8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
* Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong trường (Nội quy cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của trường; xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của trường và của Nhà nước;
văn bản do trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh viên do trường cấp và các loại văn bản do trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng truyền thống của trường;
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của trường; phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của trường.
- Phối hợp với Công đoàn trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong trường và các cơ quan có quan hệ công tác với trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm y tế, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
* Công tác thi đua, khen thưởng và công tác pháp chế
- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của trường;
công chức, viên chức, người lao động trong trường;
- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác pháp chế của trường: Tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong trường; kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy trong trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
* Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong trường.
* Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp
(Xem phụ lục 02)
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định Cao đẳng Sư phạm Nam Định
2.3.1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và bồi dưỡng cán bộ của Phòng Hành chính -Tổng hợp bộ của Phòng Hành chính -Tổng hợp
2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ
Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn được Phòng Hành chính -Tổng hợp và Ban Giám hiệu nhà trường hết sức quan tâm và đặc biệt chú trọng.
Trong năm 2017, công tác tổ chức cán bộ của Phòng Hành chính- Tổng hợp đã và đang tiếp tục siết chặt tuyển dụng, ổn định số lượng biên chế và từng bước nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Việc xem xét các đề xuất khi bổ sung chỉ tiêu biên chế và ký mới hợp đồng lao động được tập thể lãnh đạo cũng như Ban Giám hiệu nhà trường thảo luận, đánh giá kỹ lưỡng trên cơ sở bám sát nhu cầu công việc của Phòng.
Việc triển khai và thực hiện kế hoạch hành động chung để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định là hoàn toàn đúng đắn, tạo sự chuyển biến tích cực từ các cấp lãnh đạo tới công nhân viên nhà trường đồng thời tăng cường mối quan hệ gắn bó, đoàn kết, phối hợp chặt chẽ và hiểu biết lẫn nhau trong công tác của Văn phòng trường, góp phần tích cực trong việc tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định phát huy tốt lợi thế của cơ quan, huy động được nguồn lực và tăng cường sức mạnh tổng hợp của các phòng ban nhà trường để thực hiện nhiệm vụ chung về công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC. Đến năm 2020, trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định phấn đấu hoàn thành khung chương trình cho 100% vị trí việc làm được xác định tại trường.
* Về số lượng nhân sự và trình độ đào tạo
Theo như khảo sát tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, đội ngũ cán bộ nhân viên phòng Hành chính- Tổng hợp tính đến tháng 7 năm 2017 là 15 cán bộ, viên chức đã được đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính quy đến bằng nghề.
Trình độ đào tạo đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính- Tổng hợp được thống kê trong bảng dưới đây:
Bảng 2.1:Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ
của Phòng Hành chính- Tổng hợp trường Cao đẳng Sư phạn Nam định
STT Trình độ Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Ghi chú 1 Thạc sĩ 2 13,33% 2 Đại học và Cao đẳng 4 26,66% 3 Trung cấp 1 6,66% 4 Lao động khác 9 53,33% TỔNG 15 100%
(Nguồn: Văn phòng trường)
* Về cơ cấu lao động theo giới tính và theo độ tuổi
- Đối với giới tính: Theo như khảo sát thì phòng Hành chính - Tổng hợp có số lao động nam chiếm 2/3 so với lao động của cả phòng còn số lao động nữ chỉ chiếm 1/3. Vì nếu tuyển dụng lao động nữ sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề về thai sản, sức khỏe dễ dẫn đến tình trạng chuyển giao công việc gặp nhiều khó khăn, thậm chí khối lượng công việc bị tồn đọng. Do đó, phòng Hành chính- Tổng hợp với cơ cấu lao động nam lớn hơn được xem là một thuận lợi trong tổ chức hoạt động và bố trí sắp xếp lao động của phòng.
- Đối với độ tuổi: Hầu hết những cán bộ làm công tác hành chính tại phòng Hành chính tổng hợp đều là những người có thâm niên lâu năm và hầu hết có độ tuổi từ 30- 45 tuổi, chỉ có 1 cán bộ nhân viên trên 50 tuổi.
