PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH MTV Rồng Việt
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ, cơ cấu tổ chức cơng ty của TNHH MTV Rồng Việt
Chú thích: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ hỗ trợ : Quan hệ chức năng GIÁM ĐỐC BP KỸ THUẬT BP KẾ HOẠCH
CÁC ĐỘI THI CƠNG
BP KẾ TỐN
1.Giám đốc:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, đồng thời cũng là chủ sở hữu. Vì thế, giám đốc sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
2. Bộphận kỹ thuật:
- Lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện các cơng trình của doanh nghiệp định kỳ hàng tháng, quý, năm và đột xuất theo yêu cầu của Lãnhđạo Công ty. Trực tiếp hoặc phối hợp với Ban quản lý dự án để quản lý về mặt kỹ thuật, tiến độ, chất lượng đối với các cơng trình và hạng mục cơng trình thi cơng xây dựng thuộc các dự án do Cơng ty đầu tư hoặc tại các gói thầu do Cơng ty ký kết hợp đồng.
- Phối hợp với phòng Kế tốn của cơng ty xây dựng nhu cầu và kế hoạch vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng định mức vật tư, định mức kinh tế kỹ thuật,nhiên liệu… và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các định mức đó.
+ Lập kế hoạch vật tư, thiết bị, công cụ lao động theo kế hoạch để chủ động đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho hoạt động sản xuất của Công ty.
+ Thực hiện việc quản lý vật tư của Cơng ty theo đúng quy chế. Có trách nhiệm kiểm tra tình hình sử dụng vật tư ở tất cả các bộ phận trong Công ty, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
+ Thực hiện chế độ báo cáo, quyết toán vật tư, nguyên nhiên liệu theo quy định của của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác về lĩnh vực kế hoạch kỹ thuật theo sự phân cấp, giao quyền của Giám đốc.
3. Bộ phận kế hoạch:
- Xây dựng kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu trình Cơng ty phê duyệt đối với các gói thầu do Cơng ty làm chủ đầu tư.
- Thực hiện việc soạn thảo các Hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện và thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật.
4. Bộ phận kế toán:
- Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch tốn và thống kê.
- Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại Công ty và cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định.
5. Các đội thi cơng:
- Thi cơng, lập quyết tồn các cơng trình, hạng mục cơng trình theo hợp đồng do Cơng ty giao; tham gia nghiệm thu công tác thực hiện.
- Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho cơng tác được an tồn và hiệu quả.
- Đề xuất các định mức kinh tế kỹ thuật, nguyên vật liệu, công cụ có liên quan đến nhiệm vụ của Đội.
2.1.4.Đặc điểm tổ chức kế tốn
2.1.4.1. Chức năng của phịng kế tốn
Với đặc thù là một cơng ty xây dựng, nhiệm vụ chính của phịng kế tốn bao gồm: - Thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống kê, Luật Kế toán.
- Căn cứ vào bảng bóc tách khối lượng cơng việc và vật tư tiêu hao để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào theo định mức xây dựng
- Lập và theo dõi bảng lương nhân công theo tiến độ thi cơng thực tế - Theo dõi chi phí máy, nhân cơng máy theo từng cơng trình
- Tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình - Tập hợp, phân bổchi phí và tính ra giá thành từng cơng trình, hạng mục cơng trình
- Lập báo cáo thuế tháng, quý, và lập báo cáo tài chính cuối năm - Theo dõi chi phí dở dang của từng cơng trình, hạng mục
- Theo dõi doanh thu hồn thành của từng cơng trình, hạng mục - Lập BCTC nội bộ phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên
- Sắp xếp, lưu trữ cẩn thận hồ sơ, hóa đơn, chứng từ, dự toán, quyết toán, biên bản nghiệm thu bàn giao…
2.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty
- Hệ Thống tổ chức : gồm 4 biên chế (1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên và một thủquỹ)
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ bộ máy kế tốn
Chú thích:
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ hỗ trợ
+ Kế tốn trưởng (phụtrách chính kếtốn thuế): quản lý chung mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kếtốn, theo dõi tiến độ hồn thành của các cơng trình, lập các báo cáo tài chính. Theo dõi các chi phí liên quan đến các cơng trình, quản lý và tính hao mịn Tài sản cố định. Chịu trách nhiệm xác định cơ sở để tính thuế; thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp với Nhà Nước; các công việc khác của kế tốn thuế như: Sắp xếp hóa đơn và chứng từ liên quan đến thuế theo trình tự thời gian
KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TOÁN VIÊN THỦ QUỸ KẾ TOÁN VIÊN
thiết trước khi tiến hành kê khai để đảm bảo các hóa đơn được đưa vào bảng kê khai đảm bảo tính hợp lý hợp lệ, Lập các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ kế tốn thuế khi có u cầu từ phía ban giám đốc hay cơ quan thuế. Vì quy mơ nhỏ nên ngồi những cơng việc trên, Kếtốn Thuếcủa Cơng ty TNHH MTV Rồng Việt cịn phụtrách thêm việc hạch tốn chứng từ đầu vào, đầu ra.
