8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3.2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Hànhchính
2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác
Việc tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được xác định là nhiệm vụ quan trọng của VP. VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, các ban trong trường để thực hiện những nội dung mà Ban Giám hiệu nhà trường giao phó. Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình
được xây dựng theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một năm, sau một tháng….
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa học nói chung và của cơ quan nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp công việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Ban Giám hiệu nhà trường điều hành hoạt động được thống nhất tránh được sự chồng chéo của công việc. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các cán bộ, CC, VC trong Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định chủ động công việc biết làm việc gì trước, việc gì sau, ưu tiên cho công việc trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của phòng phải dựa vào các căn cứ như:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động củaPhòng Hành chính- Tổng hợp của nhà trường
- Căn cứ vào chủ trương giáo dục của Nước nhà.
- Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường cùng với lãnh đạo phòng HC-TH.
- Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc;
- Căn cứ vào nguồn nhân lực đang có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình công tác.
Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các đơn vị cá nhân phụ trách của các phòng, ban trong Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đăng ký công tác cho Văn thư nhà trường, Văn thư tổng hợp thành chương trình công
tác chung cho toàn trường. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị cá nhân hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp phê duyệt, sau đó viết ở bảng tin nhà trường và gửi đến các phòng, ban khác trong trường biết để thực hiện.
Chương trình công tác năm sau của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.
Các chương trình, kế hoạch công tác đã được Văn phòng trường tham mưu xây dựng đảm bảo đúng nguyên tắc; nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn giáo dục của địa phương; trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền trách nhiệm tập thể và cá nhân theo quy chế làm việc của nhà trường. Chất lượng tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được đánh giá ngày càng tốt có 73,2% số người được hỏi nhận xét ở mức “tốt”, 22,5% nhận xét ở mức “khá”; chỉ có 1,9% đánh giá ở mức “trung bình”; 0,3% cho rằng ở mức “kém”.
* Đánh giá ưu điểm, hạn chế
+ Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các đơn vị
và cá nhân phụ trách từng phòng, ban của trường thì ý kiến tổng hợp được chính xác phù hợp với nhu cầu của cácđơn vị, cá nhân.
Tổng hợp, trình Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp quyết định điều chỉnh, bổ sung vào chương trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hành của phòng.
Việc soạn thảo xây dựng nội dung văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo, đảm bảo đúng thời hạn.
trình, kế hoạch công tác của Phòng Hành chính- Tổng hợp được đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị, phòng ban trong trường được giao nhiệm vụ. Hơn nữa, đây là cơ sở có thể tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của các phòng ban, khoa tổ trực thuộc của trường.
+ Hạn chế: Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản
ánh đúng thực tế hoạt động của nhà trường do những đặc thù và khó khăn riêng của đơn vị, cá nhân phụ trách từng phòng, ban khác nhau. Chính vì thế, chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc, theo khuôn mẫu chưa thực sự phù hợp với điều kiện thực tế, có thể phù hợp vs đơn vị, cá nhân này nhưng lại không phù hợp với đơn vị, cá nhân khác.
Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ thuộc vào ý thức tự giác của con người, dễ dẫn đến ỉ lại.
Vì vậy, việc thực hiện chương trình công tác không thể trách khỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề Ban Giám hiệu và lãnh đạo Phòng Hành chính- Tổng hợp đang tích cực xem xét và đưa ra những chính sách thích hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của VP trường hơn nữa.
2.3.1.2. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành quy chế, nội quy của trường
Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động cũng như phục vụ công tác giảng dạy của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. Nhờ có các nội quy, quy chế cán bộ, công chức, viên chức cũng như học sinh, sinh viên làm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình. Ban Giám hiệu có cơ sở để kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác hơn.
Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tham mưu cho lãnh đạo nhà trường ban hành nhiều nội
quy, quy chế bao gồm: Quy chế văn hóa công sở, Nội quy trường học; Nội quy phòng cháy chữa cháy, Nội quy sử dụng xe công, Nội quy lớp học, Nội quy sử dụng các trang thiết bị nhà trường...
Các nội quy, quy chế sau khi ban hành đã góp phần giúp hoạt động của trường đi vào nề nếp, giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ tốt hơn, giúp HS, SV thực hiện nghiêm túc đầy đủ.
Để tham mưu, ban hành được các quy chế phù hợp Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tổng hợp những ý kiến, đề xuất của các cán bộ, công chức, viên chức nhà trường sau đó trình lãnh đạo xem xét. Căn cứ vào mức độ phù hợp, điều kiện khách quan của trường, Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng sẽ đưa ra kết luận chung nhất.
Trước khi trình lãnh đạo ký, Phòng Hành chính- Tổng hợp luôn xây dựng bản thảo, tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp sau đó sửa đổi và bổ sung trước khi trình. Điều này cho thấy, Phòng Hành chính- tổng hợp luôn chú trọng đến tính chính xác, cẩn thận trong công tác này.
Quy trình xây dựng nội quy, quy chế:
- Bước 1: Thu thập thông tin: Từ các VB Quy phạm pháp luật, các VB của Chính phủ, các Bộ ngành liên quan và từ thực tế cơ quan.
- Bước 2. Xử lý thông tin: Dự thảo nội quy, quy chế - Bước 3. Lấy ý kiến đóng góp
- Bước 4. Hoàn thiện, trình lãnh đạo ký
- Bước 5. Tổ chức thực hiện nội quy, quy chế
Sau khi ban hành, Phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm giám sát thực hiện quy trình thực hiện, nếu phát hiện sai phạm sẽ tiến hành kỷ luật theo quy định.
Việc ban hành nội quy, quy chế góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng như của toàn thể học sinh, sinh viên từ đó nâng cao chất lượng công tác giảng dạy và làm việc tại trường.
Hơn thế nữa còn tạo ra nét văn hóa riêng của trường sư phạm mà không cơ quan nào có được. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động của trường đã giúp Phòng Hành chính- Tổng hợp khẳng định sự đa dạng trong tầm nhìn cũng như chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong hoạt động chung của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
2.3.2.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Văn thư
Công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của Nước nhà nói chung cũng như chiều dài lịch sử hình thành của từng cơ quan nói riêng. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; là bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà vị trí văn thư sẽ mất đi vai trò bởi trong mỗi cơ quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.Công tác văn thư được làm tốt sẽ khiến công việc của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, đem lại hiệu quả cũng như chất lượng.
Chính vì thế, có thể nói công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
a, Tham mưu, tổng hợp trong công tác quản lý về Văn thư, Lưu trữ
Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tham mưu với lãnh đạo trường ban hành các VB về VT, LT của trường:
- Quyết định số 162/QĐ- CĐSP ngày 12/11/2014 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy định soạn thảo văn bản quản lý của trường.
- Quyết định số 206/QĐ- CĐSP ngày 25/6/2015 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của trường.
Để công tác văn thư được hoạt động thống nhất, xuyên suốt, cần phải tổ chức đội ngũ cán bộ có chuyên môn, phù hợp với các nội dung công việc. Hiện tại phòng Hành chính- Tổng hợp có 2 cán bộ văn thư. Cán bộ được phân công trách nhiệm, công việc cụ thể, có thể là thực hiện theo cá nhân hoặc phối hợp thực hiện.
* Nội dung công tác văn thư bao gồm :
- Xây dựng văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
b, Tham mưu, tổng hợp trong công tác soạn thảo văn bản
Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ các cơ quan, đơn vị hay cá nhân này cho các cơ quan, đơn vị hay cá nhân khác bằng ngôn ngữ hoặc bằng ký hiệu nhất định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, đơn vị thì công tác soạn thảo văn bản là rất quan trọng không thể thiếu, mang tính chất quyết định tới chất lượng quản lý của Nhà nước ở mỗi cơ quan.
trưởng, có chức năng giúp Hiệu trưởng trong việc tổ chức và ban hành các VB của trường. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành VB mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại VB; văn phong và quy trình ban hành VB là hết sức quan trọng và cần thiết.
Và để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản cán bộ văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Tùy từng trường hợp cụ thể mà cán bộ văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong Phòng Hành chính- Tổng hợp thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong trường được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Phòng Hành chính- Tổng hợp đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
-Về thẩm quyền ban hành văn bản, Phòng Hành chính- Tổng hợp ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
- Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Xác định đúng, chính xác về các văn bản hành chính được nhà nước quy định ban hành cả về hình thức và nội dung, từ đó có phương pháp soạn thảo văn bản đúng theo quy định hiện hành. Văn bản được áp dụng đúng theo
quy định của nhà nước về kỹ thuật trình bày văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Ở Phòng Hành chính- Tổng hợp nói riêng và trường CĐSP Nam Định nói chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được khái quát như sau:
- Tùy thuộc vào tính chất, tầm quan trọng, nội dung công việc mỗi cá nhân mà lãnh đạo chỉ định một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo văn bản. Khi đó đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo sẽ xác định tên loại văn bản để diễn đạt ngôn ngữ trong nội dung.
- Thu thập thông tin, nội dung, tài liệu có liên quan và cần thiết phục vụ cho việc soạn thảo.
- Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.
- Chuyển bản thảo cho lãnh đạo (Phó trưởng phòng, Trưởng phòng) duyệt nội dung, hình thức. Sau khi duyệt xong, có chỗ sai, đơn vị hoặc cá nhân sửa rồi chuyển tiếp cho lãnh đạo duyệt tiếp cho tới khi lãnh đạo đồng ý