Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty - Khái quát chung- 123docz.net

2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường

2.1.4 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán  Kế toán trưởng:

- Là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán nói chung của một công ty, kế toán trưởng có chức năng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán sao cho phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.

- Kế toán trưởng có nhiệm vụ thực hiện tốt các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán, tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của

SVTH: VÕ BÁ TÙNG 23 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA VÀ CHI PHÍ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ DOANH THU THỦ QUỸ

Luật kế toán, phù hợp với hoạt động của công ty và lập báo cáo tài chính.  Kế toán hàng hóa và chi phí:

Bộ phận này có chức năng kiểm tra, kiểm soát tình hình xuất nhập tồn hàng hóa, tính thuế GTGT của lượng hàng bán ra, theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng để có thể lên báo cáo chuyển số liệu sang bộ phận kế toán tổng hợp. Đồng thời kế toán bộ phận này còn theo dõi chi phí mua hàng và các chi phí phát sinh khác liên quan đến công ty phát sinh trong kỳ kinh doanh.

 Kế toán tổng hợp và doanh thu:

Là người có sự hiểu biết bao quát toàn bộ quá trình kế toán của đơn vị, có khả năng phối hợp số liệu của các bộ phận để lập ra báo cáo tài chính cũng như khả năng phối hợp công việc của các nhân viên bộ phận kế toán. Kết chuyển doanh thu, lập báo cáo tài chính, thuế…

 Thủ quỹ:

Là một bộ phận trong bộ phận kế toán, là người có vai trò trong việc quản lý quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải cập nhật đầy đủ chính xác, kịp thời thu, chi, tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh hằng ngày…

2.1.4.2 Hình thức kế toán áp dụng

* Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Ghi chú: Hàng ngày hoặc định kỳ

Cuối tháng

Đối chiếu

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán

* Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:

- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ

SVTH: VÕ BÁ TÙNG 25

Chứng từ gốc ban đầu

Sổ quỹ Bảng tổng hợp

chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ cái. Các Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư cuả từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

2.1.5 Một số chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính

- Niên độ kế toán:bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ)

- Kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi theo giá gốc

- Tính giá hàng xuất kho: Theo phương pháp thực tế đích danh - Tính và nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp khấu hao: Theo đường thẳng

2.2 Thực trạng tổ chức công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường

2.2.1 Đặc điểm lao động và tiền lương của công ty

- Công ty có quy mô nhỏ nên cơ cấu đội ngũ lao động gồm 11 người.

- Công ty trả lương cho nhân viên theo hình thức lương tháng đã được thỏa thuận trong Hợp đồng lao động tuân thủ đúng Luật Lao động nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Cấp bậc, phụ cấp lương được quy định tương ứng với các bậc công việc và dựa vào trình độ chuyên môn và cấp bậc đào tạo.

2.2.2 Phương pháp tính lương tại công ty

Công ty tính lương cho công nhân theo thời gian

- Tính lương cá nhân:

Ngày công thực tế: Số ngày người lao động đi làm trong tháng, dựa vào bảng chấm công để lấy số liệu.

Trích BHXH, BHYT, BHTN = Quỹ lương x 10.5% Thực lĩnh = Lương tháng – Số tiền trích BHXH, BHYT, BHTN Minh họa cách tính lương như sau:

- Tính lương cá nhân cho cán bộ văn phòng:

Cụ thể BHXH, cho “Nguyễn Thị Thu Sương”- chức vụ Kế toán  Ngày công chuẩn của tháng theo công ty: 26

 Số ngày công thực tế: 26  Lương : 5,750,000  Phụ cấp: 200,000

BHXH, BHYT, BHTN dựa vào lương đóng bảo hiểm. DN chịu 21,5%, NLĐ chịu 10,5%. Vậy thực tế, khoản BHXH, BHYT, BHTN mà chị “ Nguyễn Thị Thu Sương ” đóng là:

 Bảo hiểm xã hội = 5,750,000 x 8% = 460,000 đồng  Bảo hiểm y tế = 5,750,000 x 1.5% = 86,250 đồng  Bảo hiểm thất nghiệp = 5,750,000 x 1% = 57,500 đồng  Tổng cộng các khoản giảm trừ lương = 603,750 đồng

Số tiền thực nhận của “Nguyễn Thị Thu Sương” trong tháng 8/2020 là : Tiền lương thực nhận = Tổng lương – Các khoản giảm trừ = 5,950,000 – 603,750 = 5,346,250 đồng

2.2.3 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

SVTH: VÕ BÁ TÙNG 27

2.2.3.1 Kế toán chi tiết tiền lương

* Chứng từ, sổ sách sử dụng - Bảng chấm công

- Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi

* Quy trình hạch toán

Việc tính lương cho lao động tiến hành hàng tháng dựa trên Bảng chấm công để phản ánh tiền lương phải trả cho Công nhân viên kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận,chuyển cho các phòng ban liên quan và Giám đốc trình duyệt sau đó kế toán lập Phiếu chi. Sau khi phiếu chi được lập, kế toán chuyển lãnh đạo ký duyệt và chi lương như sau:

- Căn cứ vào bảng chấm công

2.2.3.2 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương

* Chứng từ, sổ sách sử dụng

- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm. - Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.

- Bảng danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

* Phương pháp hạch toán

- Hàng tháng công ty tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương tháng của cán bộ CNV. Toàn bộ khoản trích này cuối tháng nộp cho Cơ quan BHXH.

