3.3.3.1. Hoàn thiện phương thức thanh tra
* Quy trình thanh tra
Yêu cầu các Đoàn Thanh tra thực hiện nghiêm túc quy trình tiến hành một cuộc thanh tra theo quy định tại Thông tư 02/2010/TT-TTCP ngày 02/3/2010 của Thanh tra Chính phủ về quy trình tiến hành một cuộc thanh tra, đảm bảo đúng trình tự từ khi chuẩn bị thanh tra đến khi hoàn thiện việc bàn giao hồ sơ thanh tra. Kết thúc các cuộc thanh tra, kiểm tra trực tiếp, các Đoàn tổ chức họp để rút kinh nghiệm để phát huy những mặt được, giảm thiểu những mặt còn tồn tại, hạn chế.
* Xác định nội dung thanh tra
Việc xác định chuẩn xác nội dung thanh tra và xây dựng đề cương thanh tra phù hợp với công tác thanh tra- giám sát các QTDND có ảnh hưởng
rất lớn đến chất lượng thanh tra. Đề cương thanh tra phải đảm bảo không bỏ sót nội dung quan trọng cần thanh tra nhưng cũng cần xác định những nội dung thứ yếu, chưa cấp thiết để tập trung thời gian và lực lượng cho nội dung trọng điểm. Trong thời gian tới, cũng cần có quan tâm thích đáng về việc thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, thu chi tài chính để chỉ ra các mặt còn tồn tại yếu kém, giúp QTDND dần dần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hoạt động đi vào ổn định, nề nếp.
Việc quyết định nội dung thanh tra cần phải có sự cân nhắc, bàn bạc trong tập thể thanh tra trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ QTDND cơ sở, kết quả công tác giám sát từ xa và các thông tin khác có liên quan, đảm bảo việc thanh tra, kiểm tra đúng trọng tâm, trọng điểm và phù hợp với điều kiện cụ thể của thanh tra chi nhánh.
* Hình thức thanh tra
Đổi mới hình thức thanh tra phù hợp với hệ thống QTDND cơ sở. Phải thay đổi cơ bản về nhận thức cho cán bộ làm công tác thanh tra QTDND vì hoạt động của QTDND có tính chất khác với hoạt động của các NHTM. Mục đích hoạt động của QTDND là tương trợ cộng đồng thành viên, cán bộ của QTDND chủ yếu mới qua các lớp đào tạo ngắn ngày, khả năng điều hành về lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và hoạt động ngân hàng còn non yếu. Do vậy, đòi hỏi quá trình thanh tra cần có hình thức thanh tra phù hợp. Cụ thể như bên cạnh việc phát hiện và chỉ ra những yếu kém, những sai phạm về nghiệp vụ, điều hành... của QTDND, cán bộ thanh tra trong trường hợp cần thiết còn phải hướng dẫn, giúp cán bộ QTDND tìm ra những phương hướng, biện pháp để khắc phục, chỉnh sửa, thậm chí có trường hợp cầm tay chỉ việc. Những sai sót mang tính nghiệp vụ thông thường được phát hiện trong quá trình thanh tra, cần hướng dẫn, yêu cầu cán bộ nghiệp vụ của QTDND chỉnh sửa ngay trước khi kết thúc cuộc thanh tra với phương châm vừa phát hiện, vừa xử lý, vừa
yêu cầu chỉnh sửa ngay. Điều đó có tác dụng hạn chế sai phạm, giảm rủi ro.
* Từng bước chuyển sang thanh tra trên cơ sở rủi ro
Chuyển dần việc thanh tra từ thanh tra tuân thủ sang thanh tra trên cơ sở rủi ro. Trong thời gian trước mắt, có thể kết hợp song song cả hai phương pháp là thanh tra tuân thủ và thanh tra trên cơ sở rủi ro để có thể so sánh và rút ra ưu nhược điểm, những thuận lợi, khó khăn của từng phương pháp, từ đó có sự điều chỉnh và xây dựng phương pháp thanh tra phù hợp.
