8. Cấu trúc của đề tài
3.5.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng
Phần mềm được coi là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp cơ quan soạn thảo và ban hành văn bản theo tiêu chuẩn mà không mất nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa.
Phần mềm chuyền nhận văn bản đi, văn bản đến, phần mềm truyền nhận văn bản đi và truyền nhận văn bản đến là một trong những phần mềm rất quan trọng.Giúp công ty có thể tiếp nhận cũng như huyển các văn bản đến các một cách nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.
Về phần mềm quản lí văn bản đi và văn bản đến : cán bộ văn thư là người có trách nhiệm thực hiện. Sau khi văn bản được đăng kí vào sổ và phát hành, CBVT sẽ trực tiếp đăng kí văn bản đi bằng phần mềm để làm tại liệu tiện cho việc tra cứu sau này.
Về phần mềm quản lí văn bản đi và văn bản đến: các văn bản sau khi đăng kí và được ý kiến phê duyệt của cấp trên. Cán bộ văn thư tiếp tục chuyển các văn bản qua phần mềm đến các đơn vị có tên trong ý kiến chỉ đạo cũng như nơi nhận của văn bản, để các đơn vị, tổ chức kịp thời nắm bắt và thực hiện kịp thời.
PHẦN KẾT LUẬN
Văn bản và công tác soạn thảo văn bản rất quan trọng trong hoạt động quản lý không chỉ ở nhà nước mà tại các cơ quan doanh nghiệp. Hầu hết mọi hoạt động quản lý đều liên quan đến giấy tờ văn bản, chất lượng hoạt động quản lý, ra quyết định của lãnh đạo, người đứng đầu cơ quan đều liên quan đến hoạt động soạn thảo văn bản.
Hoạt động soạn thảo văn bản là một công tác vô cùng quan trọng và có ý nghĩa lớn. Một khi văn bản đã được ban hành, văn bản đó không chỉ tác động đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến đến tất cả các thành viên, đối tác của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, không phải cơ quan tổ chức doanh nghiệp nào cũng quan tâm và đầu tư vào công tác soạn thảo văn bản.Vì vậy việc nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là cần thiết và quan trọng.
Thông qua quá trình làm việc cũng là thời gian nghiên cứu đề tài, tôi nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall còn tồn tại nhiều khó khăn, hạn chết cần khắc phục mà nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ nhân sự của công ty từ Ban lãnh đạo cho đến bộ phận Văn phòng. Do đó, đề tài “Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall” đã trình bày thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty dựa trên những cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản. Từ thực trạng đó đề tài đã chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất một số giải pháp để công ty có thể dần hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Trong quá trình làm vuệc và tìm hiểu, do năng lực bản thân còn hạn chế, nên đề tài của tôi còn nhiều thiếu sót cần khắc phục, rất mong sự đóng góp của thầy cô và các bạn đọc đề có thể hoàn thiện đề tài báo cáo và góp phần hoàn thiện hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của công ty nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn Hoàng Anh, TS. Võ
Trí Hào (đồng chủ biên) (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học
Quốc Gia, Hà Nội.
2. TS. Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà
nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: Đã đề cấp những kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản tại Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
3. PSG. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác
văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội:Đã đề cập đến vấn đề những lý luận chung về soạn thảo văn bản tại: Chương VI: Những vấn đề chung về soạn thảo văn bản.
4. Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn bản và công việc văn
phòng, NXB Thanh Hóa: Đã đi sâu vào việc thao tác xử lý văn bản trên phầm soạn thảo văn bản tại Chương II: Xử lý đoạn text.
5. Học viện hành chính Quốc gia (2013), “Giáo trình kỹ thuật xây dựng
và ban hành văn bản”, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.
6. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; 7. http://doc.edu.vn/tai-lieu/khoa-luan-quy-trinh-xay-dung-va-ban-hanh- van-ban-quan-ly-nha-nuoc-cua-bo-giao-duc-va-dao-tao-38044/
8. http://daotaomof.vn/bvct/chi-tiet/247/ky-thuat-soan-thao-van-ban- hanh-chinh.html
PHẦN PHỤ LỤC
1. Sơ đồ cơ câu tổ chức của Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall; 2. Khổ giấy, định lề trang văn bản;
3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; 4. Thành phần quốc hiệu
5. Số văn bản 6. Kí hiệu văn bản
7. Địa danh, ngày tháng năm
8. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. 9. Cỡ chữ của văn bản;
10. Quyền hạn, chức vụ, họ tên người kí văn bản; 11. Dấu của cơ quan tổ chức;
12. Nơi nhận văn bản; 13. Hợp đồng dịch vụ
Phụ lục số 1
Sơ đồ cơ câu tổ chức của Công ty
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN VĂN PHÒNG BỘ PHẬN KINH DOANH
Phụ lục số 14
Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường của Công ty
Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản
Thu thập và xử lý thông tin
Viết bản thảo
Duyệt bản thảo
Nhân bản văn bản
Hoàn thiện văn bản để ban hành Chọn thể loại văn bản