7. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Thu nhập và sàng lọc hồ sơ
Đây là bƣớc các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ đón tiếp các ứng viên, quan sát, xem xét hồ sơ của các ứng viên từ đó có thể loại bổ những hồ sơ chƣa đáp ứng yêu cầu. Buổi gặp gỡ này cần diễn ra trong môi trƣờng thân thiện, thoải mái, thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau giữa hai bên. Nếu ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc sẽ bị loại bỏ ngay.
Để tham gia vào quá trình tuyển chọn, các ứng viên đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc thƣờng đƣợc các tổ chức thiết kế theo mẫu có sẵn một cách khoa học và chi tiết để tiết kiệm thời gian lựa chọn ứng viên. Đơn xin việc bao gồm các thông tin nhƣ: thông tin cá nhân, thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các kỹ năng, kinh nghiệm công tác và quá trình làm việc, các đặc điểm tâm lý cá nhân, sở thích,…Các thông tin này đƣợc đối chiếu với bản mô
tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện. Từ đó, tổ chức có những hiểu biết ban đầu về ứng viên, lựa chọn ra những hồ sơ có chất lƣợng và loại bớt một số ứng viên không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.
Khi thiết kế các mẫu đơn xin việc nên cân nhắc kỹ lƣỡng các thông tin cần phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảo đƣợc tính toàn diện, tính chính xác và làm sao cho ngƣời xin việc trả lời đƣợc đúng và đầy đủ các yêu cầu đặt ra.
Ngoài các mẫu đơn xin việc còn có các câu hỏi mở, xét mẫu chữ viết,… Mẫu đơn xin việc mặc dù có nhiều ƣu điểm song cũng không tránh khỏi những hạn chế. Đơn xin việc là thủ tục khách quan nó không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa ngƣời xin việc với ngƣời đại diện cho Công ty, mặt khác đơn xin việc chỉ hỏi đƣợc một số lƣợng thông tin nhất định, các vấn đề do đó nó mất đi tính đa dạng và phong phú của quá trình làm việc, kinh nghiệm của ngƣời xin việc, họ không thể lý giải đƣợc kỹ lƣỡng những vấn đề mà họ đã làm trong quá khứ. Trong đơn ngƣời xin việc chỉ luôn nói tốt về mình, chỉ nói có lợi cho bản thân họ. Trong đơn xin việc mới cho chúng ta thấy hiện trạng theo kiểu mô tả mà nó chƣa cho ta biết đƣợc “nhƣ thế nào” hoặc “tại sao” …Thông qua nội dung của mẫu đơn xin việc, các nhà tuyển chọn sẽ có cơ sở của mình để tiếp tục các bƣớc hay chấm dứt quá trình tuyển chọn.