(Nguồn: Bộ phận nhân sự tại Green Heaven Hoi An Resort & Spa) Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, là mô hình của các công ty nhỏ gọn, nhẹ và hiệu quả. Khách sạn tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của mình sao cho hoàn thành và đạt được mục tiêu mà công ty đưa ra cũng như những mục tiêu chính của khách sạn. Các bộ phận chức năng và bộ phận tác nghiệp có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn và cung cấp thông tin cho nhau để hoàn thành các nhiệm vụ mà cấp trên giao cho.
Giữa các bộ phận trong khách sạn luôn có luồng thông tin thông suốt, rõ ràng để nhanh chóng phối hợp nhịp nhàng với nhau trong việc đem đến cho khách hàng sự thoải mái khi nghỉ ngơi tại Green Heaven Hoi An Resort and Spa.
Ban Giám đốc:
Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành khách sạn trong khuôn khổ nguồn vốn theo TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH BP Lễ Tân BP Buồng Phòng BP Nhà Hàng BP Bếp BP Nhân Sự BP Kế Toán BP Kinh Doanh hhh BP Spa BP Bảo vệ, Bảo trì Nhân Viên Nhân Viên VIÊ N Nhân Viên VIÊ N Nhân Viên VIÊ N Nhân Viên VIÊ N Nhân Viên VIÊ N Nhân Viên Nhân Viên VIÊ N Nhân Viên VIÊ N
yêu cầu của Hội Đồng Quản Trị. Ban Giám đốc khách sạn chịu sự lãnh đạo của khách sạn và Tổng giám đốc điều hành, thực hiện một số nhiệm vụ khác như quan hệ khách hàng tiềm năng, quan hệ với chính quyền địa phương, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo sự phân công lao động.
Bộ phận lễ tân:
Là chiếc cầu nối giữa khách sạn với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Kết nối các bộ phận còn lại của khách sạn giúp cho sự vận hành của khách sạn được trơn tru và hiệu quả. Truyền tải thông tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với khách hàng; tư vấn góp ý về tình hình của khách sạn cũng như nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai… đón tiếp và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan. Lưu trữ thông tin khách hàng lên hệ thống song song với việc truyền tải thông tin mà khách hàng cần; báo cáo cho quản lý về tình hình hoạt động; thu phí của khách hàng khi khách hàng sử dụng những sản phẩm khác trong khách sạn.
Bộ phận buồng phòng:
Là bộ phận cung cấp sản phẩm dịch vụ chính được đánh giá là đem lại doanh thu của khách sạn. Là bộ phận có mối liên hệ mật thiết với bộ phận đón tiếp trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng phòng. Chuẩn bị buồng luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách, làm vệ sinh buồng hàng ngày và các khu vực hành lang, nơi công cộng trong khách sạn. Kiểm tra tình trạng thiết bị trong phòng khi làm vệ sinh, nhận bàn giao phòng từ phía khách. Đồng thời báo cho bộ phận kĩ thuật khi có sự cố. Nắm bắt tình hình khách thuê phòng để phối hợp với bộ phận tiền sảnh cung cấp dịch vụ.
Bộ phận nhà hàng:
cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách hàng. Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống bao gồm: chế biến thực phẩm, lưu thông và tổ chức phục vụ ngay tại khách sạn với đối tượng chính là khách lưu trú tại khách sạn. Cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tiệc, buffet cho hội thảo, tiệc theo nhu cầu khách hàng…
Bộ phận bếp:
Cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách lưu trú, hạch toán chi phí, tạo thêm lợi nhuận cho khách sạn, phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn, nắm vững kế hoạch, thực đơn yêu cầu chế biến của khách về thức ăn để tính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dự trù chuẩn bị nguyên liệu để kịp khi phục vụ khách ; đảm bảo chế biến đúng kế hoạch , thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn của các đối tượng khách; ứng dụng kinh nghiệm kỹ thuật tiên tiến trong chế biến món ăn; đề xuất các sáng kiến cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ của nhà hàng; tham gia vào đào tạo, xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên; lập kế hoạch công tác tuần, tháng và chuyển kế hoạch cho ban giám đốc; rà soát và lên kế hoạch sử dụng, tuyển dụng nhân sự trong phạm vi bộ phận trình BGĐ phê duyệt, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng nhân sự trong bộ phận; đánh giá ý thức làm việc của nhân viên, đề xuất khen thưởng kỷ luật, thực hiện công việc khác do BGĐ giao…
Bộ phận nhân sự:
Thực hiện nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ, ban hành cácthể chế quản lý; điều hành quy chế làm việc, kỷ luật.Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý lực lượng lao động trong khách sạn, tuyển dụng lao động khi các bộ phận trong khách sạn có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực.
Bộ phận kế toán:
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính theo đúng qui định, theo dõi phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo những vấn đề liên quan, tham mưu cho ban tổng giám đốc về chế độ kế toán,
những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh, cùng các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu, ghi chép tính toán phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của khách sạn, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn… phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết; cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác thiết lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban giám đốc công ty.
Bộ phận kinh doanh:
Tìm kiếm, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn. Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận, quảng bá khách sạn, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ phù hợp và hiệu quả; chủ động quan sát, theo dõi thị trường những biến động của tình hình khách để đổi mới các dịch vụ của khách sạn cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới để làm sao thu hút được khách đến với khách sạn nhiều hơn; đảm bảo doanh số đặt ra, lợi nhuận, làm vừa lòng khách hàng.
Bộ phận spa:
Đây là bộ phận cung cấp dịch vụ cho khách hàng mang lại doanh thu cho khách sạn. Các dịch vụ: massage, thư giãn, xông hơi….
Bộ phận bảo vệ, bảo trì:
Đảm bảo sự vận hành tốt của các thiết bị trong khách sạn, không để xảy ra sự cố trong quá trình hoạt động. Hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ trong việc sử dụng các thiết bị trong khách sạn; kiểm tra định kỳ khắc phục sự cố kịp thời khi xảy ra; hướng dẫn đào
tạo các bộ phận khác sử dụng các thiết bị liên quan tới công việc của họ; tìm kiếm những thiết bị tối ưu và phù hợp nhất với khách sạn để tăng chất lượng dịch vụ cho khách sạn.
Hỗ trợ các bộ phận khác khi xảy ra sự cố. Là bộ phận quan trọng trong những sự kiện, bảo vệ an ninh trong và ngoài khách sạn. Luôn tuần tra, canh gác và ở tư thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra.