8. Cấu trúc của đề tài
3.1.2. Đối với Bộ phận Văn phòng
Để có thể nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall, thì bộ phận văn phòng sẽ đóng vai trò quan trọng nhất bởi vì bộ phận này chính là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, trực tiếp tổ chức thực hiện.
a) Hoàn thiện về số lượng đội ngũ nhân sự văn phòng thông qua tuyển
dụng
Hiện nay, bộ phận văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm về công tác quản lý văn bản, trong đó có soạn thảo văn bản là nhiệm vụ chính và quan trọng.Bên cạnh đó, bộ phận này còn đảm nhận các công tác quản lý tài sản, quản lý thông tin của công ty nhưng số lượng nhân viên của công ty chỉ là 01 người.Điều này không đảm bảo cho việc hoàn thiện các công tác quản lý và các nhiệm vụ trên.
Cho nên, giải pháp đầu tiên đó là hoàn thiện đội ngũ nhân sự văn phòng của công ty. Trong giải pháp này, việc đầu tiên công ty cần thực hiện đó là hoàn thiện bổ sung nhân sự văn phòng hay chính là tuyển dụng, tuyển chọn nhân sự. Văn phòng có nhiệm vụ quản lý, thực hiện 03 mảng công việc chính là quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý thông tin, do đó, công ty cần từ 02 đến 03 người đảm nhiệm công tác này. Điều này sẽ đảm bảo cho các nhiệm vụ không chỉ thực hiện tốt hơn, các nhân viên có thể phát huy tốt công việc của mình đồng thời cũng là điều kiện tạo nên mối quan hệ phối hợp hoàn thiện công việc một cách dễ dàng hơn, thuận lợi hơn.Khi có nhân viên chuyên
đảm nhận công tác soạn thảo văn bản thì văn bản của công ty không chỉ đáp ứng được các yêu cầu soạn thảo mà còn đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý văn bản toàn công ty. Từ thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản đến quy trình soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản sẽ được thống nhất rõ ràng từ bộ phận văn phòng đến các đơn vị trong công ty.
Nếu muốn công tác soạn thảo văn bản của công ty hoàn thiện hơn, chất lượng văn bản ban hành tốt hơn thì tuyển dụng bổ sung số lượng nhân sự là điều kiện cần thiết nhưng quan trọng hơn là trong giải pháp này phải đảm bảo không chỉ đủ về lượng mà còn đủ về chất. Nghĩa là tuyển dụng phải đảm bảo tuyển chọn được người tốt nhất, nhân sự văn phòng tốt nhất. Do đó, trong quá trình thực hiện biện pháp này yêu cầu cần đáp ứng ở đây là xây dựng được bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc. Bên cạnh đó, trong quá trình tuyển dụng bổ sung nhân sự, bộ phận văn phòng sẽ là đơn vị tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển chọn để đánh giá đúng nhất nhân sự ứng tuyển.
Như vậy, để hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, công ty cần hoàn thiện đội ngũ nhân sự của bộ phận văn phòng. Ở đây chính là tuyển dụng, tuyển chọn nhân sự, trong quá trình này công ty không chỉ tuyển chọn về số lượng và chất lượng mà còn phải đảm bảo các yêu cầu tuyển dụng, trong đó bộ phận văn phòng sẽ đơn vị đóng vai trò quan trọng khi tuyển chọn.
b)Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự văn
phòng
Nâng cao tính chủ động, tích cực của bộ phận Văn phòng
Văn phòng của công ty chưa thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, khi chưa tham mưu cho Ban lãnh đạo cho lãnh đạo ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác quản lý văn bản, chưa xây dựng một quy trình soạn thảo văn bản.Cho nên, ở đây, văn phòng công ty cần tự hoàn thiện nâng cao tính chủ động, hoàn thiện chức năng của mình.
phận Văn phòng soạn thảo, do vậy, yêu cầu đòi hỏi về chuyên môn nghiệp vụ là bắt buộc. Chuyên môn nghiệp vụ tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động soạn thảo đúng các yêu cầu nhưng trên thực tế, bộ phận văn phòng còn yếu về chuyên môn nghiệp vụ.Nhiều văn bản trên thực tế còn các lỗi sai về trình bày thể thức và kỹ thuật soạn thảo. Do vậy, bộ phận văn phòng cần tìm hiểu các văn bản quản lý của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để hoàn thiện về chuyên môn nghiệp vụ.
Như vậy, để có thể hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ điều đầu tiên là văn phòng phải tự chủ động cải thiện chính chuyên môn nghiệp vụ, chức năng của chính bộ phận này.
Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự văn phòng
Để có thể hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ tốt hơn, cải thiện nhanh hơn, đảm bảo các yêu cầu khách quan về công tác soạn thảo văn bản, thì Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall cần tổ chức đào tạo bồi dưỡng về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
Hình thức đào tạo bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự văn phòng phù hợp với công ty là: Cử nhân viên đi học tại lớp các đào tạo ngắn hạn. Đây là giải pháp hữu hiệu, giúp cho nhân viên nắm bắt được những kiến thức mới nhất, những văn bản quản lý mới nhất về công tác soạn thảo văn bản. Qua đào tạo giúp cho nhân viên của công ty cải thiện nhanh chóng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên đồng thời nhân viên vừa học vừa làm việc tại công ty sẽ giúp cho nhân viên nhận ra được những hạn chế còn tồn tại trong công tác này của công ty, từ đó việc nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản sẽ được hoàn thiện nhanh hơn, tốt hơn.