra, lãnh đạo VP cần đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý. Có như vậy thì mới đảm bảo được hiệu quả công việc và giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
+ Trường cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho VP.
- Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong tham mưu, tổng hợp
Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng ISO trong hoạt động công tác văn phòng của nhà trường.
Vấn đề hiện đại hóa văn phòng cần phải được thực hiện trên tất cả mọi phương diện như trang thiết bị văn phòng, con người làm văn phòng, các nghiệp vụ Hành chính văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực.