3.3.1.1. Nâng cao việc thực hiện chính xác các nghiệp vụ thanh toán theo
thông lệ quốc tế và tuân thủ các qui định của Chính phủ
* Khi thực hiện nghiệp vụ thông báo các L/C xuất khẩu và các bảo lãnh của ngân hàng nuớc ngoài, phải kiểm tra tính xác thực cũng nhu phải thận trọng với các điều kiện và điều khoản thanh toán của các L/C và bảo lãnh nhằm tránh bị giả mạo, nhất là đối với những L/C/bảo lãnh đuợc mở bằng thu và/hoặc những thị truờng mới, lạ.
* Đối với việc thông báo các sửa đổi “hủy bỏ L/C/bảo lãnh” và/hoặc “thay đổi tên của nguời thụ huởng của các L/C/bảo lãnh” bằng cách thu hồi ngay bản gốc L/C/bảo lãnh để luu trữ hoặc giao lại cho các đối tuợng thích hợp nhằm tránh bị lợi dụng.
* Đối với việc xác nhận chữ ký L/C/bảo lãnh theo yêu cầu của nguời huởng lợi đối với các L/C dự phòng/bảo lãnh đuợc phát hành bằng thu mà nguời thụ huởng nhận trực tiếp từ đối tác của mình, phải tra soát (tốt nhất là bằng điện Swift) với ngân hàng phát hành L/C dự phòng/bảo lãnh để chắc rằng chúng không bị giả mạo.
* Theo yêu cầu của ngân hàng phát hành hay của nguời thụ huởng khi tiếp nhận yêu cầu xác nhận L/C phải xác định đuợc khả năng thanh toán của ngân hàng phát hành có quan hệ đại lý/tài khoản thanh toán...
* Kiểm tra chứng từ nhờ thu:
Dù ngân hàng không có trách nhiệm trong việc kiểm tra nội dung chứng từ nhung ngân hàng cũng nên quan tâm đến các chi tiết cơ bản bất hợp lý để có sự điều chỉnh kịp thời nhằm tránh mất thêm thời gian và chi phí tái
lập chứng từ. Ngân hàng cần lưu ý về số lượng và chủng loại chứng từ cũng như kiểm tra “tên và địa chỉ của ngân hàng thu hộ” từ danh mục ngân hàng thế giới nhằm phòng tránh bị lừa đảo do ngân hàng thu hộ không có thực.
* Kiểm tra chứng từ L/C cẩn thận, phù hợp với hướng dẫn của UCP600 và tài liệu bỗ trợ ISBP681, căn cứ vào các qui định cụ thể của L/C.
* Xử lý chứng từ bất hợp lệ theo L/C nếu các sai sót có thể sửa chữa được, kịp thời thông báo và lưu ý với khách hàng về việc sửa chứng từ trong thời hạn xuất trình chứng từ được qui định trong L/C nhằm tránh tình trạng chứng từ bị từ chối thanh toán do xuất trình trễ hạn. Nếu chứng từ có các sai khác quan trọng không thể điều chỉnh thì cần phải nêu cụ thể sai khác này để xác định rõ trách nhiệm kiểm tra chứng từ của một ngân hàng thương lượng. Cách tốt nhất trong việc xử lý các bộ chứng từ bất hợp lệ là điện thông báo các sai khác cho ngân hàng phát hành để đạt được sự chấp nhận từ người yêu cầu mở L/C trước khi gửi chứng từ đi đòi tiền nhằm tránh các bước thương lượng với người yêu cầu mở L/C về sau cũng như các chi phí liên quan đến việc gửi đi và gửi trả lại chứng từ trong trường hợp người yêu cầu mở L/C từ chối thanh toán. Nếu bộ chứng từ có quá nhiều sai khác không thể điều chỉnh và không thể liệt kê cụ thể, cần tư vấn với khách hàng để chuyển sang thanh toán theo hình thức nhờ thu chứng từ theo L/C.
* Chứng từ phù hợp với L/C bị từ chối. Tìm hiểu kỹ lý do từ chối và có sự phản biện kịp thời nếu lý do từ chối không hợp lệ. Nếu lý do từ chối của ngân hàng phát hành hợp lệ và có liên quan đến việc gửi thiếu chứng từ hoặc chứng từ có những lỗi có thể hiệu chỉnh, cần thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời gửi bổ sung chứng từ thiếu hoặc hiệu đính chứng từ sai trong thời hạn hiệu lực xuất trình chứng từ. Trong trường hợp khách hàng không thể bổ sung chứng từ thiếu hoặc không thể hiệu đính chứng từ sai, cần lưu ý với khách hàng về việc khi đòi tiền Ngân hàng hoàn trả theo chỉ định của L/C.
* Khi tài trợ xuất khẩu duới dạng cho vay hoặc chiết khấu chứng từ: * Trên cơ sở các L/C bản gốc, để thẩm định cho vay, tài trợ xuất khẩu trên dựa vào quan hệ giữa khách hàng với ngân hàng, cần phải xem xét kỹ các điều kiện của L/C để tránh rơi vào bẫy và bị mất vốn.
* Chủ động áp dụng chiết khấu miễn truy đòi đối với các bộ chứng từ hợp lệ theo các L/C đuợc phát hành bởi các ngân hàng có quan hệ tài khoản với NHNT, hoặc theo các L/C có chỉ định ngân hàng hoàn trả là một ngân hàng thứ ba có uy tín trên thế giới.
* Thực hiện công đoạn báo có tiền hàng xuất khẩu cần luu ý:
+ Theo phuơng thức chuyển tiền, cần kiểm tra, đối chiếu kỹ các thông tin liên quan đến số tiền, số hiệu và tên tài khoản của nguời huởng lợi nhằm phòng tránh việc ghi có sai số tiền hoặc ghi có cho một bên khác với nguời huởng lợi đuợc qui định trong lệnh chuyển.
+ Đối với các khoản đòi tiền theo L/C và nhờ thu chứng từ, đầu tiên, cần theo dõi và kịp thời nhắc nhở ngân hàng phát hành (hoặc ngân hàng đuợc chỉ định) và ngân hàng thu hộ thanh toán đúng hạn, đầy đủ theo các qui định trong UCP600, URR525, L/C, URC522, mặt khác, thuờmg xuyên đối chiếu với các tài khoản Nostro của NHNT tại các ngân hàng đại lý chính nhằm tránh việc treo trễ các khoản trả tiền cũng nhu hạn chế chi phí và thời gian tra soát không cần thiết.
* Khi tiếp nhận hồ sơ từ nhà nhập khẩu: kiểm tra hồ sơ, đối chiếu kỹ với các qui định trong các Thông tu về quản lý ngoại hối của Ngân hàng nhà nuớc và thật sự luu ý đối với các khoản chuyển tiền có dấu hiệu rửa tiền và/hoặc tài trợ khủng bố.
* Thận trọng trong thao tác và tuân thủ mẫu điện chuyển tiền MT103 hoặc MT202 của hệ thống Swift nhằm tránh việc chuyển sai số khi thực hiện việc chuyển tiền.
* Để có thể phòng ngừa, né tránh các giao dịch rửa tiền và tài trợ khủng bố, việc áp dụng các chuẩn mực quốc tế do Lực luợng công tác quốc tế về các hoạt động tài chính là rất cần thiết.
* Những bộ chứng từ nhờ thu có chỉ thị thu hộ đặc biệt phải thông báo kịp thời và chính xác các chỉ thị này cho nhà nhập khẩu, đồng thời thông tin ngay cho ngân hàng nhờ thu trong truờng hợp nhà nhập khẩu không thể đáp ứng các chỉ thị của họ nhằm tránh bị khiếu kiện từ cả hai phía: ngân hàng nhờ thu và nhà nhập khẩu.
* Cần luu ý kiểm tra tính chân thực của các chứng từ vận tải.
* Khi phát hành L/CCần kiểm tra kỹ thủ tục yêu cầu mở L/C của khách hàng) truớc khi phát hành L/C nhằm đảm bảo tính pháp lý của giao dịch.
* Khi sửa đổi, bổ sung L/C phải đuợc xem xét về sự ảnh huởng của nó đến quyền lợi cũng nhu tính an toàn của nhà nhập khẩu cũng nhu của NHNT. Tuyệt đối không nên chấp nhận các giao dịch tu chỉnh L/C về việc “thay đổi đơn vị tiền tệ của L/C”. Có thể chấp nhận các giao dịch tu chỉnh L/C về việc “thay đổi tên và địa chỉ của nguời thụ huởng hoặc của ngân hàng thông báo L/C” nhung cần có các chỉ thị cụ thể, rõ ràng cho ngân hàng thông báo L/C gốc trong bản sửa đổi L/C gửi cho ngân hàng này.
* Phát hành ủy quyền hoàn trả chỉ trong truờng hợp các L/C (gồm cả xác nhận lẫn không xác nhận) đuợc mở với mức ký quỹ 100% hoặc bằng vốn tài trợ của ngân hàng.
* Khi bảo lãnh nhận hàng cần phải biết “từ chối” đối với các yêu cầu phát
hành bảo lãnh nhận hàng đuợc chế tài bởi luật pháp của quốc gia của các hãng vận
chuyển quốc tế. Ngoài ra, trong truờng hợp Hãng hàng không chấp thuận giao hàng đối với vận đơn hàng không đuợc ký hậu, NHNT cũng nên linh động ký hậu
vận đơn hàng không thay cho việc phát hành Thu ủy quyền nhận hàng theo yêu
cầu và trách nhiệm của khách hàng nhằm tiết giảm chi phí, thời gian và thủ tục.
* Việc kiểm tra và thanh toán chứng từ phải được căn cứ vào UCP600, ISBP681 một cách nghiêm túc. Tuyệt đối không nên vì bảo vệ quyền lợi của khách hàng nhập khẩu mà đi ngược lại với thông lệ quốc tế vì việc hành xử không đúng nhất thời sẽ làm sút giảm uy tín của chi nhánh và lòng tin của đối tác nước ngoài vào NHNT.
Ngân hàng cần có một hệ thống thích hợp để đảm bảo chắc chắn rằng mình không tài trợ cho các giao dịch giả mạo, lừa đảo. Tiến hành kiểm tra thường xuyên, định kỳ, và có sự theo dõi thật sự, tỷ lệ an toàn vốn và hiệu quả kinh doanh của NHNT trong lĩnh vực TTXNK sẽ càng cao và không hề làm giảm đi ý nghĩa của UCP600 về vai trò của ngân hàng trong việc chỉ xử lý chứng từ trên bề mặt của chúng.
3.3.1.2. Hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin,xây dựng đội ngũ cán bộ
có chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp
* Về hệ thống công nghệ thông tin: Tiếp tục thực hiện đề án hiện đại hóa công nghệ ngân hàng: Chuyển tiền đến và đi tập trung trên Mosaic, Nhận và chuyển điện trên Tracer, Tra cứu mã nhận diện các ngân hàng tham gia hệ thống Swift trên Tracer, Tài trợ thương mại trên TF. Việc triển khai và vận hành thành công các chương trình này đã giúp cho công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động TTXNK trở nên hiệu quả vì số liệu được cập nhậtOnline và tập trung về Hội sở.
* Về nguồn nhân lực: Con người luôn là nhân tố quyết định sự thành công trong mọi lĩnh vực đặc biệt là trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động TTXNK. Yêu cầu của giao dịch thương mại quốc tế đòi hỏi phải xây dựng và phát triển được một đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ không chỉ có trình độ ngoại ngữ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức về TTXNK mà còn am tường cả kiến thức ngoại thương và kiến thức xã hội; tận tụy với công việc; lịch sự, ân cần trong giao tiếp với khách hàng; tác phong
nhanh nhẹn, năng động trong giải quyết công việc, cẩn thận trong thao tác và nghiêm túc tuân thủ các quy chế. Do vậy, cần tăng cường công tác tập huấn, đào tạo cán bộ; duy trì đều đặn (hàng năm) các hội nghị tổng kết hoạt động thanh toán quốc tế để không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn, tránh lặp lại những sai lầm đã có trước đó. Bên cạnh đó cán bộ cần phải có phẩm chất đạo đức, có tinh thần trách nhiệm cao, có kinh nghiệm trong thanh toán quốc tế, phải có kỹ năng phân tích, đánh giá. Từ đó mỗi một cán bộ một lý tưởng chính trị, đạo đức nghề nghiệp để họ gắn chặt tương lai và sự nghiệp của mình vào tương lai và sự nghiệp chung của cả ngân hàng.
+ Xây dựng khối đại đoàn kết toàn ngành từ cán bộ lãnh đạo đến nhân viên, từ chi nhánh đến hội sở.
+ Nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, áp dụng công nghệ thông tin để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của phát triển kinh tế và hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu qua ngân hàng.
3.3.1.3. Nâng cao chất lượng công tác thẩm định đánh giá khách hàng và các đối tượng liên quan
Trong những năm gần đây, rủi ro trong hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu gây thiệt hại nặng nề về tài chính cũng như uy tín của các ngân hàng thương mại chủ yếu xuất phát từ phía khách hàng. Và cũng chủ yếu do khách hàng không có đủ khả năng thanh toán hoặc không muốn thanh toán. Vì lẽ đó, chất lượng công tác thẩm định đánh giá khách hàng có một ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong thanh toán L/C tại các ngân hàng thương mại nói chung, chi nhánh Bắc Giang nói riêng.
