Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Một phần của tài liệu Khóa luận tốt nghiệp Lập kế hoạch kinh doanh đặc sản trái cây sấy khô (Trang 37 - 44)

6. CƠ CẤU TỔ CHỨC 1 Sơ đồ tổ chức

6.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc

o Quyết định các hoạt động kinh doanh, trực tiếp làm việc, điều hành và hiểu rõ các hoạt động của doanh nghiệp, hoạch định tương lai cho doanh nghiệp.

o Xây dựng và lãnh đạo đội ngũ cấp phó giám đốc cấp, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc thuyên chuyển công tác đối với các chức vụ trong doanh nghiệp.

o Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.

o Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.

o Ký kết hợp đồng nhân danh công ty.

o Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty.

o Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.

o Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác bền vững lâu dài với các đối tác.

o Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

Phó giám đốc

Tùy vào những mảng công việc mà Phó giám đốc sẽ có nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên Phó giám đốc phải đảm bảo những công việc chính sau:

o Quản lý nhân sự: công việc của một Phó giám đốc bao gồm phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nhân lực theo đúng quy định của công ty. Ngoài ra còn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới, dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của họ.

o Trong kinh doanh/sản xuất: Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru. Tham gia trao đổi các vấn đề với Giám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách, chiến lược phù hợp.

o Đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức cho từng phòng ban, trình Giám đốc phê duyệt nhằm hoàn thành các mục tiêu được giao phó.

o Lập các kế hoạch sản xuất, tổ chức sản xuất theo đúng quy trình công nghệ đơn đặt hàng và kế hoạch được giao, duy trì và cải thiện hệ thống chất lượng nhằm giảm tỷ lệ sai sót, hỏng sản phẩm, tăng hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị, vật tư, nhân lực.

o Đối với Giám đốc kinh doanh, lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh đến các đơn vị, cập nhật tình hình hàng hóa, giá cả trên thị trường, phân tích doanh số và khả năng tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. Bên cạnh đó, theo dõi chặt chẽ những vấn đề liên quan đến công việc.

o Phó Giám đốc kế hoạch, phát triển, hành chính sẽ bao gồm các công việc văn thư, phân tích dòng công việc. phân bổ công việc cho nhân viên, điều hành chương trình đào tạo cấp phòng, lập các kế hoạch về ngân sách và giám sát nhân viên cấp dưới.

Phòng hành chính nhân sự là một trong các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bất kể công ty lớn hay nhỏ đều quan tâm đến việc xây dựng bộ phận hành chính nhân sự. Vì thế trên thị trường lao động, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận này khá cao.

Chức năng của phòng hành chính nhân sự chính là tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự:

o Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp: Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự. Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định. Cung cấp và quản lý các thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website doanh nghiệp và các trang tuyển dụng trực tuyến để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

o Quản lý các công tác hành chính: Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp. Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp. Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.

o Quản lý các vấn đề pháp lý: Chịu trách nhiệm lựa chọn và thuê đơn vị tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty. Chẳng hạn như: xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản, quy định của công ty, hỗ trợ các phòng ban trong công ty các vấn đề pháp lý, đại diện cho công ty khi xảy ra các tranh chấp. Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự: xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách, kế hoạch công việc của phòng. Tiến hành tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng hợp lý để hoàn thành kế hoạch hoạt động đã đặt ra. Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này để liên tục cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

Phòng Kế toàn – Tài chính

o Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tài chính, kế toán, quản lý và sử dụng vốn, tài sản của công ty, đảm bảo cân đối nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng, sửa chữa, đầu tư phát triển cho hoạt động của công ty.

o Theo dõi, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty.

o Đề xuất và thực hiện các giải pháp huy động vốn trong và ngoài nước,đàm phán các hợp đồng tín dụng trong và ngoài nước, tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn vốn.

o Thực hiện, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước

o Thực hiện thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, theo dõi tiền lương, thu nhập và thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

o Thực hiện công tác hạch toán, báo cáo tài chính và tổng hợp báo cáo tài chính chung của công ty.

Phòng Kỹ thuật – Sản xuất

Phòng Kỹ thuật – Sản xuất là một trong những bộ phận cốt lõi phụ trách các vấn đề liên quan đến hoạt động của máy móc, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ, kỹ

thuật vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, hiệu quả.

o Thiết lập, vận hành và quản trị toàn hệ thống kỹ thuật của công ty.

o Quản trị hệ thống kỹ thuật và quản lý các hoạt động liên quan đến kỹ thuật và công nghệ của công ty. Mục tiêu của phòng kỹ thuật – sản xuất là đảm bảo những nghiệp vụ được thực hiện trên nền tảng kỹ thuật của doanh nghiệp hoạt động chính xác, hiệu quả và ổn định, nhanh chóng phát hiện và sửa chữa những sự cố, trục trặc của hệ thống, không để hoạt động sản xuất kinh doanh xảy ra tình trạng gián đoạn, hạn chế tối đa thiệt hại cho công ty.

o Quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án máy móc, thiết bị mới.

