I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đường sắt
5. Tổ chức kế toán tại công ty
5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần đường sắt Quảng Nam - Đà Nẵng được tổ chức theo mô hình tập trung.
5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
SƠ ĐỒ 1.2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Ghi chú: Quan hệ trức tuyến Quan hệ chức năng
5.1.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
Kế toán trưởng: có trách nhiệm quản lý và điều hành, chịu trách nhiệm trước công ty về tất cả hoạt động của phòng kế toán. Có nhiệm vụ quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán, cuối kỳ cùng với kế toán viên tổng hợp số liệu và lập báo cáo quyết toán.
Phó phòng kế toán: là người trực tiếp tham mưu cho kế toán trưởng và điều hành khi kế toán trưởng vắng mặt. Phó phòng kế toán có nhiệm vụ phụ trách kế toán tổng hợp, kế toán tài chính đơn vị trực thuộc và các dự án đầu tư.
Kế toán TSCĐ
và CCDC
Kế toán
vật tư Kế toán tiền lương Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán Kế toán trưởng
Kế toán TSCĐ và CCDC: được phân công phụ trách kế toán TSCĐ, kế toán tiêu thụ, cuối kỳ lập báo cáo thuế. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao TSCĐ, tình hình tiêu thụ tài sản trong kỳ.
Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập xuất tồn của vật tư hàng ngày thanh lý hợp đồng của khách hàng khi sản phẩm hoàn thành, tính giá vật tư đúng cho sản xuất. Cuối tháng lên bảng tổng hợp liên quan đến vật tư.
Kế toán tiền lương: được phân công phụ trách tiền lương, cuối kỳ tính lương cho công nhân viên vào cuối tháng
Kế toán vốn bằng tiền: theo dõi nợ của công ty theo từng khách hàng hay từng nhà cung cấp đồng thời theo dõi tiền vay hàng tháng lên bảng kê và đối chiếu các bộ phận có liên quan
Thủ quỹ: theo dõi quản lý số lượng tiền mặt có tại công ty, tình hình chi tiền vào sổ quỹ. Là người giao nhận và lưu trữ chứng từ, tín phiếu của Giám đốc và Kế toán trưởng.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, tập hợp số liệu của kế toán khác; kiểm tra đối chiếu tổng hợp, cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp; hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán cho các bộ phận, phần hành liên quan. Lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh.
5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 5.2.1. Hình thức sổ kế toán
Hiện nay công ty sử dụng máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán theo chương trình phần mềm kế toán đã lập trình sẵn, và theo hình thức “chứng từ ghi sổ”. Đặc điểm của hình thức này là các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại tổng hợp số liệu, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ vào các tài khoản.
Trong hình thức này, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính đã được tổng hợp trong các chứng từ ghi sổ theo thời gian.
Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp.
Sổ kế toán chi tiết các tài khoản: là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính đã ghi trên sổ cái.
Các sổ sách có liên quan:
- Bảng tổng hợp chứng từ gốc - Sổ chi tiết tài khoản
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Bảng cân đối tài khoản
SƠ ĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú: ghi hàng ngày, định kỳ
ghi cuối tháng
quan hệ đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chừng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Căn cứ cào chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. S quỹổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác
Cuối tháng cộng tổng tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cộng phát sinh nợ, phát sinh có và số dư từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ cái và tổng hợp chi tiết nếu trùng khớp được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.