PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH MTV Rồng Việt
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán
2.1.4.1. Chức năng của phòng kế toán
Với đặc thù là một công ty xây dựng, nhiệm vụ chính của phòng kế toán bao gồm: - Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống kê, Luật Kế toán.
- Căn cứ vào bảng bóc tách khối lượng công việc và vật tư tiêu hao để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào theo định mức xây dựng
- Lập và theo dõi bảng lương nhân công theo tiến độ thi công thực tế - Theo dõi chi phí máy, nhân công máy theo từng công trình
- Tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng công trình, hạng mục công trình - Tập hợp, phân bổchi phí và tính ra giá thành từng công trình, hạng mục công trình
- Lập báo cáo thuế tháng, quý, và lập báo cáo tài chính cuối năm - Theo dõi chi phí dở dang của từng công trình, hạng mục
- Theo dõi doanh thu hoàn thành của từng công trình, hạng mục - Lập BCTC nội bộ phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên
- Sắp xếp, lưu trữ cẩn thận hồ sơ, hóa đơn, chứng từ, dự toán, quyết toán, biên bản nghiệm thu bàn giao…
2.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
- Hệ Thống tổ chức : gồm 4 biên chế (1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên và một thủquỹ)
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ bộ máy kế toán
Chú thích:
: Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ hỗ trợ
+ Kế toán trưởng (phụtrách chính kếtoán thuế): quản lý chung mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kếtoán, theo dõi tiến độ hoàn thành của các công trình, lập các báo cáo tài chính. Theo dõi các chi phí liên quan đến các công trình, quản lý và tính hao mòn Tài sản cố định. Chịu trách nhiệm xác định cơ sở để tính thuế; thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp với Nhà Nước; các công việc khác của kế toán thuế như: Sắp xếp hóa đơn và chứng từ liên quan đến thuế theo trình tự thời gian
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VIÊN THỦ QUỸ KẾ TOÁN VIÊN
thiết trước khi tiến hành kê khai để đảm bảo các hóa đơn được đưa vào bảng kê khai đảm bảo tính hợp lý hợp lệ, Lập các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ kế toán thuế khi có yêu cầu từ phía ban giám đốc hay cơ quan thuế. Vì quy mô nhỏ nên ngoài những công việc trên, Kếtoán Thuếcủa Công ty TNHH MTV Rồng Việt còn phụtrách thêm việc hạch toán chứng từ đầu vào, đầu ra.
+ Kế toán vật tư + công nợ: Lập phiếu nhập xuất kho mỗi khi nhập hay xuất hàng hoá. vào sổchi tiết theo dõi nhập xuất tồn kho theo từng mặt hàng có trong kho; định kỳ(tùy theo DN : 1 tuần, 1 tháng ….) đối chiếu kiểm kê giữa kho và sổ theo dõi tồn kho. Sau khi kiểm kê phải có biên bản ghi lại đủ hay thiếu quy trách nhiệm để xử lý. Một việc quan trọng nữa mà kếtoán vật tư phải làm là lập dựtoán công trình. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng. Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
+ Kế toán ngân hàng + Tiền lương: Hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động; phản ánh và hạch toán tiền lương lên phần mềm Misa; thực hiện các giao dịch và kiểm tra, đối chiếu sở sách với ngân hàng sau đó trực tiếp hạch toán vào phần mềm Misa các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch với ngân hàng.
+ Thủquỹ: Căn cứ vào Quy định thu– Quy định chi của doanh nghiệp do kếtoán lậpđểthực hiện thu chi và sổtheo dõi và quản lý luồng tiền qua quỹvà quản lý tiền.
Công ty thành lập phòng kiểm toán riêng. Phòng này có chức năng kế toán nội bộ công ty. Phòng này gồm một trưởng phòng và 3 nhân viên hoạt động độc lập.
Như vậy, Công ty TNHH MTV Rồng Việt sử dụng loại hình thức tổ chức kế toán tập trung thuận tiện cho việc tiến hành thu nhận, xử lý chứng từ để kịp thời vào sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết đảm bảo lãnh đạo tập trung dễ phân công và chỉ đạo trong công tác kế toán.
Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.4.3.Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty
2.1.4.3.1. Những quy định chung
Là một Công tymang tính đặc thù, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch toán của công ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành:
-Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Hình thức ghi sổ: Nhật kíchung
- PP tính thuế GTGT: Khấu trừ
- Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016 TT-BTC ngày 26/08/2016 - Chế độ ghi sổ: Cất đồng thời ghi sổ
-Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao đường thẳng -Phương pháp tính giá xuất kho: Nhập trước xuất trước
- Công ty TNHH MTV Rồng Việtáp dụng chế độkế toán máy bắt đầu từ tháng 01/2018. Phần mềm kế toán MISA –SME (Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ)được Công ty lựa chọn sử dụng.
2.1.4.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiệncho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thôngtin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đãđăng ký sử dụng hầu
tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho,... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, Hợp đồng kinh tế…)
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị.
Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:
- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thứcNhật ký chung. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ - Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ
- Xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu
- Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ.
Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đãđưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu:
- Nếu sử dụng cho các đối tượng trong DN phải xin phép Kế toán trưởng.
- Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng vàgiám đốc đơn vị.
Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty TNHH MTV Rồng Việtthực hiện chặt chẽ và hiệu quả.
2.1.4.3.3. Hệ thống Tài khoản kế toán
Hiện nay Công ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư Thông tư 133/2016 TT- BTC ngày 26/08/2016.
