6. Bốcục đềtài:
1.3.3 Nội dung của hoạtđộng kinh doanh lữhành
Nội dung đặc trưng và cơ bản nhất của hoạt động kinh doanh lữhành đó chính là kinh doanh các chương trình du lịch trọn gói. Hoạt động kinh doanh lữhành bao gồm 4 nội dung như sau:
- Nghiên cứu thịtrường và tổchức các chương trình du lịch
Nghiên cứu thịtrường thực chất là việc nghiên cứu sởthích, thịhiếu, quỹthời gian nhàn rỗi, thời điểm và nhu cầu, đặc điểm tiêu dùng, khảnăng thanh toán của du khách, nghiên cứu các yếu tốcung vềdu lịch trên thịtrường, đối thủcạnh tranh….trên cơ sở đó, tiến hành sản xuất các chương trình du lịch nhằm đápứng tập khách hàng mà doanh nghiệp lựa chọn, việc tổchức sản xuất các chương trình du lịch phải tuân thủ theo quy trình gồm 4 bước sau:
Bước 1: Thu thập đầy đủ các thông tin về tuyến điểm tham quan, giá trị của tuyến điểm đó, phong tục tập quán và các thông tin có liên quan đến việc tổ chức các chuyến đi như: loại hình phương tiện vận chuyển, loại hình cơ sở lưu trú và chất lượng, giá cả các dịch vụ các thông tin khác như thủ tục hải quan, vi sa, đổi tiền, chế độ bảo hiểm cho khách...
Bước 2: Sơ đồ hoá tuyến du lịch, lên kế hoạch và lịch trình chi tiết về các tuyến điểm, độ dài tour, địa điểm xuất phát, phương tiện vận chuyển và các dịch vụ ăn nghỉ. Việc thiết kế hành trình du lịch đòi hỏi các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng về tính khả thi của chương trình, thông qua việc nghiên cứu và khảo sát thực địa, hợp đồng với các đối tác cung cấp dịch vụ.
Bước 3: Định giá chương trình du lịch phải căn cứ vào tổng chi phí chương trình du lịch bao gồm chi phí cố định (giá vận chuyển, quảng cáo, quản lý, hướng dẫn viên) và các chi phí biến đổi khác( ăn, ngủ, bảo hiểm, tham quan…) và lợi nhuận dự kiến của doanh nghiệp. Mức giá trọn gói chương trình du lịch nhỏ hơn mức giá các dịch vụ cung cấp trong chương trình du lịch, việc tính giá phải đảm bảo tính đúng, tính đủ để
có thể trang trải các chi phí bỏ ra cũng như mang lại lợi nhuận cần thiết cho doanh nghiệp và có khả năng hấp dẫn thu hút khách hàng.
Bước 4: Viết thuyết minh cho chương trình du lịch, ứng với mỗi chương trình du lịch thì phải có một bản thuyết minh. Một điểm quan trọng trong bản thuyết minh là phải nêu lên giá trị của tuyến, điểm du lịch. Bản thuyết minh phải rõ ràng, chính xác, có tính hình tượng, có tính biểu cảm nhằm phản ánh và nâng cao chất lượng và giá trị các điểm đến.
- Quảng cáo và tổ chức bán
Sau khi xây dựng và tính toán giá xong một chương trình du lịch các doanh nghiệp cần tiến hành quảng cáo và chào bán. Những nội dung chính cần cung cấp cho một chương trình du lịch trọn gói bao gồm: tên chương trình, mã số, độdài thời gian, mức giá, hành trình theo ngày. Các khoản không bao gồm giá trọn gói như đồuống, mua bán đồlưu niệm và những thông tin cần thiết khác tuỳtheo đặc điểm riêng của chương trình du lịch. Các phương tiện quảng cáo du lịch thường được áp dụng bao gồm: Quảng cáo bằngấn phẩm, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng….
- Tổchức thực hiện chương trình theo hợp đồng đã kí kết
Bao gồm quá trình thực hiện các khâu: tổchức tham quan, vui chơi giải trí, mua sắm, làm các thủtục hải quan, bốtrí ănở, đi lại. Đểtổchức thực hiện các chương trình du lịch doanh nghiệp cần có những chuẩn bịnhất định về: Hướng dẫn viên, các thông tin về đoàn khách, các lưu ý vềhành trình và các yếu tốcần thiết khác.
- Thanh quyết toán hợp đồng và rút kinh nghiệm vềthực hiện hợp đồng
Sau khi chương trình du lịch đã kết thúc, doanh nghiệp lữhành cần làm thủtục thanh quyết toán hợp đồng trên cơ sởquyết toán tài chính và giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn tại, tiến hành rút kinh nghiệm vềthực hiện hợp đồng.Khi tiến hành quyết toán tài chính doanh nghiệp thường bắt đầu từkhoản tiền tạmứng cho người dẫn đoàn trước chuyến đi, đến các chi tiêu phát sinh trong chuyến đi và sốtiền hoàn lại doanh nghiệp.
Trước khi quyết toán tài chính người dẫn đoàn phải báo cáo tài chính với các nhà quản trị điều hành khi được các nhà quản trịchấp thuận. Sau đó sẽchuyển qua bộphận kếtoán của doanh nghiệp đểthanh toán và quản lý theo nghiệp vụchuyên môn. Sau
khi thực hiện chương trình du lịch xong, doanh nghiệp lữhành sẽlập những mẫu báo cáo để đánh giá những gì khách hàngưa thích và không ưa thích vềchuyến đi đểtừ đó rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục cho chương trình du lịch tiếp theo.