+ Kế tốn vật tư + cơng nợ: Lập phiếu nhập xuất kho mỗi khi nhập hay xuất hàng hoá. vào sổchi tiết theo dõi nhập xuất tồn kho theo từng mặt hàng có trong kho; định kỳ(tùy theo DN : 1 tuần, 1 tháng ….) đối chiếu kiểm kê giữa kho và sổ theo dõi tồn kho. Sau khi kiểm kê phải có biên bản ghi lại đủ hay thiếu quy trách nhiệm để xử lý. Một việc quan trọng nữa mà kếtoán vật tư phải làm là lập dựtốn cơng trình. Theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng. Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đơn đốc việc thanh tốn được kịp thời.
+ Kế toán ngân hàng + Tiền lương: Hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, hợp đồng lao động, hợp đồng khốn…. để lập bảng tính, thanh tốn lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động; phản ánh và hạch toán tiền lương lên phần mềm Misa; thực hiện các giao dịch và kiểm tra, đối chiếu sở sách với ngân hàng sau đó trực tiếp hạch tốn vào phần mềm Misa các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch với ngân hàng.
+ Thủquỹ: Căn cứ vào Quy định thu– Quy định chi của doanh nghiệp do kếtoán lậpđểthực hiện thu chi và sổtheo dõi và quản lý luồng tiền qua quỹvà quản lý tiền.
Cơng ty thành lập phịng kiểm tốn riêng. Phịng này có chức năng kế tốn nội bộ cơng ty. Phịng này gồm một trưởng phòng và 3 nhân viên hoạt động độc lập.
Như vậy, Công ty TNHH MTV Rồng Việt sử dụng loại hình thức tổ chức kế tốn tập trung thuận tiện cho việc tiến hành thu nhận, xử lý chứng từ để kịp thời vào sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết đảm bảo lãnh đạo tập trung dễ phân cơng và chỉ đạo trong cơng tác kế tốn.
Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Cơng ty đối với tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.4.3.Đặc điểm tổ chức kế tốn tại Cơng ty
2.1.4.3.1. Những quy định chung
Là một Cơng tymang tính đặc thù, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch tốn của cơng ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành:
-Niên độ kế tốn cơng ty áp dụng từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Hình thức ghi sổ: Nhật kíchung
- PP tính thuế GTGT: Khấu trừ
- Chế độ kế tốn: Thơng tư 133/2016 TT-BTC ngày 26/08/2016 - Chế độ ghi sổ: Cất đồng thời ghi sổ
-Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao đường thẳng -Phương pháp tính giá xuất kho: Nhập trước xuất trước
- Công ty TNHH MTV Rồng Việtáp dụng chế độkế toán máy bắt đầu từ tháng 01/2018. Phần mềm kế toán MISA –SME (Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ)được Công ty lựa chọn sử dụng.
2.1.4.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thơng tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngồi ra cịn tạo điều kiệncho việc mã hố thơng tin và vi tính hố thơngtin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đãđăng ký sử dụng hầu
tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho,... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm cơng, phiếu hồn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Cơng ty cịn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, Hợp đồng kinh tế…)
Quy trình ln chuyển chứng từ:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế tốn Cơng ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị.
Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:
- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ
- Ghi sổ các chứng từ kế tốn theo hình thứcNhật ký chung. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ - Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ
- Xây dựng các u cầu về an tồn, bí mật tài liệu
- Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ.
Khi có cơng việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đãđưa vào lưu trữ, kế tốn cơng ty tuân thủ các yêu cầu:
- Nếu sử dụng cho các đối tượng trong DN phải xin phép Kế toán trưởng.
- Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng vàgiám đốc đơn vị.
Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế tốn có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế tốn Cơng ty TNHH MTV Rồng Việtthực hiện chặt chẽ và hiệu quả.
2.1.4.3.3. Hệ thống Tài khoản kế tốn
Hiện nay Cơng ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên do Bộ Tài chính ban hành theo Thơng tư Thơng tư 133/2016 TT- BTC ngày 26/08/2016.
2.1.4.3.4. Hệ thống báo cáo tài chính
Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công tyTNHH MTV Rồng Việtsử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán trưởng. Cuối năm sẽtiến hành lập báo cáo tài chính, gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số B01a –DNN) - Kết quả hoạt độngkinh doanh (Mẫu số B02a –DNN) - Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 –DNN)
Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, cơng ty cịn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
- Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.4.3.5. Quy trình vận dụng kế tốn máy
Cơng ty TNHH MTV Rồng Việt đã áp dụng phần mềm chương trình kế tốn trên máy vi tính. Chương trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thơng tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái tài khoản, các báo cáo về tình hình cơng nợ… Đây là chương trình kế tốn máy phần mềm kế toán MISA 2015.
Phần mềm này đãđược doanh nghiệp kinh doanh Phần mềm cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế tốn tại Cơng ty. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hố đơn chứng từ và trong cơng việc hạch tốn kế tốn. Bên cạnh đó, kế tốn cịn sử dụng các phần mềm khác như Microsoft Word, Microsoft Exel...
Hiện nay với nhiệm vụ và chức năng cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại hố và nâng cao chất lượng cơng tác quản lý, cơng tác kế tốnở Công ty TNHH MTV Rồng Việt đãđược vi tính hố với chu trình xử lý nghiệp vụ tương đối hồn thiện.
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Giải tích sơ đồ:
- Hàng ngày, kế toán phân loại chứng từ thành các chứng từ cùng loại, kiểm tra tính hợp lý, sau đó xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toánMisa theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm.
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung,Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ.Kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế