2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CÔNG TY CỔ PHẦN NGHỆ THUẬT VIỆT
Ghi chú: Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến P. KT : Phòng kế toán P.C. ứng : Phòng cung ứng P. DVKH : Phòng dịch vụ khách hàng
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Nghệ Thuật Việt được cơ cấu theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị của Công ty. Do thời gian thực tập còn hạn chế, nên việc tìm hiểu kỹ chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban còn chưa đi sâu. Vì vậy, em cũng nêu khái quát về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Hội đồng quản trị: gồm bảy thành viên với nhiệm kỳ 3 năm. Hội đồng quản
trị bầu ra một chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch mang tắnh chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch thực hiện thông qua Giám đốc.
Giám đốc: là người đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty
trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật. Đồng thời là người quyết định toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của đơn vị theo mục tiêu định hướng mà HĐQT thông qua.
Phòng Kế toán: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh
doanh, tắnh giá thành sản phẩm dịch vụ hợp lý, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chắnh, các thông tin kinh tế và phân tắch hoạt động kinh doanh giải quyết kịp thời các nguồn vốn kinh doanh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt, các hình thức thanh toán khác. Có trách nhiệm phản ánh kịp thời, chắnh xác, đầy đủ đảm bảo đúng nguyên tắc về tình hình sản xuất kinh doanh. Đồng thời hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc thực hiện các đơn đặt hàng. Phòng kế toán sẽ trực tiếp làm việc về giá đối với các đối tác có liên quan cùng phòng kinh doanh trong việc thực hiện các nội dung trong các hợp đồng sự kiện cần thiết.
Phòng văn phòng: Có nhiệm vụ giúp giám đốc về công tác hành chắnh, tổ
chức ổn định lao động sản xuất trong Công ty. Cân đối lượng lao động, dự thảo các quy định về tiền lương, tiền thưởng Ầ và các vấn đề có liên quan đến bảo hiểm, an toàn lao động, hướng dẫn tổ chức sản xuất trong việc bố trắ xắp sếp lao động để giải quyết các vấn đề ký kết hợp đồng tổ chức các cuộc thi cho nhân viên để tìm ra lao động giỏi, tổ chức các lớp tập huấn cho nhân viên lao động để nâng cao tay nghề
Phòng dịch vụ khách hàng: chịu tránh nhiệm tiếp nhận thông tin khách
hàng và xử lý thông tin. Đưa thông tin đến các phòng ban có liên quan để xử lý công việc trong thời gian xác định. Giám sát quá trình làm việc các phòng ban khác nhằm đảm bảo thời gian và chất lýợng sản phẩm cam kết cùng khách hàng. Tiếp nhận lại kết quả từ các phòng ban để liên hệ làm việc trực tiếp cùng khách hàng và
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG KT Tiền mặt, TGNH KT Vật tư, Giá thành KT TSCĐ,C CDC Thủ quỹ KT Doanh thu, Thuế KT Thanh toán, Công nợ
xuyên suốt quá trình tiếp nhận khách hàng đến bàn giao sản phẩm và nghiệm thu.
Phòng cung ứng: Tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu khách
hàng từ phòng kinh doanh. Nếu có thông tin trực tiếp từ khách hàng phải thông qua phòng kinh doanh để làm việc cùng khách hàng. Cung cấp bảng kế hoạch chương trình cùng các hạng mục theo yêu cầu của sự kiện cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh trực tiếp phân bổ các phòng ban thự hiện trong khoảng thời gian hợp lý. Trực tiếp tìm hiểu, khai thác thị trường sự kiện và nắm bắt thông tin từ các thông tin từ các công ty, tổ chức, cá nhân có nhu cầu làm sự kiện để hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp thị khách hàng. Chịu trách nhiệm trong việc truyền thông và phát ngôn các thông tin từ Công ty ra ngoài.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Nghệ Thuật Việt
Với những chức năng và nhiệm vụ được quy định như trên, cùng với đặc điểm tổ chức quản lý, yêu cầu trình độ quản lý, loại hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng mức độ phức tạp của các thông tin mà bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán ( như phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp, hạch toán chi phắ kinh doanh và tắnh giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chắnh...) đều được tập trung tại phòng kế toán.
2.1.5.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công tySƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Ghi chú:
Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến
2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán
Hiện nay, phòng kế toán của Công ty được biên chế tám người, đảm nhiệm các công việc được nêu ở sơ đồ trên và có chức năng nhiệm vụ như sau:
Kế toán trưởng: Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy
kế toán điều hành bộ phận kế toán sao cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Trực tiếp lãnh đạo phòng kế toán, chỉ đạo và phân công công việc cho các kế toán viên. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc và cấp trên về tắnh chắnh xác của số liệu. Đồng thời, cũng chịu trách nhiệm trong việc chấp hành chế độ thống kê, kế toán theo quy định của Công ty và của Nhà nước.
Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ. Khi kế toán
trưởng đi vắng có thể thay kế toán trưởng ký duyệt những chứng từ phát sinh hằng ngày trong nội bộ Công ty như giấy tạm ứng, phiếu tiếp nhận nguyên liệu.
Kế toán thanh toán Ờ công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ với
khách hàng. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo định kỳ. Đồng thời theo dõi thanh toán tạm ứng phát sinh Công ty.
Kế toán vật tư Ờ giá thành: Tổ chức theo dõi ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm trong kho. Lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh, tập hợp theo từng khoản mục chi phắ, đối tượng chi phắ phục vụ cho công tác tắnh giá thành. Thường xuyên đối, kiểm kê với các bộ phận có liên quan để lập báo cáo chắnh xác.
Kế toán tiền mặt Ờ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi quá trình thu chi tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng, các khoản vay, lãi vay ngân hàng. Đối chiếu tiền mặt trên sổ quỷ và thực tồn tại quỷ với thủ quỷ.
Kế toán Doanh thu - Thuế: Theo dõi và ghi nhận các khoản doanh thu tiêu
thụ, ghi chép phản ánh tình hình kê khai thuế, quyết toán thuế GTGT và các loại thuế phát sinh trong quá trình kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ Thuế với Nhà nước kịp thời, đúng quy định. Cuối kỳ kết hợp với các bộ phận có liên quan để lập các cáo báo kế toán.
Kế toán TSCĐ Ờ CCDC: ghi chép, phản ánh chắnh xác đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Công ty; lập bảng trắch khấu hao và
phân bổ chi phắ khấu hao chắnh xác vào các đối tượng sử dụng.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu, chi tiền mặt theo lệnh của Giám Đốc và Kế
Toán Trưởng, lập báo cáo quỷ và ghi chép sổ hằng ngày. Thường xuyên kiểm kê đối chiếu với các bộ phận kế toán để xác minh thừa thiếu.
2.1.5.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Hiện tại Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2006/TT-BTC ra ngày 26/08/2016, và vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước. Phiếu thu Ờ chi, nhập xuất vật tư theo mẫu của thông tư 133/2006/TT-BTC, hóa đơn GTGT do Công ty tự đặt in theo quyết định của BTC. Tuy nhiên trước năm 2018 công ty sử dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ra ngày 14/09/2006, và vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước, phiếu thu Ờ chi, nhập xuất vật tư theo mẫu của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Ộ Chứng từ ghi sổỢ và hạch toán hàn tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho là giá nhập trước xuất trước, niên độ kế toán được áp dụng theo năm dương lịch, kỳ kế toán theo tháng. Trình tự ghi sổ được thực hiện theo một chương trình phần mền kế toán Bravo được thiết kế sẵn trên máy vi tắnh như sau:
Hình 2.1: Phần mềm kế toán Bravo tại công ty
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chắnh - Báo cáo kế toán
quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán Chứng từ gốc
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ
Hình thức kế toán ỘChứng từ ghi sổỢ đang áp dụng ở Công ty CP Nghệ Thuật Việt được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tắnh. Do đó, trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tắnh theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chắnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chắnh xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán chỉ có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chắnh sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chắnh theo quy định của phần mềm. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và bảo quản lưu trữ chứng từ.