- Trong trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…có giấy chứng nhận của bác sĩ sẽ được hưởng BHXH do cơ sở y tế nơi người lao động khám bệnh cấp.

- Trong trường hợp người lao động có đóng bảo hiểm bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…có giấy chứng nhận của bác sỹ sẽ được hưởng BHXH do cơ sở y tế nơi người lao động khám bệnh cấp. Mục đích là để xác định số ngày thực nghỉ của người lao động làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định.

- Ốm đau: được hưởng 75% lương

- Thai sản, tai nạn lao động: được hưởng 100% lương

Cách tính lương BHXH = Lương bình quan cho 1 ngày * tỷ lệ hưởng BHXH * Số ngày nghỉ

Ví dụ: Chị Huỳnh Ngọc Phương bộ phận văn phòng, bị ốm, điều trị tại Bệnh viện Đa khoa Đà Nẵng 5 ngày.

* Bảo hiểm xã hội tính cho chị Huỳnh Ngọc Phương như sau:

Mức trợ cấp ốm đau, nghỉ việc là: 1.100.481 đồng 5.450.000 26 1.100.481 đồng = x 7 x 75%

- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm

2.2.4 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty2.2.4.1 Kế toán tổng hợp tiền lương 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp tiền lương

a) Tài khoản sử dụng

Tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường sử dụng tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Trên tài khoản này thể hiện các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của người lao động.

- Kết cấu và nội dung phản ánh

NỢ TK 334 – Phải trả người lao động CÓ

-Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho NLĐ.

-Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của NLĐ.

-Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi cho NLĐ.

- Số dư (nếu có): Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho NLĐ.

-Số dư (nếu có): Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ.

b) Phương pháp hoạch toán

- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ TK 334

- Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái TK 334

2.2.4.2 Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương tại Công ty

a) Tài khoản sử dụng.

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường sử dụng Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác để hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân viên.

- Kết cấu và nội dung phản ánh

NỢ TK 338 CÓ

SVTH: VÕ BÁ TÙNG 41

Số dư:

- Phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả phải nộp hoặc số BHXH đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và KPCĐ vượt chi chưa cấp bù.

-Các khoản đã trả, đã nộp khác. -Xử lý các tài sản thừa.

-KPCĐ đã chi tại doanh nghiệp.

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân); giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân.

-Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên. -Số BHXH đã chi trả công nhân viên

khi được cơ quan BHXH thanh toán.

-BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp

cho cơ quan quản lý.

-BHXH, KPCĐ vượt chỉ được cấp bù.

Số dư:

-BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích

chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết.

-Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.

- Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác.

NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUANG TRƯỜNG

3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tạiCông ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường

3.1.1 Ưu điểm

- Trong quá trình thực tập tại công ty Quang Trường, tuy chưa được tiếp xúc thực tế nhiều nhưng được sự tận tình hướng dẫn cụ thể của các cô chú, anh chị trong công ty để em hoàn thành quy trình ghi sổ về: “ Kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty”, em nhận thấy:

- Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Quang Trường theo hình thức tập trung. Công tác kế toán tại công ty được tiến hành rất chặt chẽ, mỗi kế toán theo dõi riêng phần hành của mình. Sau đó kế toán tổng hợp tập trung lại xem xét đối chiếu số liệu, quy trình của mỗi kế toán đều đi theo trình tự để tránh tình trạng sai lệch, thiếu xót.

- Hiện nay tại công ty có một đội ngũ kế toán năng động, sáng tạo, trung thực và có trình độ chuyên môn, đáp ứng được các công việc được giao.

- Việc thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty thực hiện khá tốt, chính xác, đảm bảo quyền lợi cho người lao động theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của công ty.

- Thủ tục chứng từ được lập đầy đủ đúng nguyên tắc, công tác hạch toán chính xác kịp thời. Chứng từ được cập nhật đầy đủ, kịp thời, sổ sách mở đầy đủ theo quy định của Bộ Tài Chính.

- Khi cán bộ công nhân viên nghỉ hội họp đều phải làm giấy phép báo cáo trước để các phòng ban ổn định lao động.

- Việc hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước. Việc trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và khoản khấu trừ vào lương của cán bộ, công nhân viên là hoàn toàn chính xác và rõ ràng.

Bên cạnh những ưu điểm trên đây, công tác kế toán tiền lương tại công ty Quang Trường vẫn còn một số tồn tại:

- Hiện tại công ty vẫn đang trả lương theo hình thức truyền thống bằng tiền mặt gây rất nhiều khó khăn trong công tác phát, trả lương làm mất thời gian.

- Vẫn còn sử dụng Microsoft Excel để làm việc.

- Công ty chưa động viên khen thưởng kịp thời những người làm việc tốt và những cá nhân điển hình.

- Công ty vẫn còn một số bộ phận áp dụng hình thức trả lương theo thời gian nên chưa khuyến khích người lao động tích cực trong công việc.

- Công ty vẫn chưa tính KPCĐ

- Việc theo dõi tiền lương căn cứ vào bảng chấm công mà các trưởng của mỗi phòng ban gởi về để xác định ngày công làm việc thực tế của mỗi CBCNV trong tháng. Tuy nhiên trên bảng chấm công chỉ thể hiện được số ngày đi làm và số ngày nghỉ mà không thể hiện được việc đi sớm về muộn của từng CBCNV dễ dẫn đến tình trạng đối phó làm cho đủ ngày công mà không chú trọng đến chất lượng và năng suất lao động.

3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và cáckhoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Trường