- 02 Trung tâm trực thuộc gồm:
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ TRƯỜNG.
TOÁN TẠI NHÀ TRƯỜNG.
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Hiệu quả của công tác kế toán trong bất cứ đơn vị nào cũng phụ thuộc vào tổ chức bộ máy kế toán. Từ những hạn chế của khâu bố trí nhân viên kế toán cùng với sự gia tăng về nhu cầu và quy mô công tác đào tạo nhà trường cần phải gia tăng số lượng nhân viên kế toán và tiến hành phân công lại công việc cho hợp lý. Nhà trường cần tổ chức tuyển chọn nhân viên kế toán thông qua thi tuyển để tuyển dụng cán bộ đảm bảo năng lực và trình độ chuyên môn.
Bên cạnh đó, nhà trường cần có kế hoạch đầu tư thích đáng để cán bộ kế toán nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Tăng cường kế hoạch đào tạo và đào
tạo lại về trình độ tin học, ngoại ngữ cho đội ngũ kế toán và tạo điều kiện để cán bộ kế toán được tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan cấp trên cơ quan liên quan tổ chức để nắm bắt và cập nhập đầy đủ kịp thời về những đổi mới chính sách của Nhà nước.
Kế toán trưởng phải thực hiện phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn một cách hợp ký, khoa học, cụ thể bằng văn bản cho kế toán viên sao cho phù hợp với trình độ, năng lực của từng người, phát huy được thế mạnh của từng cán bộ, tránh trường hợp người làm quá nhiều công việc, người thì quá nhàn rỗi. Quy định rõ mức độ trách nhiệm, chế độ thưởng phạt rõ ràng nhằm đánh giá kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ.
Một vấn đề khác cần hoàn thiện trong bộ máy kế toán của Trường là việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị. Hiện nay bộ máy kế toán của Trường mới chỉ có bộ phận kế toán tài chính, thực hiện các công việc kế toán theo yêu cầu của chế độ tài chính – kế toán hiện hành. Điều này chưa đủ khi các trường bước sang thời kỳ đổi mới, việc cạnh tranh giữa các trường ngày càng tăng trong các hoạt động đào tạo và cung cấp các dịch vụ liên quan khác. Lãnh đạo nhà trường không chỉ biết đến việc đơn vị đã thực hiện chế độ kế toán như thế nào mà còn cân thông tin về các mặt hoạt động cụ thể trong trường để có các biện pháp thúc đẩy hoạt động của nhà trường được tốt hơn, tăng cường nguồn lực tài chính cho nhà trường. Trong môi trường hoạt động mới này, việc xây dựng bộ máy kế toán quản trị là đòi hỏi tất yếu khách quan. Do đó, bên cạnh bộ máy kế toán tài chính, Trường cần bố rí bộ máy kế toán quản trị. Có thể tổ chức bộ máy theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại trường
Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa KTQT và KTTC phải đảm bảo được yêu cầu gọn nhẹ, hiệu quả, vừa cung cấp được thông tin cần thiết cho yêu cầu quản trị của Nhà trường, vừa cung cấp được thông tin cho các đối tượng bên ngoài hệ thống KTTC.
Quy trình kế oán xây dựng, thiết kế rõ ràng, phù hợp với đặc điểm của Trường giúp hạn chế các sai sót trong việc hạch toán, quy rõ được trách nhiệm cho từng nhân viên trong phòng Tài vụ. Giúp trường tiết kiệm được thời gian và chi phí để tìm ra nguyên nhân.
Bộ máy kế toán vận hành có hiệu quả và phân chia trách nhiệm rõ ràng, giúp cho Kế toán trưởng không còn quá tải trong các công việc hàng ngày mà có thời gian để tập trung đi vào phân tích các phương án trong tương lai để tạo ra mức lợi nhuận tối ưu, tạo ra giá trị ngày càng cao hơn.
Cần phải có sự luân chuyển cán bộ giữa các phần hành kế toán giúp họ có kiến thức toàn diện về các phần hành kế toán khác nhau nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm tra đối chiếu sổ sách và cung cấp cho Ban Giám hiệu số liệu kế toán chuẩn xác nhất.
Đồng thời Trường cần thực hiện chính sách xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý cao cấp. Cụ thể gửi những nhân viên trẻ có năng lực và có đạo đức kinh doanh đi đào tạo về các lĩnh vực chuyên môn cần thiết cho việc tổ chức và phát triển Nhà trường.
3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Kế toán tài chính Kế toán quản trị
Kế toán trách nhiệm Kế toán các phần
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế toán là tổ chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thông tin kế toán trên các mẫu chứng từ kế toán đã được xây dựng. Mặt khác chứng từ kế toán phải được luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Một số giải pháp được đưa ra để hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
- Sử dụng đầy đủ các mẫu chứng từ chế độ đã ban hành. Đến nay chế độ kế toán đã ban hành tương đối đầy đủ và hợp lý các mẫu chứng từ kế toán.
- Cần có các quy định cụ thể về các yếu tố của chứng từ, đặc biệt yếu tố về chữ ký của những người có thẩm quyền, trách nhiệm đối với hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, cách lập và quy trình lập chứng từ.
- Ngoài việc kiểm tra về mặt hình thức của chứng từ, kế toán còn phải kiểm soát nội dung trên chứng từ, xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, kế hoạch, các khoản chi xem có đúng mức, đúng mục đích không. Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận thì định kỳ khi đóng chứng từ thành tập theo trình tự thời gian, nội dung kinh tế, kế toán phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ.
- Kế toán viên cần nghiêm chỉnh thực hiện việc khóa sổ kỳ kế toán. Tránh trường hợp để đến kỳ kế toán rồi mà các kế toán phần hành phát hiện chênh lệch sổ sách của mình, tự động quay lại sửa trong phần mềm ở kỳ trước làm ảnh hưởng tới sổ sách của các bộ phận khác. Cần phải sửa sai, điều chỉnh bằng bút toán vào thời điểm hiện tại.
- Để đảm bảo việc lưu trữ chứng từ được thuận tiện cho bộ phận kế toán, nhà trường nên bố trí một kho lưu trữ rộng hơn, có điều kiện bảo quản chứng từ tốt hơn, để bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. Do tình hình thời tiết khắc nghiệt cho nên cần phải trang bị các máy móc, thiết bị bảo quản như hút ẩm đồng thời phải thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ để tránh mối
mọt, rách nát,… đảm bảo thời hạn bảo quản lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán theo đúng Luật kế toán.
- Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán, phân loại chứng từ theo thời gian lưu. Sắp xếp, phân loại chứng từ một các khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi, đối chiếu, quản lý của đơn vị. Có thể sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ như: Chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ ủy nhiệm thu, chứng từ ủy nhiệm chi theo số thứ tự tăng dần. Trên mỗi chứng từ cần ghi rõ các chỉ tiêu như: tháng, loại chứng từ, tập số và cần lập bảng kê chứng từ gốc đính kèm để tiện việc kiểm tra, đối chiếu.
- Thường xuyên mở các khóa tập huấn về lập chứng từ kế toán cho cán bộ chuyên trách (cũ, mới) của các Khoa, Phòng để nắm đượcquy trình lập chứng từ một cách chính xác.
- Phòng kế toán nên tham vấn cho Ban Giám hiệu về việc không duyệt chi cho các bộ phận Khoa, Phòng khác trong các trường hợp chi trước sau đó mới hoàn thiện chứng từ kế toán xin thanh toán để đảm bảo tính khách quan và kịp thời của chứng từ kế toán.
- Khi nhà trường đầu tư mua sắm trang thiết bị cho văn phòng làm việc, phục vụ giảng dạy, theo yêu cầu của chế độ kế toán cần phải có biên bản bàn giao tài sản cố định cho các bộ phận sử dụng và sử dụng (mẫu C50-HD) nhưng trên thực tế nhà trường thường bỏ qua biên bản này mà chỉ tiến hành ký, xác nhận giữa người giao và người nhận. Trong thời gian tới cần phải bổ sung biên bản bàn giao tài sản cố định để phục vụ quản lý tài sản trong đơn vị tốt hơn.
- Khi các phòng/khoa/bộ môn trong nhà trường có mất, hỏng công cụ dụng cụ thì nhà trường chưa sử dụng mẫu phiếu báo hỏng, mất công cụ dụng cụ mà các đơn vị chỉ tự báo cáo bằng văn bản tự lập không theo mẫu chế độ
quy định. Vì vậy để quản lý thống nhất và có căn cứ ghi sổ kế toán nhà trường cần hướng dẫn các đơn vị sử dụng thống nhất mẫu Phiếu báo hỏng, mất CCDC (mẫu C22-HD) theo đúng chế độ kế toán quy định.
- Đối với các chứng từ được kế toán lập và in ra, như: Phiếu thu (mẫu C30-BB, Phiếu chi (mẫu C31-BB) cần được in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: như ngày, tháng, năm, số hiệu, TK nợ, có, nội dung chứng từ cần bao quát được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ cần được ký duyệt, kiểm tra đầy đủ trước khi được lưu trữ.
- Nhà trường cần phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, kế toán thanh toán, theo đúng quy định của Luật kế toán. Đây là căn cứ quan trọng để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ tránh tình trạng giả mạo chữ ký.
- Nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần thể hiện bao quát trên các chứng từ kế toán.
- Một số chứng từ được lập như: phiếu thu lệ phí tuyển sinh ngoài bảng kê cần bổ sung biên lai thu tiền để thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu. Bảng chấm công lập tại các bộ phận cần theo dõi chặt chẽ hơn và đánh các ký hiệu tương ứng trên bảng chấm công để thể hiện chính xác thực tế: viên chức, giáo viên đi học, đi công tác… Điều này tạo điều kiện thuận lợi trong thanh toán các chế độ có liên quan cho viên chức giáo viên: lương tăng thêm hàng tháng… Hoặc một số chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài cần xem xét đầy đủ chữ ký của người mua hàng và người bán hàng.