Để áp dụng có hiệu quả thanh tra trên cơ sở rủi ro đòi hỏi phải từng bước nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác thanh tra (thông qua đào tạo, đào tạo lại), nâng cấp cơ sở vật chất và kỹ thuật, phương tiện làm việc của thanh tra, liên tục cập nhật về các công nghệ, các nghiệp vụ mới trong hoạt động của các TCTD và tổ chức nghiên cứu, trao đổi, phổ biến rộng rãi tới toàn thể cán bộ thanh tra của chi nhánh các lý thuyết, kỹ thuật và kỹ năng tiến hành thanh tra trên cơ sở rủi ro.
3.3.3.2. Thực hiện có hiệu quả công tác giám sát từ xa, phối hợp chặt chẽ giữa thanh tra tại chỗ và giám sát từ xa
* Thực hiện có hiệu quả công tác giám sát từ xa
Để phục vụ đắc lực cho công tác thanh tra tại chỗ, đồng thời tiến tới hạn chế thanh tra tại chỗ, tăng cường công tác giám sát từ xa để tiết kiệm chi phí và giảm thời gian của QTDND thì việc hoàn thiện thực hiện có hiệu quả công tác giám sát từ xa đối với các TCTD nói chung cũng như hệ thống QTDND cơ sở nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng. Để thực hiện tốt công tác giám sát từ xa cần chú ý tập trung một số vấn đề sau:
Một là: Yêu cầu các QTDND cơ sở phải thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo. Hàng quý nhận xét, đánh giá việc chấp hành chế độ thông tin báo cáo (về thời gian gửi báo cáo, về chất lượng báo cáo) của QTDND cơ sở và xác định đây cũng là một tiêu chí để chấm điểm, xếp loại QTDND cơ sở.
Hai là, tập huấn các cán bộ chuyên làm công tác giám sát từ xa để khai thác triệt để các tính năng của chương trình. Bên cạnh đó, có sự phối hợp, trao đổi thông tin giữa cán bộ được phân công chuyên quản các QTDND cơ sở và cán bộ chuyên làm công tác giám sát từ xa để bổ sung những thông tin cho công tác giám sát từ xa. Định kỳ hàng tháng, cán bộ chuyên quản và cán bộ làm công tác giám sát từ xa phối hợp trao đổi thông tin để có báo cáo bằng văn bản kết quả giám sát từ xa chi tiết về từng QTDND cơ sở, trong đó xác định rõ những chỉ tiêu cơ bản đã đạt được trong hoạt động, những vấn đề còn tồn tại, yếu kém, những rủi ro có thể xảy ra và đề xuất với lãnh đạo thanh tra chi nhánh biện pháp quản lý, giám sát cụ thể đối với từng QTDND cơ sở.
* Phối hợp chặt chẽ giữa thanh tra tại chỗ và giám sát từ xa
Qua lý luận và thực tiễn đều khẳng định giám sát từ xa cung cấp, thông tin, chỉ điểm cho thanh tra tại chỗ; giám sát từ xa theo dõi các QTDND cơ sở thường xuyên giữa các kỳ thanh tra tại chỗ. Còn thanh tra tại chỗ sẽ kiểm chứng lại các thông tin đầu vào của giám sát từ xa. Kết quả thanh tra tại chỗ sẽ bổ sung nguồn thông tin đầu vào cho Giám sát từ xa. Để vận hành tốt cơ chế phối hợp đó cần phải đổi mới nhận thức về mối quan hệ giữa hai phương thức thanh tra sao cho thông tin đầu ra của bộ phận này sẽ là đầu vào của bộ phận kia và ngược lại. Việc quy định thành hai bộ phận là để có điều kiện chuyên môn hoá về kỹ năng - kỹ thuật, nhưng phải thống nhất trong một công nghệ thanh tra của ngân hàng.
