Người đại diện theo pháp luật của CTCP có quyền nhân danh và vì lợi ích của công ty để xác lập và thực hiện các giao dịch, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của CTCP đó. Hay nói cách khác, quyền và nghĩa vụ của công ty phát sinh trên cơ sở hành vi đại diện của NĐDTPL trong phạm vi quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Tòa án cho phép. LDN 2014 đã trao cho CTCP quyền quyết định quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL tại Điều lệ của công ty. Theo đó, CTCP có thể tùy vào năng lực, chức danh quản lý, số lượng người quản lý để quy định, giới hạn phạm vi đại diện của chức danh đó. Về cơ bản, quyền hạn, nghĩa vụ của NĐDTPL trong CTCP như sau:
Một là, xáclập và thực hiện các giao dịch của công ty
Người đại diện theo pháp luật của CTCP có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện các giao dịch. Những giao dịch đó có thể là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương mà khi thực hiện nó làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Trong đó, hợp đồng chính là nền tảng trong các giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì, trong việc kinh doanh, việc thỏa thuận hợp tác làm ăn với các chủ thể khác đều cần đến hợp đồng để làm căn cứ pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên. CTCP thành lập để tiến hành hoạt động kinh doanh, vì vậy, chủ yếu là xác lập và thực hiện các hợp đồng trong các hoạt động thương mại của công ty, bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng cung ứng dịch vụ, hơp đồng đầu tư, hợp đồng xúc tiến thương mại và các hợp đồng trong hoạt động khác nhằm mục đích sinh lợi khác (khoản 1 Điều 3 Luật Thương mại 2005).
Luật doanh nghiệp 2014 đã có những quy định cụ thể cho phép những NĐDTPL có quyền và nghĩa vụ trong việc tham gia điều hành các hoạt động kinh doanh và ký kết các hợp đồng của công ty. Nếu Điều lệ CTCP không có những quy
định khác, Giám đốc/Tổng giám đốc là người đưa ra các quyết định trong điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần có quyết định của Hội đồng quản trị (Điểm a khoản 3 Điều 157 LDN 2014). Các quyết định đó có thể là quyết định đầu tư, bán tài sản, quyết định các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay, hợp đồng thương mại, dân sự, thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, giao dịch bảo đảm hoặc bồi thường và các hợp đồng khác [13]. Bên cạnh đó, Chủ tịch Hội đồng quản trị cũng là người có thẩm quyền thực hiện các giao dịch nhân danh CTCP mà không phải là những giao dịch trong điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty như: Quyết định kế hoạch đấu thầu, phê duyệt nhà thầu hay ký, sửa đổi bổ sung, thanh lý hợp đồng lao động đối với các cán bộ quản lý[10]. Hiện nay, với quy định mới cho phép CTCP có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc giao kết và thực hiện các giao dịch có thể sẽ được giao cho rất nhiều người như Giám đốc Marketing (ký kết các hợp đồng quảng cáo, truyền thông), Giám đốc sản xuất (ký kết các hợp đồng mua bán nguyên liệu, máy móc) hay Giám đốc kinh doanh (ký kết các hợp đồng bán hàng) mà theo LDN 2005, những người này chỉ thực hiện các giao dịch dựa trên ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
Tuy nhiên, đối với những giao dịch tiềm ẩn khả năng tư lợi như giao dịch có giá trị lớn hoặc giao dịch giữa công ty với NĐDTPL của công ty hay người liên quan của họ thì NĐDTPL của công ty không được phép tự quyết định mà phải được chấp thuận bởi Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (Điều 162 LDN 2014). Những giao dịch không được chấp thuận theo thủ tục sẽ trở nên vô hiệu và các bên phải khôi phục tình trạng ban đầu như chưa từng có giao dịch nào được thực hiện.
Đối với những giao dịch do người không có thẩm quyền đại diện theo pháp luật thực hiện hoặc có thẩm quyền nhưng vượt quá thẩm quyền đại diện thì không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho CTCP trừ trường hợp (i) công ty đã công nhận giao dịch; (ii) công ty biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; (iii) công ty có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện (Khoản 1 Điều 142, khoản 1 Điều 143 BLDS 2015).
Hai là, Đại diệncho CTCPtrong các quan hệ tố tụng
Người đại diện theo pháp luật của CTCP có thể đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài hoặc Tòa án. Các hành vi tố tụng của người đại diện theo pháp luật trong vai trò nguyên đơn, bị đơn cũng được xem là một dạng giao dịch - hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho công ty. Quyền đại diện của NĐDTPL của CTCP trong thủ tục tố tụng dân sự và hành chính phù hợp với quy định của Bộ luật tố tụng Dân sự 2015 (Điều 85, Điều 86) và Luật tố tụng hành chính 2015 (Điều 60). Điều cần lưu ý là Luật Trọng tài thương mại 2010 không quy định cụ thể vai trò của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, LDN 2014 quy định rõ người đại diện theo pháp luật có quyền đại diện cho doanh nghiệp trong thủ tục Trọng tài.
Người đại diện theo pháp luật của công ty có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng. Nhưng không phải tất cả người đại diện theo pháp luật trong công ty đều có quyền tham gia tố tụng, mà còn phụ thuộc vào quy định Điều lệ của công ty trong phân định thẩm quyền tố tụng cho người đại diện cụ thể.
Thứ ba, Các quyền vànghĩa vụ khác
Ngoài những quyền và nghĩa vụ kể trên, NĐDTPL còn quyết định các vấn đề quan trọng như việc tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh và các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp; kê khai thuế và nộp thuế; tổ chức nhân sự; công bố thông tin; quản lý, sử dụng tài khoản, con dấu của doanh nghiệp và các quyền, nghĩa vụ khác do pháp luật, Điều lệ công ty hoặc hợp đồng lao động quy định.
Trong tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh, tùy thuộc và chức danh mà NĐDTPL nắm giữ mà họ còn có thẩm quyền tương ứng. Nếu NĐDTPL là chủ tịch HĐQT thì có thẩm quyền lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị; chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị; tổ chức việc thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị; giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị; chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp Hội đồng quản trị (Khoản 3 Điều 152
LDN 2014)… Nếu NĐDTPL là Tổng giám đốc hoặc Giám đốc thì có quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị; kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; tuyển dụng lao động (khoản 3 Điều 157 LDN 2014)…
Thực tế, khi NĐDTPL là GĐ CTCP thì các tranh chấp về quyền quản lý hồ sơ, giấy tờ và con dấu thường xảy ra, điển hình vụ án sau:
Bản án số 16/2014/KDTM-ST ngày 27/08/2014 của Tòa án nhân dân tỉnh QN: Đây là vụ “Tranh chấp giữa các thành viên của công ty” giữa nguyên đơn là Nguyễn Văn Kiệt với bị đơn là Trần Văn Phương; được xét xử sở thẩm bởi Tòa án nhân dân tỉnh QN thông qua Bản án số 16/2014/KDTM-ST ngày 27/08/2014 (Xem Phụ lục 2 của Luận văn).
Công ty cổ phần Địa ốc An An Nam Kỳ được thành lập trên cơ sở chuyển đổi hình thức tổ chức từ Công ty TNHH Một thành viên Địa ốc An Anvà được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh QN cấp Giấy đăng ký chứng nhận kinh doanh số 4000501099 ngày 27/10/2010. Đại Hội đồng cổ đông Công ty đã bầu ông Nguyễn Văn Kiệt giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị, ông Lê Văn Hiếu làm Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, 4 thành viên Hội đồng quản trị là ông Trần Văn Châu, ông Trần Hải Đăng, ông Nguyễn Văn Thành và ông Trần Văn Phương làm đại diện cho cổ đông Công ty cổ phần Tập đoàn An An. Để Công ty hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty, Hội đồng quản trị đã bổ nhiệm ông Trần Văn Phương làm Tổng Giám đốc Công ty, tất cả mọi hoạt động điều hành của Công ty do Tổng Giám đốc thực hiện.
