- 02 Trung tâm trực thuộc gồm:
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nhìn chung, việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tại trường đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước. Việc sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ - ghi sổ có ưu điểm là thuận lợi cho việc ứng dụng phần mềm máy tính trong việc xử lý số liệu kế toán; Mẫu sổ đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi chép, trình tự ghi đơn giản; Dễ đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép trên sổ; Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán cũng như dễ vận dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Và thực tế thì tất cả các sổ này đều đã được lập trong phần mềm kế toán và được cài đặt trên máy vi tính. Sau khi nhập đúng, đủ và chính xác chứng từ vào máy, kế toán có thể xem và in được toàn bộ sổ theo yêu cầu ở các thời điểm khác nhau.
(Sổ chi tiết các tài khoản năm 2019 sử dụng tại trường được trình bày ở Phụ lục 06)
Tuy nhiên việc kiểm tra đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà chỉ được tập trung vào các kỳ quyết toán nên số liệu cung cấp cho yêu cầu nhà quản trị chưa thật chính xác và kịp thời; Việc ghi chép trùng lắp, công việc dồn nhiều vào cuối kỳ.
2.2.5.Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay, Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk lập các báo cáo tài chính theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Qua khảo sát thực tế tại trường các báo cáo chủ yếu gồm:
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí Ngân sách tại Kho bạc Nhà nước
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang. Ngoài ra, trường còn báo cáo nội bộ định kỳ và bất thường để phục vụ nhu cầu kiểm tra, thanh tra của các đơn vị chủ quản như:
- Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí các nguồn kinh phí trong năm.
- Báo cáo công khai tình hình tài chính năm.
Kết thúc mỗi niên độ kế toán, Trường đã lập các Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán theo đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu báo cáo… Do đó, đã tạo điều kiện công tác kiểm tra, thẩm định quyết định hàng năm của đơn vị kịp thời theo đúng kế hoạch góp phần thực hiện đúng chế độ Nhà nước, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính.
Qua khảo sát về tổ chức hệ thống báo cáo tài chính tại Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk cho thấy Báo cáo học phí đang được áp dụng rất tốt và sử dụng có hiệu quả cao được Ban giám hiệu cũng như phòng Tài vụ áp dụng. Đối với Báo cáo Ngân hàng và các hoạt động dịch vụ, Báo cáo các khoản thanh toán, Báo cáo Vật tư, TSCĐ cũng được sử dụng có hiệu quả.
Tuy nhiên Báo cáo tổng hợp lại được áp dụng không có hiệu quả do:
- Bảng cân đối tài khoản chỉ là một phương pháp kế toán dùng để kiểm tra tính cân đối số liệu các tài khoản trên sổ cái. Bảng cân đối tài khoản chưa cung cấp đầy đủ thông tin để phản ánh thực trạng tình hình tài chính của đơn vị.
- Thuyết minh báo cáo cần giải trình thêm các nội dung phân tích, đánh giá những nguyên nhân, tồn tại để người đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính của đơn vị nhưng thực tế nội dung này chưa được quan tâm ghi nhận vào báo cáo, các chỉ tiêu phân tích chỉ mang tính chung chung, hình thức như chỉ tiêu đánh giá tình hình chấp hành các định mức chỉ tiêu, chính sách, chế độ quy định; chưa đưa ra được các giải pháp cụ thể nhằm tăng thu, tiết kiệm chi, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí.
Đối với các loại báo cáo phục vụ cho công tác quản trị của nhà trường thì Báo cáo chênh lệch thu chi theo từng khoa, khóa học và báo cáo chi phí cho 1 sinh viên được Ban Giám hiệu mong muốn sẽ chấp nhận sử dụng trong thời gian tới và tiến tới áp dụng hiệu quả hơn nữa để thông tin kế toán quản trị được sử dụng tốt hơn giúp lãnh đạo trường có được thông tin chính xác, nhanh chóng để phân tích, đánh giá các hoạt động và trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp.
(Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động sử dụng ở Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk năm 2019 - Phụ lục 07)
(Báo cáo kết quả hoạt động sử dụng ở Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk năm 2019 - Phụ lục 08)
2.2.6.Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Nhà trường không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do các nhân viên kế toán tự kiểm tra trước khi ghi sổ. Kế toán trưởng đảm nhiệm kiểm tra chung, định kỳ trước khi lập báo cáo tài chính. Nhà trường đã thực hiện tốt công tác kiểm tra chứng từ để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp.
Tuy nhiên, nhà trường chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu giữa chứng từ với hạch toán trên sổ sách, nên khi có sự nhầm lẫn gây nhiều khó khăn và mất thời gian khi đối chiếu tổng hợp, cân
đối, quyết toán. Bên cạnh đó, vẫn còn tình trạng chứng từ bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo nhà trường phê duyệt trước khi chuyển đến phòng kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán.
Một vài trường hợp Kế toán thu bận đi họp hoặc công tác Thủ quỹ thu hộ nên cũng không có sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau của phần việc này, nên dễ có hiện tượng che dấu hành vi sai sót hoặc có thể nhầm lẫn mà không phát hiện được ngay.
Bên cạnh hình thức tự kiểm tra, việc kiểm tra còn được thực hiện hằng năm bởi các cơ quan, ban ngành có liên quan.
2.2.7.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán tại các cơ sở giáo dục có tác dụng đắc lực trong việc nâng cao năng lực hoạt động của các đơn vị.
Hiện nay, Trường cao đẳng Sư phạm đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường . Đối với phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp DAS 9.0 là phần mềm được sử dụng chung ở các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay.
Tính năng chung của phần mềm kế toán :
+ Tuân thủ theo chế độ kế toán hành chánh sự nghiệp ban hành theo quyết định số Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính
+ Phù hợp với luật kế toán và tin học hóa toàn bộ nghiệp vụ kế toán từ khâu xử lý chứng từ ban đầu cho đến khâu lên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và các báo cáo tổng hợp, quyết toán.
+ Cung cấp công cụ tìm kiếm chứng từ mềm dẻo, thuận lợi cho việc sửa các chứng từ kế toán. In sổ cái của tất cả các tài khoản.
Kế toán quá trình tiếp nhận nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp dưới hình thức rút dự toán.
Kế toán tiền mặt và tiền gửi
+ Theo dõi tiền mặt, tiền gửi theo từng quỹ, từng nguồn, từng loại tài khoản
+ Theo dõi tiền gửi theo nhiều tài khoản khác nhau + In phiếu thu, phiếu chi
Kế toán các khoản thu phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác
+ Theo dõi nhiều khoản phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác
+ Theo dõi các khoản chi từ nguồn thu kinh phí, lệ phí đã ghi thu, ghi chi và chưa ghi thu, ghi chi vào ngân sách nhà nước
+ Cung cấp báo cáo số đề nghị ghi thu, ghi chi ngân sách
+ Tự động chuyển số chưa ghi chi ngân sách thành số đã ghi chi ngân sách sau khi được duyệt
+ Tự động kết chuyển chi phí, kết quả chênh lệch thu chi và phân phối kết quả thu chi
Kế toán nguồn kinh phí dự án, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản và kinh phí hoạt động khác
+ Theo dõi chi tiết theo nhiều nguồn kinh phí
+ Theo dõi chi tiết đến từng dự án, đề tài, công trình đầu tư xây dựng cơ bản
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa
+ Cập nhập và in ra chứng từ nhập xuất kho
+ In ra mẫu kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ phục vụ cho kiểm kê cuối năm
+ Theo dõi tình hình sử dụng vật tư theo từng khoa, phòng.
+ Theo dõi đầy đủ quá trình mua sắm, điều chuyển, nâng cấp, thanh lý tài sản cố định
+ Tự động tính, định khoản hao mòn tài sản cuối năm
Kế toán tiền lương
+ Theo dõi lương và phụ cấp đến từng cán bộ nhân viên
+ Cung cấp chức năng khai báo phụ cấp cùng công thức tính phát sinh khi có văn bản chế độ mới.
+ Tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp và nhiều chức năng khác.
Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi cấu hình máy tương đối cao, trong khi