8. Cấu trúc của đề tài
2.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan(PHỤ LỤC
LỤC 13)
Trong quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall có nét riêng khi soạn thảo một số loại văn bản gồm “Hợp đồng cung ứng dịch vụ” sẽ khác với các văn bản hành chính. Cụ thể như sau:
2.3.4.1.Quy trình soạn thảo “Hợp đồng cung ứng dịch vụ”
Đối với công ty, việc soạn thảo “Hợp đồng cung ứng dịch vụ” được tiến hành gồm 06 bước như sau:
Bước 1: Bộ phận Văn phòng tiếp nhận thông tin đối tác, khách hàng từ Giám đốc.
Bước 2: Sau khi có thông tin từ Giám đốc, Bộ phận Văn phòng sẽ thu thập thêm các thông tin cơ bản về đối tác, khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, fax, số tài khoản,… các thông tin về nội dung của Hợp đồng: chương trình, thời gian, mức giá, số lượng… Tiếp đó, các thông tin này sẽ được xử lý thành các nhóm, các thông tin quan trọng cần đáng lưu ý để chuẩn bị tiến hành soạn thảo nội dung hợp đồng.
Bước 3: Soạn thảo nội dung Hợp đồng
Sau khi các thông tin về đối tác, khách hàng đã được xử lý từ bước trên, Bộ phận tiến hành soạn thảo nội dung hợp đồng.
Bước 4: Trình duyệt Giám đốc
Bản thảo Hợp đồng được Văn phòng trình lên Giám đốc xem lại nội dung và tiến hành in ấn văn bản và tiến hành ban hành.
Sau khi Giám đốc xem xét nếu văn bản chưa đạt yêu cầu, văn bản sẽ được trả lại Bộ phận văn phòng chỉnh sửa lại.
Bước 5. In ấn, nhân bản
Sau khi bản thảo Hợp đồng được duyệt về nội dung, văn bản tiến hành in ấn, nhân bản theo số lượng yêu cầu của công việc.
Bước 6. Hoàn thiện văn bản và chuyển đến đối tác
Sau khi in ấn đầy đủ số lượng yêu cầu, văn bản được trình lên Giám đốc ký rồi chuyển về cho Văn phòng đóng dấu và chuyển tới đối tác.
2.3.4.2.Quy trình soạn thảo các văn bản hành chính thông thường(PHỤ LỤC 14)
Bước 1.Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo từ Giám đốc và xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc giao cho Bộ phận Văn phòng của công ty chịu trách nhiệm soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Sau đó, Văn phòng xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Xác định mục đích ban hành văn bản, trước hết cần xác định rõ văn
bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Xác định giới hạn của văn bản là xác định phạm vi các vấn đề cần nêu
ở văn bản. Cụ thể là phải làm rõ nội dung văn bản dự định ban hành sẽ đề cập đến những vấn đề gì, mức độ đến đâu, trọng tâm đặt ở vấn đề nào.
Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản tức là cần xác định
xem những cơ quan và cá nhân nào có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện. Nói cách khác là cần làm rõ văn bản sẽ được phổ biến đến đối tượng nào, cơ quan hoặc người có trách nhiệm giải quyết là cấp trên, hay cấp dưới, trong cùng hệ thống hay khác hệ thống.
Bước 2. Chọn tên loại văn bản
Sau khi xác định mục đích, giới hạn, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản, nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành chọn tên loại văn bản (Quyết định, Báo cáo...). Việc chọn tên loại văn bản không chỉ được nhân viên căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban
hành mà còn căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản của công ty và đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản đó là ai.
Bước 3. Thu thập và xử lý thông tin
Trong quá trình soạn thảo văn bản của công ty, thu thập và xử lý thông tin có liên quan là một khâu quan trọng. Nhân viên soạn thảo văn bản tại công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bước này và tiến hành thu thập hai loại thông tin, đó là:
Thông tin pháp lý là các thông tin dùng làm căn cứ pháp lý cho những
vấn đề được đề cập trong văn bản, bảo đảm cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp với luật pháp hiện hành, các quy định của nhà nước và các quy định của công ty.
Thông tin thực tếlà thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan
đến văn bản soạn thảo.
Các nguồn thông tin thu được nhân viên văn phòng công ty tiến hành xử lý: phân tích, đánh giá để lựa chọn thông tin cần thiết và xát thực; xác minh thông tin; loại bỏ thông tin không liên quan, tổng hợp tin...
Bước 4. Viết bản thảo
Dựa vào các thông tin đã thu thập và xử lý ở bước trên, nhân viên văn phòng của công ty tiến hành soạn thảo bản thảo văn bản. Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những văn bản có nội dung phức tạp, liên quan đến nhiều đối tượng trong công ty. Nhân viên văn phòng đã tiến hành xin ý kiến từ cấp trên và thu thập ý kiến từ các đối tượng có liên quan để tiếp tục nghiên cứu, tổng hợp ý kiến và hoàn thành bản thảo văn bản.
Bước 5. Duyệt bản thảo
Duyệt nội dung bản thảo
Tại công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall sau khi bản thảo văn bản được nhân viên văn phòng soạn thảo, bản thảo văn bản sẽ được nhân viên tiến hành gửi cho Giám đốc duyệt về nội dung văn bản.
Trong các trường hợp nội dung chính của bản thảo có liên quan đến đơn vị chuyên môn khác trong công ty, bản thảo văn bản sẽ được chuyển đến đơn vị đó xem xét về nội dung. Nếu bản thảo được đơn vị chuyên môn duyệt về nội dung, bản thảo văn bản sẽ được tiến hành chuyển cho Giám đốc xem xét và phê duyệt lần cuối.
Duyệt về thể thức văn bản
Trên thực tế tại công ty, trong quá trình soạn thảo bản thảo văn bản, nhân viên sẽ tiến hành đồng thời việc trình bày thể thức văn bản, cho nên tại bước này, việc duyệt thể thức văn bản sẽ do nhân viện soạn thảo đảm nhiệm và chỉ cần trình bản thảo lên Giám đốc xem xét nhanh về kỹ thuật trình bày. Nếu kỹ thuật trình bày có vấn đề, nhân viên soạn thảo sẽ thảo lại theo yêu cầu của Giám đốc.
Sau khi bản thảo đã được duyệt về mặt nội dung và thể thức thì sẽ được Giám đốc công ty để ký và ban hành. Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm về nội dung mà mình đã ký. Người duyệt bản thảo ấn định số lượng văn bản cần đánh máy và in ấn.
Bước 6. Nhân bản văn bản
Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì nhân bản để chuẩn bị ban hành.
Công ty đã sử dụng 100% máy tính và máy in, sử dụng giấy tốt, góp phần nâng cao hiệu suất công tác và chất lượng văn bản phục vụ công tác đánh máy, nhân bản văn bản.
Bước 7. Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi văn bản đã được nhân bản, nhân viên soạn thảo kiểm tra lại bản xem có sai sót gì không, để kịp thời sửa chữa, tiếp đó làm thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức, như trình ký văn bản, đóng dấu cơ quan... Những công việc này, được bộ phận Văn phòng của cơ quan tiến hành thực hiện.