3.3.3.3. Sử dụng có hiệu quả hơn công cụ xử phạt
Sau khi nghị định 202/2004/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính ra đời và được thanh tra NHNN tỉnh triển khai đến tất cả các TCTD trên địa bàn, các TCTD nói chung và các QTDND cơ sở nói riêng đã chú trọng hơn đến công tác kiểm tra, kiểm soát để nâng cao chất lượng các mặt nghiệp vụ, hạn chế các sai sót. Tuy nhiên, trong quá trình thanh tra vẫn
phát hiện một số tồn tại, khuyết điểm cần xử phạt theo hướng dẫn tại nghị định này. Để việc xử phạt đúng quy trình và phát huy được tác dụng tích cực của nó thì trong thời gian tới phải thực hiện:
Một là, củng cố chứng cứ thanh tra, chứng cứ xử phạt vi phạm hành chính: Khi phát hiện các sai phạm, cán bộ thanh tra phải làm việc với đối tượng thanh tra để yêu cầu giải trình. Quá trình làm việc phải lập thành biên bản làm việc, có ký xác nhận của các bên liên quan. Trong trường hợp sai phạm cần xử phạt vi phạm hành chính, tiến hành lập Biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ thời gian, địa điểm xảy ra hành vi vi phạm, mức độ vi phạm và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ (nếu có), đồng thời phô tô các hồ sơ chứng cứ sai phạm có liên quan.
Hai là, đối với từng hành vi vi phạm, căn cứ vào mức độ vi phạm để có hình thức xử phạt phù hợp: Trường hợp vi phạm lần đầu và đối tượng vi phạm đã khắc phục ngay không để xảy ra thiệt hại có thể không xử phạt mà chỉ nhắc nhở hoặc cảnh cáo. Nhưng những hành vi cố tình tái phạm (vi phạm từ lần thứ hai trở đi) hoặc vi phạm nghiêm trọng, vi phạm không khắc phục hậu quả, cố ý vi phạm... phải kiên quyết xử lý vi phạm để giữ nghiêm kỷ cương, pháp luật và đảm bảo sự công bằng giữa người làm tốt, chấp hành nghiêm chỉnh quy trình nghiệp vụ với người làm chưa tốt hoặc cố ý làm trái.
3.3.3.4. Tổ chức giám sát chặt chẽ việc thực hiện các kết luận, kiến nghị của thanh tra
- Nâng cao chất lượng kết luận thanh tra, giảm thiểu các kiến nghị trừu tượng, chung chung, khó thực hiện . Kết luận thanh tra phải rõ ràng, cụ thể và quy trách nhiệm cho từng cá nhân có sai phạm. Các kiến nghị phải cụ thể về thời gian, không gian và đối tượng thực hiện. Quy định cụ thể thời gian đơn vị phải hoàn thành chỉnh sửa và đôn đốc, nhắc nhở việc gửi báo cáo kết quả chỉnh sửa về NHNN Việt Nam Chi nhánh tỉnh Bắc Ninh (Thanh tra, giám sát
chi nhánh).
- Tăng cường công tác theo dõi, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các kiến nghị thanh tra và xử lý nghiêm các trường hợp cố tình không khắc phục chỉnh sửa hoặc tái phạm. Đây là một khâu có ý nghĩa quan trọng vì nếu các kiến nghị sau thanh tra không được thực hiện, các vi phạm không được xử lý nghiêm thì hoạt động thanh tra sẽ trở thành vô nghĩa:
+ Kết thúc cuộc thanh tra, cần quy định cụ thể thời gian phải bàn giao hồ sơ thanh tra, tránh trường hợp chậm trễ, kéo dài, vừa lãng phí thời gian vừa có thể xẩy ra tình trạng thất lạc hồ sơ.
+ Quy định rõ người có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện kiến nghị sau thanh tra: Tổ Giám sát phân tích phân công cán bộ mở sổ theo dõi việc thực hiện kiến nghị sau thanh tra và có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở QTDND cơ sở thực hiện việc báo cáo kết quả chỉnh sửa về Thanh tra chi nhánh. Đối với cán bộ chuyên quản QTD có trách nhiệm tổng hợp kết quả thanh tra vào hồ sơ QTD, đồng thời phối hợp cùng Tổ Giám sát phân tích và Trưởng đoàn thanh tra theo dõi việc thực hiện chỉnh sửa sau thanh tra của đơn vị. Đột xuất tiến hành kiểm tra, giám sát trực tiếp kết quả chỉnh sửa tại đơn vị để các QTDND nâng cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tự giác. Trường hợp QTDND cơ sở cố tình không thực hiện hoặc tái phạm, báo cáo và đề xuất với Chánh Thanh tra NHNN chi nhánh tỉnh Bắc Ninh biện pháp xử lý thích hợp.