Trong công tác thẩm định, đánh giá khách hàng, ngân hàng cần tiến hành
phân tích một cách kỹ lưỡng năng lực tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của khách hàng đến giao dịch với ngân hàng.Song việc đánh giá khách hàng cũng không chỉ dừng lại ở lần đầu tiên khách hàng đặt quan hệ giao
dịch với ngân hàng mà còn cần được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục
trong suốt quá trình ngân hàng quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên để có thể tiến hành công tác thẩm định, đánh giá khách hàng một cách hiệu quả thì cần phối hợp đồng bộ với việc xây dựng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, tư
cách đạo đức nghề nghiệp tốt. Vì ngân hàng mới chính là người có quyền quyết
định cuối cùng trong việc đồng ý hay không đồng ý mở L/C cho khách hàng. Bên cạnh đó, ngân hàng không chỉ quan tâm phân tích đánh giá năng lực tài chính, phương án kinh doanh, mặt hàng nhập của khách hàng, mà còn phải đặc biệt quan tâm đến tư cách của khách hàng mở L/C cũng như đối tác nước ngoài của khách hàng nữa. Trên cơ sở đó có quyết định đúng đắn cho mở L/C với những điều kiện cụ thể phù hợp với từng ngân hàng, vừa đảm bảo an toàn trong thanh toán, vừa đảm bảo được chính sách khách hàng.
* Thống nhất về mô hình hoạt động TTXNK trong toàn hệ thống về tiêu chí xác định hoặc miễn giảm mức ký quỹ cho khách hàng mở L/C nhập khẩu, về tỷ giá mua bán ngoại tệ phục vụ cho công tác TTXNK, về biểu phí dịch vụ...Hội sở phải là đầu mối thu thập, tổng hợp, phân loại các đối tượng khách hàng về quy mô hoạt động, ngành hàng kinh doanh, quan hệ của họ với đối tác cũng như với các ngân hàng thương mại khác, uy tín trên thương trường...để có thể đưa ra các chính sách phù hợp trong việc duy trì lượng khách hàng cũ và thu hút thêm lượng khách hàng mới.
* Đối với thanh toán xuất khẩu Chọn phương thức thanh toán L/C có giá CFR hoặc CIF, đối với thanh toán nhập khẩu chọn phương thức thanh toán L/C giá FOB hoặc FCA có kết hợp mua bảo hiểm hàng hóa bên ngoài L/C là phù hợp với xu hướng phát triển của các ngành dịch vụ vận tải, bảo
* Yêu cầu các nhà nhập khẩu cung cấp các StandbyL/C để đảm bảo việc thu hồi tiền hàng xuất khẩu qua phuơng thức thanh toán chuyển tiền hoặc nhờ thu trả chậm.
* Ràng buộc trách nhiệm giao hàng của các nhà xuất khẩu nuớc ngoài hoặc hoàn trả tiền đặt cọc mà họ đã nhận từ nhà nhập khẩu trong nuớc theo phuơng thức chuyển tiền trả truớc hay “Red Clause L/C” bằng cách yêu cầu họ cung cấp các cam kết thực hiện hợp đồng (Performance Bond) hoặc bảo lãnh hoàn thanh toán (Repayment Bond/Guarantee)...
* Yêu cầu về số luợng, chủng loại, nội dung và cơ quan phát hành chứng từ phải chặt chẽ nhằm hạn chế chứng từ giả mạo, không trung thực. Trong đó, điển hình nhất là các Chứng từ vận tải (B/L) và Giấy chứng nhận chất luợng (Quality Inspection Certificate) phải đuợc yêu cầu và phải đuợc phát hành bởi Hãng tàu hay Cơ quan kiểm tra độc lập, có uy tín trên thế giới.
* Hoàn thiện và triển khai các sản phẩm bao thanh toán Factoring (ngắn hạn) và Forfaiting (trung dài hạn) trên cơ sở đơn giản hóa và rút ngắn thủ tục thực hiện cũng nhu mở rộng đối tuợng,phạm vi tiếp cận loại hình dịch vụ này.
3.3.1.4. Đẩy mạnh công tác tư vấn cho khách hàng
* Biến động tỷ giá có thể tạo ra cho khách hàng cũng nhu ngân hàng những bất lợi trong khi tình trạng thanh toán bằng USD gần nhu toàn bộ trong