2.3.1.2. Công tác bồi dưỡng cán bộ
Nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về chất lượng và hiệu quả góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp có đủ phẩm chất, trình độ và năng lực, đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác giảng dạy cũng như làm việc tại trường, duy trì và phát triển sự nghiệp giáo dục của Nước nhà, thì Ban Giám hiệu đã luôn cân nhắc và đề cao việc đào tạo đạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong Phòng Hành chính - Tổng hợp của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
Phòng Hành chính- Tổng hợp thường xuyên kết hợp với Khoa Bồi dưỡng nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định để tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích trang bị và nâng cao kiến thức, năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi nhiệm vụ cho đội ngũ cán bộcông nhân viên nhà trường; xây dựng đội ngũ làm công tác VP chuyên nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ; Xây dựng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lực. Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC làm công tác tham mưu, tổng hợp bao gồm:
- Tạo điều kiện cho cán bộ, CC, VC tham gia các lớp học bồi dưỡng những kiến thức theo quy định tiêu chuẩn nâng ngạch: cán sự, giảng viên, giảng viên chính.
- Tạo điều kiện để cán bộ, CC, VC có thể tham gia các khóa Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác kiến thức chuyên nghiệp vụ về lĩnh vực văn thư- lưu trữ, hành chính văn phòng, kỹ năng sư phạm, kỹ năng giảng dạy…cho cán bộ, CC, VC.
- Trang bị kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức về văn hóa công sở, tinh thần và trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ, CC, VC và người lao động của Phòng Hành chính- Tổng hợp.
2.3.2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Hành chính
2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác
Việc tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được xác định là nhiệm vụ quan trọng của VP. VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, các ban trong trường để thực hiện những nội dung mà Ban Giám hiệu nhà trường giao phó. Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình
được xây dựng theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một năm, sau một tháng….
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa học nói chung và của cơ quan nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp công việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Ban Giám hiệu nhà trường điều hành hoạt động được thống nhất tránh được sự chồng chéo của công việc. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các cán bộ, CC, VC trong Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định chủ động công việc biết làm việc gì trước, việc gì sau, ưu tiên cho công việc trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của phòng phải dựa vào các căn cứ như:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động củaPhòng Hành chính- Tổng hợp của nhà trường
- Căn cứ vào chủ trương giáo dục của Nước nhà.
- Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường cùng với lãnh đạo phòng HC-TH.
- Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc;
- Căn cứ vào nguồn nhân lực đang có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình công tác.
Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các đơn vị cá nhân phụ trách của các phòng, ban trong Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đăng ký công tác cho Văn thư nhà trường, Văn thư tổng hợp thành chương trình công
tác chung cho toàn trường. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị cá nhân hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp phê duyệt, sau đó viết ở bảng tin nhà trường và gửi đến các phòng, ban khác trong trường biết để thực hiện.
Chương trình công tác năm sau của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.
Các chương trình, kế hoạch công tác đã được Văn phòng trường tham mưu xây dựng đảm bảo đúng nguyên tắc; nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn giáo dục của địa phương; trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền trách nhiệm tập thể và cá nhân theo quy chế làm việc của nhà trường. Chất lượng tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được đánh giá ngày càng tốt có 73,2% số người được hỏi nhận xét ở mức “tốt”, 22,5% nhận xét ở mức “khá”; chỉ có 1,9% đánh giá ở mức “trung bình”; 0,3% cho rằng ở mức “kém”.
* Đánh giá ưu điểm, hạn chế
+ Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các đơn vị
và cá nhân phụ trách từng phòng, ban của trường thì ý kiến tổng hợp được chính xác phù hợp với nhu cầu của cácđơn vị, cá nhân.
Tổng hợp, trình Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp quyết định điều chỉnh, bổ sung vào chương trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hành của phòng.
Việc soạn thảo xây dựng nội dung văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo, đảm bảo đúng thời hạn.
trình, kế hoạch công tác của Phòng Hành chính- Tổng hợp được đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị, phòng ban trong trường được giao nhiệm vụ. Hơn nữa, đây là cơ sở có thể tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của các phòng ban, khoa tổ trực thuộc của trường.
+ Hạn chế: Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản
ánh đúng thực tế hoạt động của nhà trường do những đặc thù và khó khăn riêng của đơn vị, cá nhân phụ trách từng phòng, ban khác nhau. Chính vì thế, chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc, theo khuôn mẫu chưa thực sự phù hợp với điều kiện thực tế, có thể phù hợp vs đơn vị, cá nhân này nhưng lại không phù hợp với đơn vị, cá nhân khác.
Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ thuộc vào ý thức tự giác của con người, dễ dẫn đến ỉ lại.
Vì vậy, việc thực hiện chương trình công tác không thể trách khỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề Ban Giám hiệu và lãnh đạo Phòng Hành chính- Tổng hợp đang tích cực xem xét và đưa ra những chính sách thích hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của VP trường hơn nữa.
2.3.1.2. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành quy chế, nội quy của trường
Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động cũng như