Người đại diện theo pháp luật có vị trí pháp lý đặc biệt quan trọng đối với chính bản CTCP, cho nên NĐDTPL phải thỏa mãn những điều kiện nhất định. Các điều kiện này được pháp luật doanh nghiệp và quy định quản lý nội bộ của CTCP quy định. Căn cứ vào các quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành, điều kiện cơ bản để làm NĐDTPL như sau:
Thứ nhất, người đại diện theo pháp luật phải có năng lực hành vi dân sự Năng lực hành vi dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự. Trường hợp pháp luật quy định thì người đại diện phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập, thực hiện (Điều 19, khoản 3 Điều 134 BLDS 2015). LDN 2014 không trực tiếp quy định NĐDTPL của CTCP phải có năng lực hành vi dân sự, tuy nhiên nhiều quy định của Luật này đã gián tiếp cho thấy điều kiện này. Cụ thể, NĐDTPL được xác định nằm trong nội hàm của khái niệm “người quản lý doanh nghiệp” (khoản 18 Điều 4) và những người hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự sẽ không được tham gia quản lý CTCP. Bên cạnh đó, khoản 5 Điều 18 LDN 2014 cũng quy định: Nếu người đại diện theo pháp luật bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. Điều kiện về năng lực hành vi dân sự là một trong những điều kiện làm phát sinh hiệu lực của các giao dịch, hợp đồng. Nếu người đại diện theo pháp luật của CTCP bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì không thể thực hiện được việc nhân danh CTCP xác lập, thực hiện các giao dịch. Do đó, trong quá trình xác lập, thực hiện các giao dịch, nếu NĐDTPL của CTCP có năng lực hành vi dân sự không đầy đủ thì có thể chấm dứt giao dịch đó bằng cách tuyên giao dịch vô hiệu (Điều 122 BLDS 2015). Như vậy, NĐDTPL có
năng lực hành vi dân sự đầy đủ sẽ đảm bảo cho các giao dịch của CTCP được xác lập, thực hiện một cách hiệu quả.
Hiện nay, LDN 2014 không quy định rõ về độ tuổi của NĐDTPL. Tuy nhiên, từ quy định về điều kiện để thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Điều 18 LDN 2014, cụ thể điểm đ khoản 2 Điều 18 quy định “người chưa thành niên” không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Mặt khác, khoản 1 Điều 21 BLDS 2015 quy định “Người chưa thành niên là người chưa đủ mười tám tuổi”. Cho nên, việc cấm người chưa thành niên không được tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp cũng đồng nghĩa với cấm người chưa thành niên làm NĐDTPL. Như vậy, một người từ đủ mười tám tuổi trở lên mới đáp ứng được điều kiện về độ tuổi để trở thành NĐDTPL của CTCP. Trên thực tế, độ tuổi là thước đo về kinh nghiệm sống, nhận thức và trình độ của con người, trong khi hoạt động của công ty trong sản xuất, kinh doanh luôn là những hoạt động phức tạp và khó khăn. Vì vậy, NĐDTPL phải là người từ đủ mười tám tuổi trở lên (người thành niên), có năng lực hành vi dân sự đầy đủ để xác lập và thực hiện các giao dịch nhân danh CTCP.
Thứ hai,người đại diện theo pháp luật không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp
Quản lý doanh nghiệp là việc trực tiếp điều hành, tổ chức các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo điều lệ công ty và theo những mục tiêu đã được đặt ra [3, Tr. 16]. Một cá nhân muốn làm NĐDTPL thì người đó không được rơi vào trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp, cụ thể những đối tượng sau đây sẽ không thể làm người đại diện theo pháp luật: (i) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức; (ii) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp; (iii) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp
khác; (iv) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; v) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh, đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định, liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án; các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản, phòng, chống tham nhũng (Điều 18 LDN 2014). Những đối tượng trên được LDN xác định rất rõ ràng và đều dựa trên các căn cứ lý thuyết và thực tiễn xác đáng. Chẳng hạn, cán bộ, công chức sẽ không được làm NĐDTPL bởi để ngăn chặn những người có “quyền lực” và có lợi thế hơn trong một số lĩnh vực nhất định, có khả năng làm ảnh hưởng đến sự bình đẳng và công bằng giữa các chủ thể kinh doanh trong nền kinh tế. Ngoài ra, Nhà nước muốn đảm bảo rằng các “nhân viên” của mình sẽ chuyên tâm trong công tác, tránh tình trạng tắc trách gây hưởng đến hiệu quả công việc mà nhà nước giao phó.
Thứ ba, điều kiện về cư trú
Công ty cổ phần phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam (Khoản 3 Điều 13 LDN 2014). Quy định này là một điểm mới tiến bộ của LDN 2014 nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam để kịp thời, nhanh chóng giải quyết các công việc của doanh nghiệp trong nội bộ tổ chức cũng như các giao dịch với bên ngoài của doanh nghiệp. Theo Luật Cư trú, cư trú bao gồm thường trú và tạm trú. Trước đây, LDN 2005 quy định NĐDTPL phải “thường trú” tại Việt Nam, quy định này đã vô tình bó hẹp chủ thể đại diện theo pháp luật bởi chỉ có công dân Việt Nam mới có quy chế đăng ký thường trú theo Luật cư trú còn người nước ngoài làm NĐDTPL cho doanh nghiệp tại Việt Nam phải thực hiện đăng ký tạm trú theo quy định của Nghị định 21/2001/NĐ-CP do vậy mà theo LDN 2005 thì người nước ngoài không thể làm NĐDTPL của doanh nghiệp [9]. LDN 2014 đã mở rộng phạm vi chủ thể đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi quy định có ít nhất một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải “cư trú” tại Việt Nam trên cơ
sở tiếp thu, kế thừa Nghị định 102/2010/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết LDN 2005. Khi những người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác có đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm người đại diện theo ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, có nghĩa là nếu có hành vi xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải phát sinh nghĩa vụ ủy quyền cho người khác không kể đến là xuất cảnh bao nhiêu ngày. Trong khi đó LDN 2005 (Điều 46, Điều 67, Điều 95) yêu cầu NĐDTPL phải ủy quyền khi vắng mặt trên 30 ngày. Mặc dù ủy quyền cho một người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình nhưng người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền cho một người nào khác. LDN 2014 cũng đã dự liệu được trường hợp này tại khoản 4 Điều 13. Cụ thể, người được ủy quyền tiếp tục thực hiện công việc cho đến khi NĐDTPL trở lại làm việc hoặc cho đến khi Hội đồng quản trị CTCP quyết định cử người khác làm NĐDTPL của doanh nghiệp. Trường hợp CTCP chỉ có một NĐDTPL và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL của doanh nghiệp thì Hội đồng quản trị cử người khác làm NĐDTPL của công ty. Quy định này của LDN đảm bảo cho doanh nghiệp không bị trống chỗ NĐDTPL quá lâu làm cản trở các hoạt động của công ty.
Việc quy định về số lần xuất cảnh trong năm cũng như thời hạn, các thủ tục của mỗi lần xuất cảnh là quy định nội bộ của từng doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình hoạt động của họ. Trên thực tế đã cho thấy không ít trường hợp NĐDTPL của doanh nghiệp ra nước ngoài quá nhiều ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và tâm lý của người lao động. Vì vậy, để đảm bảo không xảy ra những tranh chấp như trên, tùy vào tình hình hoạt động, doanh nghiệp cần quy định các điều kiện về xuất cảnh đối với người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp mình.