Bộ phận thực hiện: Phòng Xuất Nhập Khẩu
Ban quản lý Công ty TNHH DASADA lệnh cho nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những số liệu đó và rút ra kết luận. Dựa trên những kết luận này, phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu, trình ban quản lý công ty ký duyệt. Nội dung thông tin cần thu thập gồm:
Tình hình cung - cầu hàng hoá trên thị trường: Các nhà cung ứng đang hoạt động trên thị trường và nhu cầu hiện tại, tiềm năng của mặt hàng đó trong tương lai, từ đó xác định được tình hình cạnh tranh cũng như cơ hội tại thị trường đang nghiên cứu
Giá cả hàng hoá: Trong kinh doanh, đặc biệt trong buôn bán ngoại thương, việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống còn của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần nghiên cứu một số yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trên thị trường như: quan hệ chính trị, văn hoá, pháp luật, chính sách kinh tế, thuế nhập khẩu.
Trong những năm vừa qua theo thống kê từ phòng Xuất Nhập Khẩu và phòng Kế toán nhìn chung tình hình nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA có xu hướng tăng qua các năm. Điều này cho thấy, hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA có nhiều thay đổi theo chiều hướng tích cực trong những năm gần đây, cụ thể kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng của công ty được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA giai đoạn 2018 - 2020
Doanh thu BH & CCDV (Đồng) 65.948.097.828 97.905.572.890 192.488.305.106
KNXK (Đồng) 24.681.746.240 32.908.994.980 82.272.487.469
Tốc độ tăng trưởng (%) - 33,33 150
Tỷ trọng KNXK/DT (%) 37,43 33,61 42,74
Nguồn: Phòng Kế toán
Căn cứ vào bảng 2.3 như trên ta thấy giai đoạn 2018 - 2020 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DASADA có xu hướng tăng. Năm 2018 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa là 24.681.746.240 đồng, năm 2019 kim ngạch nhập khẩu đạt 32.908.994.980 đồng tăng so với năm 2018 là 8.227.248.740 đồng tương ứng tăng 33,33% và năm 2020 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa đạt mức 82.272.487.469 đồng tăng so với năm 2019 là 49.363.492.489 đồng tương ứng tăng 150%. Điều này cho thấy, mặc dù thị trường quốc tế đang chịu ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng dịch covid 9 toàn cầu và ảnh hưởng đến nền kinh tế hiện nay , nhưng nhìn chung tình hình hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công Ty TNHH DASADA vẫn tăng, chứng tỏ đối với thị trường quốc tế hàng hóa phụ tùng, linh kiện vẫn được ưu tiên cung cấp hàng đầu trong xuất nhập khẩu.
Các loại hàng hóa chính nhập khẩu vào thị trường này thuộc các sản phẩm như hộp số, ắc quy, đèn led . Năm 2018 đối với sản phẩm hộp số chiếm 35,4 % trong tổng số lượng hộp số nhập vào, trong khi đó đèn led chiếm 1,77%, Ắc quy chiếm 50,41% và một số sản phẩm khác chiếm 12,42%.
Hộp số và Ắc quy là mặt hàng nhập khẩu chính của công ty trong đó Ắc quy là mặt hàng chiếm 50% kim ngạch nhập khẩu của công ty. Mặt hàng này công ty chủ yếu cung cấp cho những Đại lí và Môi giới.
Đèn led là mặt hàng mà công ty quyết tâm khôi phục từ năm 2018. Vì vậy, giá trị nhập khẩu của mặt hàng này cũng tăng lên đáng kể từ năm 2019: năm 2018, đạt 121.615 USD chiếm 1,77% nhưng đến năm 2018, giá trị nhập khẩu đèn led đạt 1.030.000 USD chiếm 14,06% kim ngạch nhập khẩu của công ty, năm 2020 đạt 41,296 USD chiếm 0,65%
Nhìn chung, 3 mặt hàng là hộp số, đèn led, ắc quy là mặt hàng chiếm trên 90% kim ngạch nhập khẩu của toàn Công ty TNHH DASADA. Do đó, đẩy mạnh nhập khẩu phụ tùng và linh kiện là mục tiêu chính trong hoạt động nhập khẩu của công ty.Như vậy có thể thấy hộp số và ắc quy là 2 sản phẩm tiêu thụ chủ yếu. Vì vậy hiện
tại Công ty TNHH DASADA đang cố gắng thiết lập mối quan hệ lâu dài với những đối tác trên thị trường có những sản phẩm này và một số thị trường khác, cụ thể được thể hiện ở bảng thống kê như sau:
Bảng 2.4: Thị trường nhập khẩu một số sản phẩm chính của Công ty TNHH DASADA 2018 - 2020
Mặt hàng
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
GT (USD) Tỉ trọng (%) GT (USD) Tỉ trọng (%) GT (USD) Tỉ trọng (%) Hộp số 2.435.316 35,4 2.649.000 36,16 2.837.602 44,52 Đèn led 121.615 1,77 1.030.000 14,06 41.296 0,65 Ắc quy 3.468.533 50,41 3.230.000 44,1 3.235.857 50,77 Hàng hóa khác 845.536 12,42 417.000 5,68 258.245 4,06 Tổng KNNK 6.880.000 100 7.326.000 100 6.373.000 100 Nguồn: Phòng Kế toán 2.2.2 Chính sách giao dịch, đàm phán
Bộ phận thực hiện: Gíam Đốc, Phòng Sales hoặc Marketing
Giao dịch
Sau giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận thị trường, để chuẩn bị giao dịch, nhân viên Phòng Sales và Marketing tiến hành tiếp xúc với đối tác để thực hiện giao dịch. Nhưng để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau phải qua một quá trình giao dịch, thương thảo và các điều kiện giao dịch.
Đàm phán
Thông thường Phòng Sales và Marketing sẽ sử dụng ba hình thức sau để đàm phán:
+ Giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Hơn nữa, trong cùng một lúc có thể trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau
+ Đàm phán qua điện thoại (các phương tiện truyền thông) là giao dịch mà các bên chỉ tiếp cận được một dạng thức hình ảnh hoặc âm thanh hoặc cả hình ảnh lẫn âm thanh
+ Đàm phán qua gặp gỡ trực tiếp là việc hai bên mua bán gặp gỡ trực tiếp nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được mối quan hệ tốt, lâu dài với nhau.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư trên một cách thường xuyên. Mỗi lần gặp gỡ nhau thường tốn kém về chi phí đi lại, đón tiếp, quà cáp. Cho nên việc gặp gỡ nhau mà không đi đến kết quả là điều mà cả hai bên đều không mong muốn. Do vậy việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tíên hành đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết.
Đối với việc giao dịch để tiến hành ký được hợp đồng nhập khẩu thì đối với hầu hết các Công ty đều có các hoạt động đàm phán như sau:
-Chào hàng, hỏi giá
Việc xác định hỏi giá sản phẩm theo hình thức nào của Công ty là do trưởng phòng Sales – Marketing đảm nhiệm, sau khi đã xác định giá theo hình thức nào thì nhân viên kinh doanh Xuất nhập khẩu tiến hành thực hiện các thủ tục khác. Đối với Công ty TNHH DASADA việc xác định hỏi giá theo hình thức nào là tùy thuộc vào từng mã hàng cụ thể khác nhau. Công ty không sử dụng một hình thức hỏi giá cố định cho tất cả các mã hàng, ví dụ một số mã hàng cụ thể như sau:
Bảng 2.5: Hình thức chào hàng của một số sản phẩm tại Công ty TNHH DASADA
Hình thức chào hàng Sản phẩm
Chào hàng tự do Đường ống, Kính, Thảm, Bọc da, Bộ nạp, Túi khí, …
Chào hàng cố định Hộp số; Đèn led; Ắc quy; Remote;
Nguồn: phòng Sales – Marketing
-Hoàn giá
Đối với việc hoàn giá của đối tác hầu hết theo thông tin từ phòng Kế toán cho biết: các đối tác sau khi nhận được thư hỏi giá thường không chấp nhận hoàn toàn tất cả các điều khoản có trong thư hỏi giá, nên Công ty thường cùng với đối tác tiến hành thỏa thuận lại để hai bên đều thống nhất.
Sau khi đã hoàn tất trên cơ sở hỏi giá và phát giá hoặc chấp nhận giá do Đối tác đưa ra, bên Công ty sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho Đối tác, thông thường một đơn đặt hàng thường có: Tên hàng, chất lượng, số lượng, thời gian đặt hàng.
2.2.3 Ký kết hợp đồng
Bộ phận thực hiện: Phòng Sales hoặc Marketing, Gíam Đốc (những lô hàng có giá trị lớn)
Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, Công ty TNHH DASADA và Đối tác sẽ ghi lại tất cả các kết quả đã đạt được, rồi trao cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận và tiến hành hai bên sẽ ký kết với nhau.
Khi soạn thảo hợp đồng cần tuân theo quy tắc 5 “C” đó là: Clear: rõ ràng
Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh Consise: ngắn gọn, xúc tích
Correct: chính xác về chính tả và thông tin Courteous: lịch sự,
Nội dung của hợp đồng ghi rõ nội dung của các điều khoản hợp đồng đó là: tên hàng, số lượng, quy cách, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng. Ngoài ra, còn có thể có các điều khoản khác như: khiếu nại, trọng tài,…
Một số đối tác của Công ty TNHH DASADA:
Bảng 2.6: Một số đối tác của Công ty TNHH DASADA
Đối tác 2018 2019 2020
Trung Quốc √ √ √
Hàn Quốc √ √ √
Nhật Bản √ √
Đức √
Nguồn: phòng Sales – Marketing
Từ bảng 1.6, ta có thể nhận thấy số đối tác của Công Ty TNHH DASADA ngày càng được mở rộng.
2.2.4 Thực hiện hợp đồng
Bộ phận thực hiện: PhòngXuất Nhập Khẩu, Phòng Sales và Marketing
Bộ chứng từ, giấy tờ được thực hiện bởi đối tác và gửi cho Công ty TNHH DASADA cùng với lô hàng. Để tránh sai sót, nhân viên Phòng Xuất Nhập Khẩu yêu cầu đối tác gửi bản nháp hoặc bản scan trước thông tin giấy tờ để đối chiếu thông tin nhanh hơn khi hàng hóa về Việt Nam.
Bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:
Hợp đồng mua bán quốc tế (sale contract) Hóa đơn thương mại (inovice)
Phiếu đóng gói (packing list ) Tờ khai hải quan nhập khẩu
Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Form E (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) nếu có Giấy phép nhập khẩu ( nếu có )
Hóa đơn vận chuyển.
Khai báo tờ khai nhập khẩu điện tử cho hải quan
Tại cảng, nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA tuân thủ theo quy định của cảng để làm thủ tục hải quan. Nhân viên sẽ xuất trình bộ khai Hải quan cho công chức tiếp nhận hồ sơ. Khi khai báo xong công ty đợi thông quan và có thể theo dõi tình hình trên phần mềm hải quan như sau:
Xanh: Mã kiểm tra của tờ khai là số 1, hàng hóa sẽ được thông quan ngay. Vàng: Mã kiểm tra của tờ khai là số 2, công ty chỉ cần xuất trình chứng từ để hải quan kiểm tra và có thể thuận lợi thông quan.
Đỏ: Mã kiểm tra của tờ khai là số 3, công ty vừa phải xuất chứng từ để kiểm tra, vừa phải kiểm tra hàng hóa.
Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng
Công chức Hải quan bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA tính sẵn trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Lúc này, công chức Hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền thuế xem đã đúng hay chưa. Nếu áp mã sai thì công chức Hải quan sẽ điều chỉnh. Nếu đã áp đúng mã số hàng hoá và số tiền thì công chức Hải quan sẽ cập nhật thông tin vào máy. Tiếp theo, công chức Hải quan tính thuế sẽ đóng dấu, ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế. Sau đó, bộ tờ khai lại được luân chuyển
đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem có đồng ý với ý kiến của đội phó hay không và đưa ra mức chỉnh sửa cuối cùng.
Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan, cung cấp cho công chức Hải quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím (bảo soát) nộp cho công chức Hải quan để nhận lại tờ khai.
Nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA có thể chờ đọc đến tên công ty của mình rồi nhận lại hồ sơ hoặc đến rổ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình. Nhân viên phải ký tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.
Hoàn tất hồ sơ thông quan
Bộ phận thực hiện: Phòng Kế Toán
Tuỳ vào phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng mà thực hiện thủ tuc thanh toán. Công ty TNHH DASADA thường chọn phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện – trả sau, do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và một phần do uy tín của công ty. Thông thường, sau khi nhận hàng, sau khoảng một tuần, công ty sẽ cử nhân viên phòng Kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán. Khi thực hiện thủ tục trả tiền bằng điện – trả sau, nhân viên Kế toán phải có:
- 02 Lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng. - Hồ sơ pháp lý.
- Hợp đồng nhập khẩu.
- Hoá đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng khác như B/L, C/O… - Giấy phép nhập khẩu.
- Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu.
Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu. Khi ngân hàng của người xuất khẩu thông báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh toán hoàn tất.
Qua bảng số liệu được thống kê từ phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng Kế Toán của Công ty TNHH DASADA có thể cho thấy trong giai đoạn 2018 - 2020, năm
2020 là năm có số lượng hợp đồng được ký kết nhiều nhất và cũng là năm mà số hợp đồng không được thực hiện chiếm lớn nhất lên đến 6 hợp đồng trong khi đó ở năm 2018 chỉ có 2 hợp đồng, năm 2019 có 3 hợp đồng bị hủy. Nguyên nhân chủ yếu làm cho số lượng hợp đồng bị hủy nhiều ở năm 2020 một phần là do tình hình dịch bệnh covid 19 bắt đầu có dấu hiệu bùng phát, một phần là do tắt biên trong quá trình vận chuyển hàng hóa nên bị chậm trể , mà do tính thời vụ của hàng hóa phải xoay chuyển cung cấp ra nhiều thị trường khác vào đúng thời điểm nên đối tác sợ quá chậm nên họ hủy hợp đồng với Công ty.
Bảng 2.7: Bảng phân tích số lượng hợp đồng ký kết và thực hiện
Chỉ tiêu
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Ký kết Thực hiện Hủy HĐ Ký kết Thực hiện Hủy HĐ Ký kết Thực hiện Hủy HĐ Số hợp đồng (Cái) 33 31 2 42 39 3 65 59 6 % thực hiện HĐ (%) 93,93 92,86 90,76
Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu
So với năm 2018, năm 2019 thì năm 2020 là năm số lượng hợp đồng được thực hiện lên đến 59 hợp đồng tăng so với năm 2018 khoảng 90,32%, tăng so với năm 2019 khoảng 51,28%. Đây là một trong những bước phát triển của Công ty trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Ngoài ra giá trị trên mỗi hợp đồng nhập khẩu có xu hướng tăng dần qua các năm như năm 2018 chỉ khoảng 35.371 USD/hợp đồng sang năm 2019 bình quân khoảng 38.761 USD/hợp đồng, năm 2020 bình quân giá trị một hợp đồng đạt mức cao nhất trong 3 năm là 67.798 USD/hợp đồng.
2.2.4 Thanh lí hợp đồng
Bộ phận thực hiện: Người chịu trách nhiệm ký hợp đồng ( nhân viên phòng Sale & Marketing hoặc Giám đốc).
Thanh lý hợp đồng đúng hạn: Sau khi nhận hàng về nhập kho, nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu kiểm tra hàng, nếu tình trạng lô hàng hoàn toàn bình thường như trong hợp đồng ngoại thương thì hợp đồng sẽ kết thúc sau khi thanh toán đầy đủ cho lô hàng.
Công ty TNHH DASADA và Đối tác tham gia ký kết hợp đồng cố gắng hoàn thành nghĩa vụ của mình trước thời hạn hợp đồng quy định.
Do một trong hai bên huỷ hợp đồng. Tất nhiên, bên huỷ hợp đồng sẽ chịu