Trong quá trình quản lý, điều hành ông Phương đã vi phạm hàng loạt các quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty như: Vô hiệu hóa các quyết định của Hội đồng quản trị; tự ý thực hiện theo ý chí cá nhân, không theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị; không báo cáo cho Hội đồng quản trị theo tiến độ thực hiện công
việc; tài chính thu, chi không công khai, minh bạch và rõ ràng; chứng từ thu chi sai nguyên tắc; không tuân thủ hoạt động của Công ty, không giao nhiệm vụ cho cán bộ được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, tự ý sử dụng người nhà làm việc; tự ý phát hành văn bản kêu gọi huy động vốn mà không thuộc chức năng của Tổng Giám đốc và không thông qua Hội đồng quản trị. Do ông Phương đã vi phạm các vấn đề nêu trên nên ngày 28/7/2011 Hội đồng quản trị đã có cuộc họp và thống nhất miễn nhiệm chức vụ Tổng Giám đốc đối với ông Phương và bổ nhiệm ông Trần Văn Châu làm Tổng Giám đốc mới của Công ty. Chủ tịch Hội đồng quản trị đã thay mặt Hội đồng quản trị ký Quyết định số 10/QĐ-HĐQT ngày 01/8/2011 miễn nhiệm chức vụ Tổng Giám đốc đối với Phương và có Quyết định số 09/QĐ-HĐQT ngày 01/8/2011 bổ nhiệm ông Trần Văn Châu làm Tổng Giám đốc mới của Công ty và là người đại diện theo pháp luật, thay ông Phương. Việc Hội đồng quản trị họp ngày 28/7/2011 thống nhất quyết định miễn nhiệm chức vụ Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Địa ốc An An Nam Kỳ đối với ông Trần Văn Phương và bổ nhiệm ông Trần Văn Châu làm Tổng Giám đốc Công ty là phù hợp với Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty nhưng do ông Phương chiếm giữ con dấu nên chưa đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh làm gì. Đại hội đồng cổ đông CTCP Địa ốc An An Nam Kỳ tổ chức họp ngày 20/4/2012. tiến hành họp để thay đổi Điều lệ Công ty liên quan đến người đại diện theo pháp luật và ông Trần Văn Châu - Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty với số phiếu biểu quyết nhất trí 5/5 cổ đông, đạt 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Sau khi có quyết định miễn nhiệm chức vụ Tổng Giám đốc đối với ông Phương, từ đó đến nay ông Phương không bàn giao hồ sơ, tài liệu, con dấu của Công ty cho Tổng Giám đốc mới, làm cho Công ty ngưng hoạt động, dự án bị Ủy ban nhân dân tỉnh QN thu hồi. Hiện nay không có con dấu để quyết toán, xuất hóa đơn.... cho bên nhận dự án. Ngày 10/12/2012, Hội đồng quản trị có họp giải quyết chuyển dự án cho đối tác khác tại Khu đô thị số 7A thuộc Khu đô thị mới ĐN. Hội đồng quản trị yêu cầu ông Phương phải bàn giao con dấu cho Hội đồng quản trị quản lý nhưng ông Phương không thực hiện như ý kiến tại cuộc họp này đặt ra. Chủ
tịch Hội đồng quản trị đã nhiều lần yêu cầu ông Phương bàn giao hồ sơ, tài liệu, con dấu cho Công ty nhưng ông Phương cố tình không bàn giao làm cho Công ty cổ phần Địa ốc An An Nam Kỳ ngưng hoạt động, gây thiệt hại lớn đến quyền lợi và lợi ích của các cổ đông của Công ty. Nên ngày 22/7/2013 ông Nguyễn Văn Kiệt - Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Địa ốc An An Nam Kỳ nhân danh Công ty khởi kiện ông Phương.
Như vậy, xuất phát từ quyền đại diện cho CTCP mà việc NĐDTPL nắm giữ con dấu để đóng vào các văn bản của Công ty. LDN 2005 quy định: NĐDTPL của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Và con dấu trước thời điểm có LDN 2014 được xem là công cụ “thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước” Điều 1[6]. Khi NĐDTPL có những vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của mình thì bị Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị của công ty CP xử lý và chấm dứt quyền đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, trong việc này, ông Phương đã không chịu bàn giao con dấu cho công ty. Cuộc chiến nội bộ trong Công ty cổ phần Tập đoàn An An xảy ra có thể làm cho tình hình công ty trở nên phức tạp, hoạt động kinh doanh bị trì trệ. Hiện này, LDN 2014 (Điều 44) cũng cải cách về con dấu của doanh nghiệp, theo đó doanh nghiệp được tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Về nguyên tắc, đối với các giao dịch và hợp đồng của CTCP Địa ốc An An Nam Kỳ thì chỉ cần tuân thủ các điều kiện của pháp luật hợp đồng và hiệu lực của hợp đồng phát sinh tại thời điểm giao kết hợp đồng, tức là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản (đối với CTCP là NĐDTPL ký vào hợp đồng). Do đó, khi CTCP Địa ốc An An Nam Kỳ thực hiện thủ tục nội bộ và thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh thì ông Kiệt chính là NĐDTPL hợp pháp của CTCP. Vấn đề trong vụ án này sẽ không cần thiết vì con dấu không còn là “ngọc tỷ” của NĐDTPL như trước đây.