8. Cấu trúc của đề tài
2.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản(PHỤ LỤC 2)
Nhìn chung, các văn bản tại Công ty gồm 09 thành phần thể thức văn bản bao gồm:
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu văn bản
4. Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản
5. Tên loại, trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung văn bản
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8. Dấu cơ quan
9. Nơi nhận
Tuy nhiên, một số văn bản của Công ty đặc biệt là thiếu thành phần thể thức “Tên cơ quan ban hành văn bản”, “Địa danh và ngày, tháng, năm văn bản” và sai kỹ thuật trình bày văn bản.
Bên cạnh đó thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản tại Công ty nhìn chung chưa được thực hiện theo quy định về thể thức văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ nên việc trình bày chưa thống nhất giữa các văn bản, cụ thể như sau:
a)Khổ giấy, định lề trang văn bản (PHỤ LỤC 3)
Khổ giấy
Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), tuy nhiên, trên thực tế các văn bản của công ty được nhân viên soạn thảo trình bày khổ giấy “Letter”, sai so với quy định.
Định lề trang văn bản
Việc định lề văn bản được tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall chưa được thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, cụ thể hầu hết các văn bản được định lề như sau:
Lề trên văn bản được trình bày cách mép trên là 25,4 mm;
Lề dưới văn bản được trình bày cách mép dưới từ 25,4 mm;
Lề trái văn bản được trình bày cách mép trái từ 25,4 mm;
Lề phải văn bản được trình bày cách mép phải từ 25,4 mm.
b)Thành phần Quốc hiệu(PHỤ LỤC 4 )
Vị trí, nội dung và cách thức trình bày Quốc hiệu trong văn bản tại Công ty chưa chính xác về kỹ thuật trình bày so với Thông tư 01/2011/TT-BNV, cụ thể:
Thành phần Quốc hiệu gồm hai dòng:
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”,
được nhân viên công ty trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng chữ
in thường, kiểu chữ đứng, đậm và chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa
các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có ký hiệu “***” hay “---o0o---
”hoặc dùng lệnh “Underline” trong phần mềm Microsoft Office 2007 và Microsoft Office 2010.
chữ, như 12 - 12, 13 -13, 14 - 14, cụ thể như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
***
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Kỹ thuật trình bày của nhân viên công ty là sai so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
c) Thành phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản được nhân viên soạn thảo đặt đúng vị trí quy định: ở góc trái, trên cùng của trang đầu văn bản nhưng phía dưới một số văn bản có đường kẻ ngang nét liền, một số văn bản không trình bày đường kẻ ngang nét liền kéo dài đến độ dài dòng chữ; cỡ chữ văn bản trình bày không thống nhất, có văn bản cỡ chữ 12, có văn bản cỡ chữ 14, cụ thể như sau: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL d)Số, ký hiệu văn bản Số văn bản
Trong quá trình thực tập tại Công ty, số văn bản của Công ty không được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Số văn bản của công ty không phải là số thứ tự đăng ký văn bản do công ty ban hành, không
đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm mà được đánh theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Đặc biệt, khi soạn thảo văn bản, cán bộ soạn thảo thường kiêm nhiệm luôn việc ghi ngày tháng và số kí hiệu văn bản dẫn đến việc quản lí, vào sổ văn bản gặp nhiều khó khăn, sai sót nhiều, văn bản bị trùng lặp số kí hiệu. Không theo hệ thống văn bản cũng như không đảm bảo được tính khoa học trong quá trình quản lí.
Ví dụ:(PHỤ LỤC 5 )
SAI ĐÚNG
Số: 100-2017/TB-FW Số: /TB-FW
Ký hiệu văn bản
Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản do đó, khi soạn thảo và trình bày nhân viên soạn thảo theo tên viết tắt của văn bản, ví dụ như báo cáo, quyết định, thông báo được thực hiện như sau:
Số: 17/BC-FW Số: 25/TB-FW
Tuy nhiên, đối với công văn, cán bộ soạn thảo vẫn trình bày có tên loại. Kỹ thuật trình bày này sai so với hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV, theo đúng quy định thì công văn của công ty phải được trình bày như
sau:(PHỤC LỤC 6)
SAI ĐÚNG
Số: 12/CV-FW Số: 12/FW
Bên cạnh đó, số văn bản của công ty được soạn thảo sẵn và cỡ chữ của số ký hiệu văn bản không được trình bày đúng, cỡ chữ chủ yếu là 12, chưa chính xác so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
e) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản(PHỤ LỤC 7)
ghi trên văn bản là Hà Nội.
Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản được trình bày bằng kiểu chữ nghiêng, chữ in thường, cùng dòng với số, ký hiệu văn bản nhưng cỡ chữ được trình bày trên các văn bản của công ty là 13, cụ thể:
Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2016
Trong một số văn bản của công ty, địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản không được soạn thảo, hầu hết các văn bản đều được soạn thảo sẵn ngày tháng năm, điều này là sai so với quy định của Thông tư số 01/2011/TT- BNV.
SAI ĐÚNG
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2017 Hà Nội, ngày tháng năm 2017
f) Tên loại và trích yếu nội dung(PHỤ LỤC 8)
Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa; trích yếu nội dung trình bày ngay dưới tên loại văn bản, canh giữa, cỡ chữ 14, chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, bên dưới không có đường kẻ ngang, nét liền, ví dụ:
SAI ĐÚNG
KẾ HOẠCH
ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN BIGC VĨNH PHÚC
KẾ HOẠCH
Về việc đào tạo nhân viên BigC Vĩnh Phúc
Như vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản, nhân viên soạn thảo của công ty đã trình bày sai hai điểm là trích yếu nội dung được trình bày chữ in hoa và bên dưới không có đường kẻ ngang, nét liền; theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV kiểu chữ phải được trình bày bằng chữ in thường và có
đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng , độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
Với công văn được ban hành tại công ty trích yếu nội dung được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa dưới và ký hiệu văn bản.Ví dụ:
Số: /CV-FW V/v tăng phí dịch vụ
Một số công văn của công ty, trích yếu nội dung được trình bày bằng chữ in nghiêng, cỡ chữ 13 sai so với kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV như sau: (PHỤ LỤC)
Số: /CV-HS
V/v điều động nhân sự
g)Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được ban hành tại công ty được thực hiện theo bố cục phù hợp và phương pháp soạn thảo thích hợp với từng loại văn bản.
Tùy vào từng thể loại và nội dung, các văn bản tại công ty có bố cục có thể có phần căn cứ pháp lý ban hành, phần mở đầu và có thể theo bố cục: phần, chương, mục, điểm khoản, điểm hoặc chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Tuy nhiên, cỡ chữ văn bản trình bày chưa chính xác theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV, có văn bản dùng cỡ chữ 12(PHỤC LỤC 9)
h)Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ trong các văn bản tại công ty chủ yếu là cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Đối với họ tên người có thẩm quyền ký văn bản không soạn thảo sẵn trên văn bản mà thay vào đó, khi đóng dấu văn bản, nhân viên đóng dấu chức danh
để thay cho việc đánh máy sẵn. Rất ít văn bản ban hành tại công ty có họ tên người có thẩm quyền được soạn thảo và in trên văn bản. (trừ những văn bản do các trưởng phòng kí)
Về quyền hạn kí văn bản tại Fire Wall thực hiện chưa đúngquy định, không đúng quyền hạn, chức vụ của mình.
Đối với những văn bản Phó Giám đốc kí thay Giám đốc nhưng cán bộ soạn thảo không ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt). Đặc biệt không ghi chức
danh, cụ thể: (PHỤ LỤC 10) SAI ĐÚNG CÔNG TY CPDV BẢO VỆ FIRE WALL TM. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
Trường hợp ký thay, cán bộ soạn thảo của công ty không ghi ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu hội đồng quản trị, ví dụ: SAI ĐÚNG CÔNG TY CPDV BẢO VỆ FIRE WALL KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
i) Dấu của cơ quan tổ chức (PHỤ LỤC 11)
Việc đóng dấu trên văn bản thực hiện không theo các quy định về công tác văn thư, một số văn bản việc đóng dấu còn lệch, nhòe, không đúng theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/NĐ-CP ngày 28 tahsng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.
Đối với thành phần thể thức này, việc soạn thảo chủ yếu sai về cỡ chữ, kiểu chữ cụm từ “Nơi nhận”, và tên nơi nhận văn bản; có văn bản từ nơi nhận được trình bày kiểu chữ 14, dùng lệnh Underline để gạch chân phần nơi nhận. Tên cơ quan nhận văn bản lại trình kiểu chữ nghiêng, chữ in thường, ví dụ như sau: SAI ĐÚNG Nơi nhận: -Như trên; -Lưu: VT. Nơi nhận: -Như trên; -Lưu:VT.
Đối với công văn công ty, nơi nhận văn bản gồm hai phần:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân trực tiếp giải quyết công việc, ví dụ:
Kính gửi: Ban Giám đốc Siêu Thị BigC The Garden
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như kính gửi”, tiếp theo là tên cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.Ở đây, việc soạn thảo văn bản tại thành phần thể thức này của công ty có thêm một lỗi sai là phía dưới từ “Nơi nhận” phải là từ “Như trên” không phải là từ “Như kính gửi”, cụ thể như sau:
SAI ĐÚNG Nơi nhận: -Như kính gửi; -Lưu:VT. Nơi nhận: -Như trên; -Lưu:VT.