2.2. Thực trạng công tác kế toán chi phắ và tắnh giá thành sản phẩm dịch vụ tạiCông ty cổ phần Nghệ Thuật Việt Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt
2.2.1. Đối tượng, phương pháp hạch toán chi phắ sản xuất kinh doanh và tắnhgiá thành dịch vụ tại Công ty giá thành dịch vụ tại Công ty
2.2.1.1. Đối tượng tập hợp chi phắ và tắnh giá thành
Xuất phát từ đặc thù của ngành dịch vụ quảng cáo Ờtổ chức sự kiện, quá trình tổ chức quản lý nên sản phẩm dịch vụ của Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt là đơn chiếc và riêng lẻ. Vì vậy đối tượng tập hợp chi phắ sản xuất kinh doanh và đối tượng tắnh giá thành là theo từng sản phẩm dịch vụ mà Công ty đã thực hiện phục vụ khách hàng như: Thiết kế in ấn Pano, bảng hiệu, thi công giao dịch các hội nghị khách hàng, lễ ra mắt và giới thiệu sản phẩm mới, các ngày kỷ niệm, các ngày lễ tết, các dịp đón tiếp đặc biệt, các buổi lễ khởi công, khai trương, hội chợ thương mại, triển lãm thực sự là thế mạnh của Công ty CP Nghệ Thuật
Do thời gian nghiên cứu cũng như trình độ của em còn hạn hẹp, vì vậy trong bài viết này em xin dùng số liệu liên quan đến sự kiện ỘKỷ niệm 5 năm thành lập công ty MobifoneỢ mà đơn vị đã hoàn thành và bàn giao vào tháng 04 năm 2017 để minh họa cho trình tự tổ chức kế toán chi phắ và tắnh giá thành dịch vụ tại Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt. Sự kiện ỘKỷ niệm 5 năm thành lập công ty MobifoneỢ được thực hiện tại hội trường Saphire, 526 Điện Biên Phủ, P.21, Q.Bình Thạnh, TP.HCM vào ngày 24/04/2017 và tại khách san New Wave 151 Thùy Vân, Thắng Tam, Tp. Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa Ờ Vũng Tàu và biển Vũng Tàu từ ngày 25- 27/04/2017.
2.2.1.2. Trình tự hạch toán chi phắ sản xuất kinh doanh và tắnh giá thành dịchvụ tại Công ty Cổ phần Nghệ Thuật Việt vụ tại Công ty Cổ phần Nghệ Thuật Việt
a. Hạch toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phắ nguyên liệu, vật liệu phát sinh trực tiếp ở sự kiện, dịch vụ nào thì được hạch toán trực tiếp cho sự kiện, dịch vụ đó.
Đối với dịch vụ quảng cáo Ờ tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện ỘKỷ niệm 5 năm thành lập MobifoneỢ nói riêng nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho sự kiện chủ yếu là: giấy in ảnh, bạt trắng, sắt, thép, tôn kẽm, mực in, các vật liệu khácẦ.
Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho việc tổ chức sự kiện, trưởng bộ phận có liên quan (Thiết kế quảng cáo, kỹ thuật thi côngẦ) sẽ lập Giấy đề xuất vật tư hoặc phiếu trình đối với nguyên vật liệu cần thuê mua. Giấy đề xuất hoặc giấy trình sẽ được giám đốc ký duyệt, kế toán vật tư xem xét trên cơ sở phục lục 01 của Hợp đồng kinh tế đã ký và quyết định số tiền cần chi.
Để tập hợp chi phắ NVL trực tiếp, kế toán sử dụng TK 1545ỘChi phắ sản xuất kinh doanh dở dangỢ và mở chi tiết cho từng dịch vụ, sự kiện.
Sơ đồ 2.5 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào phiếu trình và định mức tiêu hao theo số lượng đã được duyệt bởi giám đốc và xác nhận của phòng cung ứng, phòng dịch vụ khách hàng tiến hành thu mua nguyên vật liệu, Và kế toán dựa trên giấy đề nghị thanh toán đã được lập của phòng cung ứng đã được duyệt sẽ lập phiếu chi theo mẫu của QĐ số 48/2006/QĐ- BTC Chứng từ gốc (HĐ mua chuyển thẳng, phiếu chi,Ầ) Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại TK 1545 Chứng từ ghi sổ TK 1545 Sổ cái TK 1545 Sổ chi tiết tổng hợp TK 1545 Sổ chi tiết tài khoản
Màn hình nhập liệu của phiếu chi số 102/04
Khi phiếu chi được lập và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi này làm chứng từ gốc để kiểm tra và nhập liệu vào máy tắnh. Trình tự lên sổ như sau:
Tuấn
Tại Công ty, nguyên vật liệu được xuất kho để dùng cho quá trình thực hiện dịch vụ là những vật tư không có tắnh chất tái sử dụng, bởi do số lượng xuất dùng