Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.2.1. Khỏi niệm, vai trũ và chức năng kho
5.2.1.1. Khỏi niệm và vai trũ của kho
Kho là loại hỡnh cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoỏ nhằm cung ứng hàng hoỏ cho khỏch hàng với trỡnh độ dịch vụ cao nhất và chi phớ thấp nhất.
Kho chứa là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp. Hoạt động kho liờn quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hoỏ dự trữ, chuẩn bị lụ hàng theo yờu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Với vị trớ như vậy, kho hàng hoỏ cú cỏc vai trũ sau:
- Đảm bảo tớnh liờn tục của quỏ trỡnh sản xuất và phõn phối hàng hoỏ: nhu cầu tiờu dựng cú thể biến thiờn theo mựa vụ và cú những dao động khú lường. Cỏc nguồn cung cũng luụn cú những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trỡ liờn tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phớ hợp lớ, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giỳp doanh nghiệp cú thể đối phú được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phũng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất.
- Gúp phần giảm chi phớ sản xuất, vận chuyển, phõn phối: Nhờ cú kho nờn cú thể chủ động tạo ra cỏc lụ hàng với quy mụ kinh tế trong quỏ trỡnh sản xuất và phõn phối nhờ đú mà giảm chi phớ bỡnh quõn trờn đơn vị. Hơn nữa kho gúp phần vào việc tiết kiệm chi phớ lưu thụng thụng qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoỏ, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
- Hỗ trợ quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ khỏch hàng của doanh nghiệp thụng qua việc đảm bảo hàng hoỏ sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thỏi lụ hàng giao, gúp phần giao hàng đỳng thời gian và địa điểm.
- Hỗ trợ việc thực hiện quỏ trỡnh “logistics ngược” thụng qua việc thu gom, xử lý, tỏi sử dụng bao bỡ, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa…
Trong điều kiện hiện nay cỏc doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về kho bói khi cú thể. Điều này đũi hỏi phải nắm vững mối liờn hệ của kho với cỏc hoạt động logistics khỏc.
- Mối liờn hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra của quỏ trỡnh sản xuất, doanh nghiệp cú thể tiết kiệm được chi phớ vận tải. Người ta cú thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng húa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phớ vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào. Cụ thể, vật tư từ cỏc nhà cung cấp, với từng lụ hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho. Tại đú sẽ tiến hành gom thành cỏc lụ lớn, rồi dựng phương tiện đủ lớn thớch hợp để vận chuyển. Tương tự, cú thể xõy dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiờu thụ. Sản phẩm sẽ được tập trung ở cỏc kho, tại đõy chỳng được phõn thành những lụ hàng phự hợp với yờu cầu của khỏch hàng trờn địa bàn kho được phõn cụng phụ trỏch, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện cú trọng tải thớch hợp đến cho khỏch hàng. Như vậy, nhờ bố trớ hệ thống kho hợp lý ta cú thể tiết kiệm được chi phớ vận chuyển.
- Mối liờn hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phớ quản lý kho và chi phớ sản xuất cú mối liờn hệ rất mật thiết, đũi hỏi phải quan tõm nghiờn cứu để tỡm ra lời giải tối ưu. Nếu nghiờn cứu kỹ nhu cầu thị trường, bỏm sỏt những thay đổi của thị trường, tổ chức sản xuất từng lụ hàng nhỏ, thỡ sẽ khụng cú hàng tồn kho. Nhờ đú chi phớ quản lý kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phớ sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị cựng cỏc yếu tố đầu vào khỏc. Núi chung, chi phớ sản xuất 1đơn vị sản phẩm luụn tỷ lệ nghịch với quy mụ sản xuất. Chưa kể đến trường hợp, hàng khụng đủ đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng, khỏch sẽ chuyển sang mua sản phẩm khỏc cú tớnh năng tương đương, mất khỏch là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp. Cũn nếu sản xuất với quy mụ quỏ lớn thỡ cú thể dẫn đến tỡnh trạng hàng khụng bỏn hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vũng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Mối quan hệ giữa kho với cỏc dịch vụ khỏch hàng: Nhờ cú cỏc kho hàng dự trữ mới cú thể đỏp ứng kịp thời được nhu cầu của khỏch. Con người khụng thể dự bỏo hết được những tỡn huống bất trắc, chớnh vỡ vậy, để phục vụ khỏch hàng tốt nhất thỡ cần cú hệ thống kho để lưu trữ hàng hoỏ.
- Mối liờn hệ giữa kho và tổng chi phớ logistics: Chi phớ quản lý kho và chi phớ dự trữ cú mối quan hệ chặt chẽ với cỏc khoản chi phớ khỏc của hoạt động logistics, nờn khụng thể tuỳ tiện tăng lờn và cắt giảm. Cần xỏc định số lượng kho, bố trớ mạng lưới kho sao cho phục vụ khỏch hàng được tốt nhất với tổng chi phớ logistics thấp nhất.
5.2.1.2. Chức năng kho hàng hoỏ
Doanh nghiệp cần hoạch định cụng tỏc mua hàng với số lượng thớch hợp và sử dụng nhà kho như 1 địa điểm đến dựng để gom, ghộp, tỏch đồng bộ, hoàn thiện hàng hoỏ, để phục vụ tốt nhu cầu của khỏch hàng trờn cơ sở tiết kiệm chi phớ vận tải và cỏc dịch vụ khỏc. Kho bói hiện đại thường giữ những chức năng sau:
- Gom hàng: Khi hàng hoỏ/nguyờn liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khỏc nhau thỡ kho đúng vai trũ là điểm tập kết để hợp nhất thành lụ hàng lớn, như vậy sẽ cú
được lợi thế nhờ qui mụ khi tiếp tục vận chuyển tới nhà mỏy/thị trường bằng cỏc phương tiện đầy toa/xe/thuyền.
- Phối hợp hàng hoỏ: Để đỏp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khỏch hàng, kho bói cú nhiệm vụ tỏch lụ hàng lớn ra, phối hợp và ghộp nhiều loại hàng hoỏ khỏc nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoỏ sẵn sàng cho quỏ trỡnh bỏn hàng. Sau đú từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng cỏc phương tiện nhỏ tới khỏch hàng.
- Bảo quản và lưu giữ hàng hoỏ: đảm bảo hàng hoỏ nguyờn vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quỏ trỡnh tỏc nghiệp; tận dụng tối đa diện tớch và dung tớch kho; chăm súc giữ gỡn hàng hoỏ trong kho