2.1.4.3.4. Hệ thống báo cáo tài chính
Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công tyTNHH MTV Rồng Việtsử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán trưởng. Cuối năm sẽtiến hành lập báo cáo tài chính, gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số B01a –DNN) - Kết quả hoạt độngkinh doanh (Mẫu số B02a –DNN) - Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 –DNN)
Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
- Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.4.3.5. Quy trình vận dụng kế toán máy
Công ty TNHH MTV Rồng Việt đã áp dụng phần mềm chương trình kế toán trên máy vi tính. Chương trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái tài khoản, các báo cáo về tình hình công nợ… Đây là chương trình kế toán máy phần mềm kế toán MISA 2015.
Phần mềm này đãđược doanh nghiệp kinh doanh Phần mềm cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế toán tại Công ty. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hoá đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các phần mềm khác như Microsoft Word, Microsoft Exel...
Hiện nay với nhiệm vụ và chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại hoá và nâng cao chất lượng công tác quản lý, công tác kế toánở Công ty TNHH MTV Rồng Việt đãđược vi tính hoá với chu trình xử lý nghiệp vụ tương đối hoàn thiện.
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Giải tích sơ đồ:
- Hàng ngày, kế toán phân loại chứng từ thành các chứng từ cùng loại, kiểm tra tính hợp lý, sau đó xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toánMisa theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung,Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Bảng 2.1 – Bảng tình hình Tài sản - Nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2016 - 2018
Chỉ tiêu ĐVT 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017
Giá trị % Giá trị % Giá trị % (+/-) % (+/-) %
I. Tiền và các khoản tương
đương tiền Đồng 1.481.982.259 8,94 2.168.575.348 11,79 3.248.290.381 16,65 686.593.089 46,33 1.079.715.033 49,79 II. Đầu tư tài chính
ngắn hạn Đồng - 0,00 - 0,00 - 0,00 - -
III. Các khoản phải thu Đồng 3.279.998.349 19,78 1.522.387.251 8,28 80.000.000 0,41 - 1.757.611.098 -53,59 - 1.442.387.251 -94,75
IV. Hàng tồn kho Đồng
8.646.288.003 52,14 11.089.746.022 60,28 12.066.768.536 61,86 2.443.458.019 28,26 977.022.514 8,81 V. Tài sản cố định Đồng
2.366.277.628 14,27 2.409.922.293 13,10 3.468.541.199 17,78 43.644.665 1,84 1.058.618.906 43,93
VI. Bất động sản đầu tư Đồng - 0,00 - 0,00 - 0,00 - -
VII. XDCB dở dang Đồng - 0,00 - 0,00 - 0,00 - - VIII. Tài sản khác Đồng 809.805.295 4,88 1.206.501.541 6,56 641.792.645 3,29 396.696.246 48,99 - 564.708.896 -46,81 Tổng cộng tài sản Đồng 16.584.351.534 100,00 18.397.132.455 100,00 19.505.392.761 100,00 1.812.780.921 10,93 1.108.260.306 6,02 I. Nợ phải trả Đồng 11.249.591.442 67,83 12.964.486.060 70,47 14.504.973.339 74,36 1.714.894.618 15,24 1.540.487.279 11,88 D. Vốnchủ sở hữu Đồng 5.334.760.092 32,17 5.432.646.395 29,53 5.000.419.422 25,64 97.886.303 1,83 - 432.226.973 -7,96 Tổng cộng nguồn vốn Đồng 16.584.351.534 100,00 18.397.132.455 100,00 19.505.392.761 100,00 1.812.780.921 10,93 1.108.260.306 6,02 (Nguồn: Phòng kếtoán)
Bảng tình hình Tài sản – Nguồn vốn của Công ty TNHH MTV Rồng Việt qua 3 năm 2016-2018 phản ánh các loại tài sản, nguồn vốn và sự biến động của các đối tượng tài sản, nguồn vốn., thể hiện quy mô và tình hình phát triển trong tương lai. Thông qua đó sẽ cung cấp cho nhà quản lý cũng như các đối tượng khác một cách thường xuyên và hệ thống những số liệu cần thiết về tình hình và kết quả hoạt động của công ty.
Về tài sản:Tổng tài sảnnăm2016, 2017, 2018 lần lượt là16.584.351.534 đồng, 18.397.132.455đồng, 19.505.392.761đồng. Ta thấy tổng tài sản của công ty tăng nhẹ qua các năm. Từ năm 2016 đến năm 2017 đã tăng 686.593.089 đồng (tương ứng tăng 10,93%), từ năm 2017 đến năm 2018 đã tăng 1.108.260.306 đồng (tương ứng tăng 6,02%).
Tổng tài sản đã có sự thay đổi bởi vì các bộ phận tài sản có sự thay đổi về mặt giá trị và tỷ trọng.Tổng tài sản của Công ty TNHH MTV Rồng Việt bao gồmTiền và các khoản tương đương tiền, Các khoản phải thu ngắn hạn, Hàng tồn kho, TSCĐ và Tài sản khác. Trong ba năm này, hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu tài sản (52,14% trong năm 2016; 60,28% trong năm 2017 và 61,88% trong năm 2018). Chỉ tiêu này luôn chiếm tỷ trọng cao như vậy là một điều dễ hiểu, vì tất cả chi phí sản xuất các công trình dở dang (số dư Nợ TK 154) của doanh nghiệp rất lớn, ngoài ra chỉ tiêu này còn có nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cũng khá lớn ở doanh nghiệp xây lắp. Tiền và các khoản tương đương tiền có sự tăng mạnh qua 3 năm (46,33% trong giai đoạn 2016-2017 và tăng 49,79% trong giai đoạn năm 2017-2018), việc gia tăng giá trị của chỉ tiêu có tính thanh khoản cao nhất như vậy giúp Công ty