8. Cấu trúc của đề tài
3.1.1. Đối với Ban lãnh đạo công ty
Lãnh đạo là đầu não của công ty, quyết định đến mọi hoạt động của công ty, sự thành bại của công ty người lãnh đạo đều đóng vai trò rất quan trọng.Mọi hoạt động quản lý của công ty từ cấp trên xuống cấp dưới đều thông qua văn bản, vì vậy văn bản là phương tiện truyền tải thông tin rất quan trọng. Ban lãnh đạo công ty muốn có những quyết định quản lý đúng đắn, muốn điều hành, chỉ đạo, phối hợp các đơn vị bộ phận công ty cần có những văn bản chính xác về nội dung thông tin, ngắn ngọn rõ ràng và dễ hiểu. Do vậy, để có thể hoàn thiện và nâng cao công tác soạn thảo văn bản thì phải giải pháp đầu tiên phải bắt đầu là từ người lãnh đạo.
Nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo công ty về công tác soạn thảo
và ban hành văn bản
Ban lãnh đạo Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall - người đứng đầu ở đây là Chủ tịch Hội đồng Quản, tiếp theo là Giám đốc công ty người trực tiếp điều hành hoạt động thường xuyên của công ty cần quan tâm thực sự đến công tác soạn thảo văn bản. Công tác này chính là quá trình cụ thể hóa thông tin quản lý thành văn bản, mọi chỉ đạo, điều hành, quản lý sẽ được thể hiện trên văn bản.
Ban lãnh đạo công ty cần cải thiện công tác soạn thảo văn bản bằng việc bắt đầu bằng việc nghiên cứu tìm hiểu các văn bản quản lý nhà nước hướng dẫn thực hiện công tác này. Đây chính là căn cứ quan trọng để Ban lãnh đạo công ty có thể hoàn thiện từ đội ngũ nhân sự cho đến quản lý quy trình công
tác văn thư đảm bảo sự thống nhất trong công tác soạn thảo văn bản trong toàn công ty.
Đẩy mạnh công tác chỉ đạo xây dựng, ban hành các văn bản quản lý
của công ty về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Ban lãnh đạo công ty cần chỉ đạo các đơn vị bộ phận, đặc biệt là Bộ phận Văn phòng của công ty tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý của công ty. Văn bản quản lý của công ty là cơ sở để điều hành quản lý, là cơ sở cho để nhân viên công ty thực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy trình đảm bảo hiệu quả công việc. Trong công tác soạn thảo văn bản, các văn bản quản lý chính là nguồn văn bản quản lý nhà nước về công tác này, các văn bản cu thể hóa văn bản quản lý nhà nước của công ty để áp dụng phù hợp của công ty cụ thể đó quy chế văn thư - lưu trữ của công ty.
Xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty và bộ máy văn
phòng
Công ty mới đi vào hoạt động cho nên cơ cấu tổ chức chưa được hoàn thiện, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận chưa hoàn chỉnh và đặc biệt là bộ máy văn phòng còn quá đơn giản nhưng số lượng công việc nhiều. Điều này làm ảnh hưởng đến quy trình soạn thảo văn bản, khi chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận chưa rõ ràng, dẫn đến việc xem xét, duyệt nội dung văn bản có thể sai, nhầm lẫn về thẩm quyền giữa các đơn vị, bộ phận trong công ty.
Xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty và bộ máy văn phòng là yêu cầu quan trọng, là tiền đề để có thể bổ sung đội ngũ nhân sự văn phòng để đảm nhiệm công tác soạn thảo văn bản. Muốn soạn thảo văn bản có chất lượng thì không chỉ cần đủ người mà còn cần có chất lượng nhân sự. Bởi công tác soạn thảo văn bản không độc lập mà còn có mối quan hệ liên quan đến các công tác khác như công tác văn thư lưu trữ, hơn nữa, thực hiện công tác này tốt sẽ điều kiện để thực hiện các công tác khác một cách dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Hiện nay, số lượng bộ phận văn phòng chỉ là 01 người, số
lượng này không đảm bảo cho việc thực hiện tốt công tác soạn thảo.
Vì vậy, Ban lãnh đạo công ty cần nhanh chóng hoàn thiện cơ cấu bộ máy hoạt động của công ty, và đội ngũ nhân sự để bổ sung, hoàn thiện bộ phận văn phòng, chỉ khi hoàn thiện bộ phận này, mới có thể hoàn thiện, nâng cao chất lượng của công tác.