Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.4.2. Chức năng và tỏc dụng của LIS
LIS là sợi chỉ liờn kết cỏc hoạt động logistics vào một quỏ trỡnh thống nhất. Sự phối hợp này được xõy dựng dựa trờn 4 mức chức năng: tỏc nghiệp, kiểm tra quản trị, phõn tớch quyết định, và hệ thống kế hoạch hoỏ chiến lược.
5.4.2.1. Chức năng tỏc nghiệp
được đặc trưng bằng cỏc luật lệ chớnh thức, cỏc thủ tục và những giao tiếp chuẩn húa một số lớn cỏc tỏc nghiệp và nghiệp vụ hàng ngày.Việc phối hợp cỏc quỏ trỡnh trong cấu trỳc và một số lượng lớn cỏc tỏc nghiệp cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thụng tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống thụng tin tỏc nghiệp khởi xướng và ghi lại cỏc hoạt động và chức năng logistics riờng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yờu cầu, khiếu nại. Như vậy quỏ trỡnh thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trờn một loạt cỏc thụng tin tỏc nghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tỏc nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh: giảm chi phớ tỏc nghiệp để giảm giỏ; tuy cú tăng chi phớ đầu tư cho hệ thống thụng tin, nhưng hiệu suất tỏc nghiệp tăng nhanh, do đú giảm chi phớ tương đối hoạt động tỏc nghiệp.
5.4.2.2. Chức năng kiểm soỏt
Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và bỏo cỏo, việc đo lường là cần thiết để cú được sự quan tõm điều chỉnh ngược, cũng như tiết kiệm cỏc nguồn lực hữu ớch. Nú cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoại lệ và cung cấp thụng tin để xử lý cỏc trường hợp này. Chức năng kiểm soỏt của LIS giỳp phỏt hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với cỏc nguồn lực hiện cú để phục vụ khỏch hàng, từ đú cú những giải phỏp điều chỉnh phự hợp.
5.4.2.3. Chức năng phõn tớch và ra quyết định
Tập trung vào cỏc cụng cụ phần mềm nhằm hỗ trợ cỏc nhà quản trị nhận ra, đỏnh giỏ và so sỏnh cỏc phương ỏn chiến lược và chiến thuật logistics cú khả năng thay thế, cho phộp gia tăng hiệu quả hoạt động. Chức năng phõn tớch và ra quyết định thể hiện mức độ xử lớ cao và phức tạp của LIS. Với những thụng tin cú tớnh tổng hợp và dài hạn, với những dự bỏo về thị trường và cỏc nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với cỏc quyết định quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở logistics, trong việc lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoỏ, trong việc lựa chọn cỏc nguồn hàng ổn định và chất lượng, v.v.
5.4.2.4. Chức năng hoạch định chiến lược
Tập trung vào cỏc thụng tin hỗ trợ việc xõy dựng và tỏi lập cỏc chiến lược logistics. Cỏc quyết định này là sự mở rộng cỏc quyết định phõn tớch ở mức độ khỏi quỏt và trừu tượng thậm chớ khụng cú cấu trỳc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài. Chức năng hoạch định chiến lược của LIS được kết hợp với cỏc hệ thống thụng tin khỏc (Marketing, kế toỏn-tài chớnh…) để rà soỏt cỏc cơ hội và thỏch thức của mụi trường kinh doanh. Từ đú, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị nguồn lực để khai thỏc cỏc tiềm năng thị trường và vượt qua những khú khăn, dựa vào những thế mạnh sẵn cú của mỡnh.
Một hệ thống thụng tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quỏ trỡnh ra cỏc quyết định logistics phải đảm bảo được chất lượng thụng tin. Cụ thể, LIS phải đảm bảo cỏc yờu cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chớnh xỏc (Accuracy); linh hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format).
Việc truyền đạt thụng tin phải được thực hiện dưới ngụn ngữ của người nhận nếu khụng việc tiếp nhận thụng tin sẽ trở nờn rất khú khăn. Hơn nữa, việc truyền đạt thụng tin đụi khi cũng bị giỏn đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thụng tin mà họ thấy khụng cần thiết – đú được coi là sự tiếp nhận cú lựa chọn. Cuối cựng việc truyền đạt thụng tin chỉ diễn ra khi thụng tin đú phự hợp với người nhận và gắn liền với những quyờt định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra.