Bộ phận thực hiện: PhòngXuất Nhập Khẩu, Phòng Sales và Marketing
Bộ chứng từ, giấy tờ được thực hiện bởi đối tác và gửi cho Công ty TNHH DASADA cùng với lô hàng. Để tránh sai sót, nhân viên Phòng Xuất Nhập Khẩu yêu cầu đối tác gửi bản nháp hoặc bản scan trước thông tin giấy tờ để đối chiếu thông tin nhanh hơn khi hàng hóa về Việt Nam.
Bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:
Hợp đồng mua bán quốc tế (sale contract) Hóa đơn thương mại (inovice)
Phiếu đóng gói (packing list ) Tờ khai hải quan nhập khẩu
Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Form E (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) nếu có Giấy phép nhập khẩu ( nếu có )
Hóa đơn vận chuyển.
Khai báo tờ khai nhập khẩu điện tử cho hải quan
Tại cảng, nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA tuân thủ theo quy định của cảng để làm thủ tục hải quan. Nhân viên sẽ xuất trình bộ khai Hải quan cho công chức tiếp nhận hồ sơ. Khi khai báo xong công ty đợi thông quan và có thể theo dõi tình hình trên phần mềm hải quan như sau:
Xanh: Mã kiểm tra của tờ khai là số 1, hàng hóa sẽ được thông quan ngay. Vàng: Mã kiểm tra của tờ khai là số 2, công ty chỉ cần xuất trình chứng từ để hải quan kiểm tra và có thể thuận lợi thông quan.
Đỏ: Mã kiểm tra của tờ khai là số 3, công ty vừa phải xuất chứng từ để kiểm tra, vừa phải kiểm tra hàng hóa.
Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng
Công chức Hải quan bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA tính sẵn trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Lúc này, công chức Hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền thuế xem đã đúng hay chưa. Nếu áp mã sai thì công chức Hải quan sẽ điều chỉnh. Nếu đã áp đúng mã số hàng hoá và số tiền thì công chức Hải quan sẽ cập nhật thông tin vào máy. Tiếp theo, công chức Hải quan tính thuế sẽ đóng dấu, ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế. Sau đó, bộ tờ khai lại được luân chuyển
đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem có đồng ý với ý kiến của đội phó hay không và đưa ra mức chỉnh sửa cuối cùng.
Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan, cung cấp cho công chức Hải quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím (bảo soát) nộp cho công chức Hải quan để nhận lại tờ khai.
Nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH DASADA có thể chờ đọc đến tên công ty của mình rồi nhận lại hồ sơ hoặc đến rổ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình. Nhân viên phải ký tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.
Hoàn tất hồ sơ thông quan
Bộ phận thực hiện: Phòng Kế Toán
Tuỳ vào phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng mà thực hiện thủ tuc thanh toán. Công ty TNHH DASADA thường chọn phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện – trả sau, do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và một phần do uy tín của công ty. Thông thường, sau khi nhận hàng, sau khoảng một tuần, công ty sẽ cử nhân viên phòng Kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán. Khi thực hiện thủ tục trả tiền bằng điện – trả sau, nhân viên Kế toán phải có:
- 02 Lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng. - Hồ sơ pháp lý.
- Hợp đồng nhập khẩu.
- Hoá đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng khác như B/L, C/O… - Giấy phép nhập khẩu.
- Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu.
Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu. Khi ngân hàng của người xuất khẩu thông báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh toán hoàn tất.
Qua bảng số liệu được thống kê từ phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng Kế Toán của Công ty TNHH DASADA có thể cho thấy trong giai đoạn 2018 - 2020, năm
2020 là năm có số lượng hợp đồng được ký kết nhiều nhất và cũng là năm mà số hợp đồng không được thực hiện chiếm lớn nhất lên đến 6 hợp đồng trong khi đó ở năm 2018 chỉ có 2 hợp đồng, năm 2019 có 3 hợp đồng bị hủy. Nguyên nhân chủ yếu làm cho số lượng hợp đồng bị hủy nhiều ở năm 2020 một phần là do tình hình dịch bệnh covid 19 bắt đầu có dấu hiệu bùng phát, một phần là do tắt biên trong quá trình vận chuyển hàng hóa nên bị chậm trể , mà do tính thời vụ của hàng hóa phải xoay chuyển cung cấp ra nhiều thị trường khác vào đúng thời điểm nên đối tác sợ quá chậm nên họ hủy hợp đồng với Công ty.
Bảng 2.7: Bảng phân tích số lượng hợp đồng ký kết và thực hiện
Chỉ tiêu
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Ký kết Thực hiện Hủy HĐ Ký kết Thực hiện Hủy HĐ Ký kết Thực hiện Hủy HĐ Số hợp đồng (Cái) 33 31 2 42 39 3 65 59 6 % thực hiện HĐ (%) 93,93 92,86 90,76
Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu
So với năm 2018, năm 2019 thì năm 2020 là năm số lượng hợp đồng được thực hiện lên đến 59 hợp đồng tăng so với năm 2018 khoảng 90,32%, tăng so với năm 2019 khoảng 51,28%. Đây là một trong những bước phát triển của Công ty trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Ngoài ra giá trị trên mỗi hợp đồng nhập khẩu có xu hướng tăng dần qua các năm như năm 2018 chỉ khoảng 35.371 USD/hợp đồng sang năm 2019 bình quân khoảng 38.761 USD/hợp đồng, năm 2020 bình quân giá trị một hợp đồng đạt mức cao nhất trong 3 năm là 67.798 USD/hợp đồng.