Khi tiến hành thanh tra tại chỗ phải thực hiện qua các công việc sau:
* Chuân bị thanh tra:
- Xác định mục đích, nội dung thanh tra: Căn cứ kết quả giám sát từ xa, kết quả khảo sát trực tiếp tại đối tượng thanh tra để nhận định những vấn đề
nổi cộm, những vấn đề có dấu hiệu sai phạm để xác định mục đích, nội dung thanh tra và cách thức tổ chức thực hiện, từ đó có Quyết định thanh tra với nội dung phù hợp.
- Xây dựng đề cương, kế hoạch thanh tra: dựa trên phạm vi, mục tiêu cuộc thanh tra, lãnh đạo thanh tra sẽ xây dựng đề cương thanh tra, trong đó cụ thể hóa các công việc cần thực hiện trong quá trình thanh tra tại TCTD trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Xác định phương thức thanh tra, tổ chức đoàn thanh tra: Quyết định thanh tra ghi rõ căn cứ, đối tượng, mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ, nội dung thời hạn thanh tra và thành phần đoàn thanh tra. Thành viên đoàn thanh tra ngân hàng là các cán bộ công chức ngân hàng hoặc cá nhân khác tham gia đoàn thanh tra theo quyết định của người có thẩm quyền. Đoàn thanh tra là một tổ chức pháp lý, hoạt động theo quy định của pháp luật về thanh tra và hướng vào phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu quản lý và kinh doanh của ngân hàng trong lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng. Quy mô Đoàn thanh tra phụ thuộc vào chương trình, kế hoạch thanh tra; tình hình hoạt động của từng ngân hàng; người dự kiến là Trưởng đoàn thanh tra; năng lực trình độ của cán bộ thanh tra; biên chế hiện có. Đoàn thanh tra gồm có Trưởng đoàn, Phó trưởng đoàn (có thể có hoặc không), các đoàn viên.
Họp đoàn thanh tra để triển khai các nội dung công việc theo quy chế Đoàn thanh tra, có nhiệm vụ thực hiện cuộc thanh tra theo đúng nội dung và thời hạn ghi trong quyết định thanh tra. Căn cứ nội dung thanh tra, tình hình hoạt động của tổ chức được thanh tra, các thông tin đã thu thập được và năng lực của từng đoàn viên trong Đoàn để phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi thành viên, quy định lịch sinh hoạt, báo cáo phản ánh của đoàn.
Sưu tầm tài liệu, nghiên cứu các văn bản pháp quy, thu thập tình hình số liệu có liên quan đến cuộc thanh tra như đánh giá qua giám sát từ xa; xem xét
kiến nghị, kết luận của Đoàn thanh tra trước đó; Báo cáo kết quả thực hiện các kết luận và kiến nghị của đối tượng thanh tra và các báo cáo khác có liên quan.
Gửi thông báo lịch và nội dung thanh tra cho đối tượng thanh tra, yêu cầu chuẩn bị trước tài liệu để cung cấp lần đầu cho Đoàn thanh tra.
* Tiến hành thanh tra tại đơn vị
Tiếp xúc với đối tượng thanh tra: Đoàn thanh tra tiến hành tiếp xúc với đại diện lãnh đạo và bộ phận có liên quan của đối tượng thanh tra; Trưởng đoàn thanh tra công bố quyết định thanh tra, xuất trình quyết định thanh tra và thẻ thanh tra viên. Việc công bố quyết định thanh tra phải được lập thành biên bản lưu hồ sơ thanh tra.
Đối tượng thanh tra báo cáo khái quát tình hình, kết quả hoạt động theo thời hiệu thanh tra; tiếp nhận quyết định thanh tra.
Trưởng đoàn thanh tra nêu những yêu cầu đối với đối tượng thanh tra về cung cấp tài liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra như sơ đồ tổ chức, bảng cân đối kế toán định kỳ, các báo cáo quyết toán, các báo cáo hoặc biên bản kiểm toán, biên bản thuế, báo cáo hoạt động kiểm soát nội bộ...