o Thiết lập định mức kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của hệ thống máy móc, thiết bị.

o Phối hợp cùng với các phòng ban khác để hoàn thiện kế hoạch, phương án xây dựng hệ thống kỹ thuật.

o Theo dõi, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện dự án, đảm bảo vấn đề kỹ thuật, tiến độ, thiết bị,…

o Lắp đặt, sửa chữa, nâng cấp hệ thống thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất,… theo công nghệ mới tiên tiến, phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp

o Thường xuyên kiểm tra, giám sát, đảm bảo hệ thống máy móc hoạt động ổn định, chính xác và an toàn.

o Theo dõi, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và thay mới hệ thống thiết bị theo định kỳ hoặc khi có dấu hiệu hư hỏng.

o Giải quyết các vấn đề, sự cố liên quan đến hệ thống kỹ thuật, máy móc, thiết bị.

o Tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về công tác sản xuất, tồn trữ và bảo quản các thiết bị, máy móc.

o Thực hiện quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa phục vụ cho nhu cầu kinh doanh.

o Chịu trách nhiệm thiết kế hàng hóa, sản phẩm cho doanh nghiệp.

o Kiểm soát mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất. Bằng cách kiểm soát sản xuất, phòng sản xuất có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực, máy móc, lao động một cách hợp lý, giảm thiểu lãng phí.

o Thực hiện hoạt động nghiên cứu nhằm cải thiện các sản phẩm của doanh nghiệp bằng cách thay đổi hoặc đổi mới một phần hay toàn bộ sản phẩm.

o Quản lý chi phí sản xuất, đảm bảo sản xuất sản phẩm với chi phí thấp nhất để tối đa hóa lợi nhuận.

o Đảm bảo công ty luôn có sẵn nguyên liệu cần thiết cho sản xuất.

o Đảm bảo máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất luôn được bảo trì, bảo dưỡng đúng cách.

o Quản lý và đánh giá chất lượng sản phẩm.

Phòng Tư vấn & chăm sóc khách hàng

Phòng chăm sóc khách hàng là một bộ phận, một trung tâm của công ty và luôn được công ty chú trọng hàng đầu.

o Duy trì khách hàng hiện tại và tạo ra khách hàng trung thành.

o Thu hút khách hàng tiềm năng.

o Tăng khả năng cạnh tranh

o Thực hiện việc ghi nhận và giải quyết những yêu cầu, mong muốn của khách hàng, trả lời các thắc mắc, nghi vấn về vấn đề khách hàng đang gặp phải hay những vấn đề khách hàng cần được làm rõ để hiểu hơn.

o Luôn chủ động thăm hỏi, quan tâm đến khách hàng trong quá trình sản phẩm/dịch vụ được họ sử dụng, trải nghiệm bằng nhiều hình thức, phương tiện khác nhau như là: nhắn tin, chat qua các trang mạng xã hội facebook, zalo, website hay gọi điện trực tiếp,…

o Tạo dựng một vài kênh nhằm hỗ trợ trong việc tư vấn để các thông tin được khách hàng tiếp nhận một cách nhanh chóng và chính xác nhất về chỉ dẫn sử dụng, giá cả, hậu mãi hay các chế độ bảo hành sản phẩm/dịch vụ,…

o Tiếp nhận các phản ánh, khiếu nại những vấn đề cần được xử lí cho khách hàng và chuyển vấn đề đó cho những bộ phận liên quan để quản lý và giải quyết.

o Kết nối và phối hợp cùng với phòng ban marketing để tiếp thị, quảng bá về những chương trình ưu đãi hấp dẫn, khuyến mãi, các gói sản phẩm của doanh nghiệp đó đến toàn bộ khách hàng.

o Liên tục theo dõi cũng như cập nhật các chính sách của doanh nghiệp về dịch vụ, sản phẩm theo mỗi thời điểm khác nhau để khách hàng nhận được thông tin nhanh nhất và kịp lúc nhất.

Phòng Marketing

o Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu, đây là hoạt động quan trọng của công ty vì nó giúp công ty đạt được thành công và tạo được vị thế cạnh tranh trên thị trường.

o Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường.

o Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh.

o Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiến sản phẩm hiện có hoặc phát triển sản phẩm hoàn toàn mới.

o Đề xuất ý tưởng cho sản phẩm mới, định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu, bao bì sản phẩm.

o Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

o Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing.

o Tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược marketing, sản phẩm và khách hàng, các vấn đề liên quan đến phát triển thương hiệu, phát triển kênh phân phối, xây dựng nhãn hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty thực hiện các kế hoạch marketing.

o Thiết lập mối quan hệ với truyền thông.

Phòng Kinh doanh

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến việc bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường, tư vấn về việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

o Giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng bằng cách áp dụng rất nhiều phương thức khác nhau. Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng tài chính… để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh.

o Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.

o Hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

o Phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.

o Hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…

Một phần của tài liệu Khóa luận tốt nghiệp Lập kế hoạch kinh doanh đặc sản trái cây sấy khô (Trang 37 - 44)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(60 trang)
w