- Nhà trường cần xây dựng các mẫu chứng từ có sẵn trong phần mềm đang sử dụng cho từng loại nghiệp vụ trên cơ sở mã hóa cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phát sinh các khoản thu, chi với việc tổng hợp số liệu chính xác, kịp thời. Bên cạnh đó, việc bảo vệ chương trình chống viruts, chống sửa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần quan tâm để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
- Nhà trường ngày càng đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế. Do đó nhà trường đã tiến hành nhiều cuộc hội nghị, hội thảo do đó những bảng kê chi tiền cho các thành viên tham dự hội nghị, hội thảo cần bổ sung chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
- Đối với chứng từ hết thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật, phải tiến hành thủ tục hủy theo đúng quy định của pháp luật, với sự chứng kiến của đầy đủ các bên liên quan, lập biên bản hủy đi kèm.
3.2.3 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trên góc độ Kế toán tài chính
Phải thường xuyên cập nhật chế độ kế toán, cơ chế chính sách để công tác hạch toán tuân thủ, phán ánh đúng với chế độ kế toán mới. Việc vận dụng các chế độ để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải thống nhất trong toàn trường, tránh hạch toán mang tính chủ quan của cá nhân, không đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Hoàn hiện tài khoản kế toán trên góc độ KTTC phải dựa trên tính tuân thủ và tính linh hoạt:
- Tính tuân thủ: theo đúng quy định Nhà nước.
- Tính linh hoạt: như mở thêm tài khoản cấp 2, 3 nếu có yêu cầu của nhà quản trị.
Trên góc độ Kế toán quản trị
Trường đã xây dựng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 của tài khoản 511, 531, 642 tương ứng với từng hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ để đáp ứng việc quản lý và báo cáo được chi tiết cụ thể.
Đối với kế toán tính, trích khấu hao TSCĐ cho kinh doanh dịch vụ:
Tại Trường TSCĐ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, một số TSCĐ xác định được mục đích sử dụng cho từng hoạt động, một số TSCĐ tham gia vào nhiều hoạt động khác nhau khó xác định mục đích cụ thể cho
từng loại hoạt động. Vì vậy đối với những TSCĐ liên quan đến cả hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ nhưng không thể xác định để hạch toán trực tiếp giá trị hao mòn thì phải dùng phương pháp phân bổ. Cần lựa chọn tiêu chí phù hợp để xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ như thời gian sử dụng của TSCĐ cho từng hoạt động hoặc số lượng sản phẩm tạo ra từ việc sử dụng TSCĐ. Tiêu chí này khi lựa chọn làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thì phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán và thuyết minh trên báo cáo tài chính.
Trường Cao đẳng Sư phạm Đắk Lắk hoạt động trong lĩnh vực đào tạo. Do đó, xảy ra tình trạng sinh viên không nộp học phí kéo dài trong nhiều kỳ sau đó tự bỏ học nên số học phí nợ từ kỳ trước không thu được gây thất thu cho đơn vị. Hiện nay trường chưa có hướng dẫn cụ thể nội dung này. Phần lớn các kế toán chỉ biết được trước khi các lớp tổ chức thi tốt nghiệp do thiếu sự phối hợp giữa kế toán với các đơn vị quản lý đào tạo và đơn vị liên kết tổ chức lớp, mặt khác do đơn vị chỉ thực hiện theo dõi số thực thu trên 511 (theo dõi thu nộp học phí trên phần mềm thu học phí riêng) do vậy số thất thu học phí không được thể hiện trên hệ thống TK, sổ kế toán; do đó khó theo dõi, kiểm soát đối với đối tượng sinh viên này. Để khắc phục nhược điểm này, Trường cần có chế tài đối với các trường hợp không thực hiện theo quy định, trong chế độ kế toán cần có quy định thống nhất về phương pháp kế toán đối với các khoản nợ học phí đảm bảo đúng quy định (cuối mỗi kỳ học có đối chiếu, xác nhận số học phí còn nợ, phản ánh số nợ học phí phải thu vào TK 511 để xác định chênh lệch thu, chi trong kỳ, rà soát, đối chiếu thống nhất số liệu giữa phần mềm thu học phí và phần mềm kế toán.)
Đối với một số khoản thu của trường như thu dịch vụ trông xe, dịch vụ cho thuê căn tin, học phí của các loại hình đào tạo như: anh văn và tin học
trình độ B, các lớp bồi dưỡng chuẩn chức danh nghề nghiệp… Đây là những hoạt động kinh doanh lấy lãi do vậy nhà trường đã hạch toán vào TK 531 “Thu hoạt động sản xuất kinh doanh” đã đúng chế độ kế toán quy định.Tuy nhiên chúng ta cần mở thêm các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho quản lý.
Khi các trường trang bị TSCĐ, CCDC cho hoạt động giảng dạy và chuyên môn của các bộ phận. Mặc dù Nhà nước đã ban hành Nghị định 32 quy định về quản lý tài sản và phân biệt giữa TSCĐ và công cụ dụng cụ