Thông báo và thống nhất kế hoạch, nguyên tắc làm việc giữa Đoàn thanh tra và đối tượng thanh tra, xác định rõ trách nhiệm của Ban giám đốc, lãnh đạo các phòng, ban, bộ phận và các nhân viên về việc cung cấp số liệu và giải trình những vấn đề theo yêu cầu của Đoàn thanh tra một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Chuẩn bị các điều kiện về vật chất cần thiết cho cuộc thanh tra như phương tiện làm việc, sắp xếp chỗ làm việc, giấy tờ vật liệu văn phòng...
Các thành viên Đoàn Thanh tra tiến hành thanh tra theo nội dung trong Quyết định thanh tra, Đề cương kế hoạch thanh tra và theo phân công nhiệm vụ cụ thể của Trưởng đoàn thanh tra. Khi thanh tra, căn cứ vào chứng từ, sổ sách, vào các văn bản hướng dẫn và biện pháp chỉ đạo nghiệp vụ, đối chiếu
với việc làm thực tế để xác định đúng sai của từng sự việc, phát hiện đến đâu yêu cầu chấn chỉnh ngay (nếu là sai nhỏ hoặc xử lý kịp thời) và yêu cầu khắc phục ngay (nếu là sai phạm lớn). Trong quá trình thanh tra, nếu phát hiện những hành vi vi phạm, Đoàn thanh tra hoặc thành viên đoàn thanh tra phải lập biên bản vi phạm (theo mẫu quy định) để làm cơ sở kết luận, xử lý hoặc kiến nghị xử lý.
Quá trình thanh tra đến đâu phải xác minh làm rõ đúng sai của từng sự việc hay từng phần việc để khi kết thúc cuộc thanh tra đưa ra đánh giá, kết luận được rõ ràng và dứt điểm, không để có những vướng mắc tồn tại.
Trong quá trình thanh tra nếu có những vấn đề vượt quá nhiệm vụ, quyền hạn của đoàn, thì Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm báo cáo với người ra quyết định thanh tra và đề xuất kiến nghị những vấn đề cần giải quyết cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế. Chỉ khi nào người ra quyết định thanh tra chấp thuận những đề xuất, kiến nghị của Đoàn bằng văn bản thì Đoàn mới thực hiện.
Trong quá trình thanh tra, đoàn thanh tra chỉ thực hiện các nghiệp vụ thanh tra theo nội dung, phạm vi, thời gian quy định trong quyết định thanh tra đã ban hành, không được tự ý mở rộng đối tượng, phạm vi hay kéo dài thời gian thanh tra. Đối với các trường hợp thay đổi những vấn đề được ghi trong quyết định thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra hoặc thanh tra viên phải báo cáo xin ý kiến của người ra quyết định thanh tra.
Các đoàn viên Đoàn thanh tra trong quá trình thanh tra phải thực hiện đúng những nhiệm vụ đã được trưởng đoàn phân công, bảo đảm tiến độ công việc, phản ánh báo cáo theo định kỳ cho trưởng đoàn thanh tra về kết quả, thuận lợi, vướng mắc và đề xuất kiến nghị những vấn đề thật sự cần thiết. Các đoàn viên đoàn thanh tra chỉ làm việc với đối tượng thanh tra tại cơ quan, trong giờ hành chính, nếu cần thiết phải làm việc ngoài giờ hành chính hoặc
ngoài cơ quan, phải được sự đồng ý của Trưởng đoàn thanh tra; phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật khi tiến hành thanh tra; Thu thập thông tin như cân đối kế toán qua từng thời kỳ (tháng, quý, năm), những chỉ số phân tích qua giám sát từ xa hàng tháng, các kiến nghị qua các lần thanh tra trước, thông tin từ các cơ quan hữu quan (kiểm toán, thuế...), thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng. Trên cơ sở thông tin đã thu thập được, tiến hành phân tích và đánh giá các nội dung thanh tra; đảm bảo tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác của các số liệu, chỉ tiêu chứng từ và báo cáo; bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ và hạch toán; phát hiện những vi phạm, phân tích và đánh giá thực trạng và nguyên nhân dẫn đến vi phạm để có biện pháp xử lý phù hợp, nhằm chấn chỉnh các hoạt động của TCTD; xác định rủi ro hoạt động kiến nghị biện pháp xử lý thích hợp.
Trong quá trình thanh tra, Đoàn thanh tra phải giữ quan hệ tốt với đơn vị được thanh tra, không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của đơn vị, trừ trường hợp đặc biệt sẽ được ghi trong quyết định.
* Giai đoạn kết thúc thanh tra
Sau khi hoàn thành nội dung nhiệm vụ được phân công, đoàn viên đoàn thanh tra phải tổng hợp kết quả, đưa ra những kết luận, đề xuất hướng dẫn xử lý bằng văn bản, lập hồ sơ theo công việc được phân công và bàn giao cho trưởng đoàn thanh tra hoặc người được trưởng đoàn thanh tra uỷ quyền.
Kết thúc cuộc thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra căn cứ vào báo cáo kết quả thanh tra của đoàn viên đoàn thanh tra để tổng hợp kết quả, thông qua nội bộ đoàn để thống nhất kết quả thanh tra, lên dự thảo báo cáo kết quả thanh tra. Nội dung bao gồm:
- Đánh giá khái quát ưu điểm cơ bản và những cố gắng tích cực của đơn vị được thanh tra trong việc chấp hành chủ trương, chính sách pháp luật Nhà nước và các chế độ thể lệ của ngành ở các mặt công tác được thanh tra.
nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân và đơn vị để biện pháp xử lý phù hợp. - Kiến nghị những biện pháp khắc phục sửa chữa và áp dụng những chế tài thích hợp; quyết định xử lý những sai phạm nhằm chấn chỉnh hoạt động của TCTD theo đúng quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động tiền tệ và ngân hàng.
Căn cứ vào báo cáo kết quả toàn cuộc thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra xây dựng dự thảo kết luận thanh tra và phải thông qua các thành viên trong đoàn thanh tra trước khi thông qua lãnh đạo đơn vị và đối tượng được thanh tra. Nếu các thành viên trong đoàn thanh tra hoặc thủ trưởng đơn vị được thanh tra có điểm không nhất trí với kết luận thanh tra thì được quyền khiếu nại lên Chánh thanh tra hoặc người ra quyết định thanh tra.
Người ra quyết định thanh tra hoặc trưởng đoàn thanh tra công bố dự thảo kết luận thanh tra (khi được người ra quyết định thanh tra uỷ quyền). Việc công bố dự thảo kết luận thanh tra phải được lập thành biên bản lưu hồ sơ thanh tra. Sau khi kết thúc cuộc thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra hoàn chỉnh hồ sơ thanh tra và bàn giao cho người có thẩm quyền.
* Giai đoạn theo dõi sau thanh tra
Sau khi hoàn tất thanh tra tại chỗ, tất cả các báo cáo và hồ sơ làm việc của Đoàn Thanh tra phải được bàn giao cho bộ phận giám sát từ xa để theo dõi việc thực hiện các biện pháp khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra, đồng thời để bổ sung dữ liệu cho công tác giám sát từ xa.
1.3.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thanh tra của NHTW đối với các TCTD
1.3.6.1. Các nhân tố chủ quan
* Nhân tố con người
Nhân tố con người ảnh hưởng đến hoạt động thanh tra ngân hàng, bao gồm cả yếu tố chất lượng và số lượng đội ngũ cán bộ thanh tra. Trong điều kiện hoạt động tiền tệ, ngân hàng ngày càng phát triển, công nghệ ngân hàng ngày một đổi mới, đòi hỏi trình độ của các nhà quản lý, trong đó có đội ngũ
cán bộ thanh tra phải không ngừng được nâng cao. Cán bộ thanh tra ngân hàng phải am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ ngân hàng, về quy định của pháp luật, chính sách chế độ của ngân hàng, thành thạo về phương pháp, nghiệp vụ thanh tra thì khả năng phát hiện sai sót, khuyết điểm của các TCTD cũng như chất lượng công tác cảnh báo, tư vấn cho TCTD, tham mưu cho Thống đốc NHTW trong việc chỉ đạo, điều hành. Bên cạnh đó, do đối tượng thanh tra là các TCTD không ngừng tăng về số lượng, quy mô và địa bàn hoạt động, các dịch vụ cũng ngày càng phát triển nên yêu cầu về khối lượng, chất lượng công việc thanh tra ngân hàng cũng phải tăng theo. Do vậy, đội ngũ cán bộ thanh tra không những cần được nâng cao về trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp mà còn cần tăng cường cả về số lượng thì mới đáp ứng được nhiệm vụ, yêu cầu công tác.
* Việc xây dựng chương trình, kế hoạch, phương pháp và cách thức tổ chức hoạt động thanh tra
Hàng năm, Thanh tra NHTW phải xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra cho cả hệ thống. Kế hoạch thanh tra xác định rõ trọng tâm, trọng điểm của công tác thanh tra, đặc biệt là những đối tượng cần được tiến hành thanh tra tại chỗ. Kế hoạch sau khi được thông qua trở thành nhiệm vụ của Thanh tra ngân hàng trong năm đó. Tuy nhiên, do số lượng các TCTD lớn nên trong năm không thể thanh tra tại chỗ tại tất cả các TCTD mà chỉ có thể nhằm vào một số TCTD nhất định. Do vậy, một yêu cầu đặt ra là phải xác định chuẩn xác đối tượng, nội dung trọng tâm cần thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh.
Mặt khác, để hoạt động thanh tra có hiệu quả, phát hiện tối đa những sai phạm, yếu kém của đối tượng thanh tra, cần có phương pháp, kỹ năng làm việc, cách thức tổ chức hoạt động thanh tra một cách khoa học. Ngược lại, hoạt động thanh tra sẽ không phát huy tác dụng nếu tập trung vào những khâu, nội dung không có vi phạm hay những TCTD đang làm ăn có hiệu quả, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, các quy định của pháp luật trong khi các
đối tượng vi phạm lại không bị phát hiện và xử lý hoặc thanh tra chỉ tập trung vào một số khâu, không phản ánh toàn diện hoạt động của TCTD.
* Cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của thanh tra
Cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và hoạt động thanh tra nói riêng. Đặc biệt đối với phương thức từ xa, cơ sở vật chất về công nghệ thông tin như hệ thống mạng máy tính, phần mềm xử lý dữ liệu chuẩn hóa là những yếu tố cần thiết để đảm bảo cho việc xử lý số lượng lớn các thông tin đầu vào một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Mặt khác, hoạt động của các TCTD ngày càng phát triển cả về số lượng và chất lượng với cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ ngày càng hiện đại để phục vụ hoạt động kinh doanh. Do vậy, để nắm bắt, kiểm soát được các TCTD thì NHTW cũng phải hiện đại hóa. Nếu thanh tra NHTW không tiếp cận, hiểu biết được hoạt động của các trang thiết bị, công nghệ hiện đại của các TCTD thì không thể kiểm soát được hoạt động của các TCTD.
1.3.6.2. Nhân tố khách quan
* Sự đồng bộ trong cơ cấu tổ chức của hệ thống thanh tra ngân hàng
Một cơ quan có cơ cấu, tổ chức bộ máy khoa học sẽ giúp cho sự chỉ đạo, điều hành trong nội bộ cơ quan đó thông suốt, sự phối kết hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng ăn khớp, nhịp nhàng thì sẽ phát huy được hiệu quả. Hệ thống thanh tra ngân hàng có phạm vi hoạt động rộng khắp trong phạm vi toàn quốc với lực lượng cán bộ thanh tra đông đảo nên sự ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức hệ thống thanh tra ngân hàng tới công tác thanh tra ngân hàng là không phủ nhận được. Thanh tra ngân hàng cần được tổ chức tập trung, thống nhất, mang tính hệ thống cao, độc lập về tổ chức và hoạt động đối tượng thanh tra; các quan hệ chỉ đạo, điều hành nhất quán, không bị chồng chéo, mâu thuẫn với nhau. Đó là tiền đề để hoạt động thanh tra diễn ra thông
suốt, khách quan, không bị ách tắc, không bị chi phối bởi các chủ thể khác.
* Sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật đối với hoạt động thanh tra ngân hàng
Hoạt động thanh tra của NHTW đối với các TCTD là hoạt động quản lý, mang tính quyền lực nhà nước. Tính quyền lực nhà nước thể hiện ở quyền hạn mà pháp luật trao cho thanh tra ngân hàng để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do vậy, để hoạt động thanh tra phát huy được hiệu quả thì cần phải có đầy đủ các quyền năng để tương xứng với nhiệm vụ quan trọng được giao.
Mặt khác, yêu cầu bắt buộc đối với hoạt động thanh tra là phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Do đó, cùng với quyền hạn mà pháp luật trao cho thanh tra, các quy định pháp luật về tổ chức, nhiệm vụ; về trình tự,