Tổ chức bộ máy kế toán tại khách sạn

2.1.2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán2.1.2.2.2 Nhiệm vụ của từng chức danh 2.1.2.2.2 Nhiệm vụ của từng chức danh

Kế toán trưởng là người có quyền hành cao nhất trong bộ máy kế toán,

phụ trách quản lý , tổ chức, kiểm tra thực hiện công tác kế toán và bộ máy kế toán tại công ty. Kiểm định thích hợp.

Kế toán tổng hợp thực hiện công tác kế toán tổng hợp, kiểm tra các chứng

từ báo cáo của các kế toán viên, theo dõi các tài khoản tại ngân hàng và thay mặt kế toán trưởng quản lý công tác phòng kế toán khi kế toán trưởng đi công tác.

Kế toán doanh thu phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình

hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.

Kế toán công nợ phải trả dựa vào số liệu của kế toán mua bán hàng để lập

kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo tình hình công nợ cho cấp trên và các bộ phận phòng ban khi cần thiết, đối chiếu công nợ, theo dõi các điều kiện thanh toán của các hợp đồng để tính lãi thanh toán và chiết khấu cho khách hàng và nhà cung cấp.

Kế toán chi phí

Kiểm soát hoạt động: cung cấp thông tin phản hồi về tính hiệu quả và chất

lượng của công việc hoàn thành. Tính giá thành sản phẩm sản xuất tiêu thụ. Đo lường giá vốn của các nguồn lực đã sử dụng để sản xuất một sản phẩm hay dịch vụ, tiêu thụ và chuyển giao sản phẩm hay dịch vụ đó cho khách hàng

Kiểm soát quản lý : cung cấp thông tin về kết quả của các nhà quản lý và

đơn vị kinh doanh

Kiểm soát chiến lược: cung cấp thông tin về kết quả tài chính và kết quả có

tính cạnh tranh lâu dài, các điều kiện thị trường , thị hiếu của khách hàng và các cải tiến về mặt kỹ thuật của công ty.

Kế toán mua hàng, nhận hàng cập nhật các chứng từ nhập xuất hàng hóa

từ phòng kinh doanh và phòng giao nhận kho vận, đối chiếu hàng hóa với nhà cung cấp ra hóa đơn bán hàng, theo dõi tình hình mua hàng.

Thủ kho theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa cân đối tồn kho hàng hóa,

cung cấp giá cả hàng hóa cho kế toán trưởng để kịp thời can thiệp giá cả và các quyết định tài chính.

Kế toán thuế nhiệm vụ chính của kế toán thuế là xác định cơ sở để tính

Thủ quỹ có nhiệm vụ bảo quản cất giữ tiền mặt và các tài sản được xem

như tiền của công ty, thu chi theo các chứng từ do kế toán thanh toán lập. Hàng tháng tiến hành kiểm kê quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán.

2.1.3. Tổ chức hình thức kế toán tại khách sạn2.1.3.1. Sơ đồ hình thức kế toán 2.1.3.1. Sơ đồ hình thức kế toán

Do khách sạn có quy mô hoạt động lớn,số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, bộ phận kế toán đông nhân viên.Ngoài ra nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao vì vậy hiện nay khách sạn đang áp dụng hình thức kế toán là : chứng từ ghi sổ

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. 2.1.3.2. Trình tự hạch toán theo sơ đồ:

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc

Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp lệ, từ đó tổng hợp, phân loại, đánh số thứ tự sau đó ghi vào chứng từ ghi sổ đồng thời vào sổ kế toán chi tiết. Từ chứng từ ghi sổ đã được lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Từ chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái tài khoản, được ghi theo nguyên tắc nợ một tài khoản đối ứng ghi có nhiều tài khoản và ngược lại.

Từ sổ kế toán chi tiết, lên Bảng tổng hợp số liệu chi tiết và từ sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp số liệu chi tiết và sổ cái, giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với Bảng cân đối tài khoản.

Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập Báo cáo tài chính.

Công tác kế toán tại văn phòng công ty được thực hiện nhờ sự trợ giúp của máy tính, toàn bộ công việc lập chứng từ, ghi sổ, tổng hợp đều được thực hiện qua máy tính nhất là vào thời điểm công việc nhiều - vào cuối mỗi quý.

 Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 kết thúc 31/12 hàng năm.

 Kỳ kế toán: tháng.

2.1.4 Các hình thức áp dụng tại khách sạn

Hiện tại công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ tài chính

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thườn xuyên, phương pháp tồn kho thục tế đích danh.

- Kế toán công ty lập báo cáo theo tháng.

2.2 Tổng quan về phương thức thanh toán, phương pháp tính giá hàng xuất kho 2.2.1 Phương thức thanh toán

Khách sạn sử dụng 3 phương thức thanh toán sau:

+ Thanh toán bằng tiền mặt đối với những mặt hàng có giá trị lớn khi bán lẻ hàng hoá.

+ Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng đối với những khách hàng mua hàng có giá trị lớn.

+ Thanh toán sau được áp dụng cho những khách hàng mua số lượng lớn, chủ yếu là bán cho những khách hàng truyền thống và có uy tín trong quan hệ mua bán với khách sạn hoặc xuất cho các bộ phận nội bộ khách sạn.

Các mặt hàng cung cấp dịch vụ thường có thời hạn sử dụng nên khách sạn sử dụng phương pháp nhập trước – xuất trước để có thể đảm bảo chất lượng cho khách hàng, tạo uy tín của khách sạn đối với khách hàng .

Giá thực tế hàng hóa xuất kho

Số lượng hàng hóa xuất dùng thuộc số lượng từng lần nhập kho trước

Đơn giá thực tế của hàng hóa nhập kho theo từng lần nhập kho trước.

2.3. Thực tế kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại khách sạn Mercure Hoi AnRoyal Royal

2.3.1. Thực tế kế toán tiêu thụ tại khách sạn

2.3.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụa. Tài khoản sử dụng a. Tài khoản sử dụng

- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - Các TK khác có liên quan

b. Chứng từ sử dụng

- Phiếu xuất kho

- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu

- Các chứng từ liên quan khác

c. Sổ sách kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết

- Sổ theo dõi thuế GTGT

- Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra

- Sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán - Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

- Chứng từ ghi sổ - Sổ cái

d. Phương pháp hạch toán

Khách sạn chỉ bán hàng theo phương thức bán lẽ, nên khi có nhu cầu khách hàng sẽ trực tiếp đến khách sạn đề nghị mua hàng, thực hiện mua hàng và thanh toán tiền ngay.

* Nội dung và phương pháp phản ánh:

Sau khi bán hàng kế toán đơn vị (người bán hàng) sẽ lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào đó sẽ ghi vào báo cáo bán hàng, đồng thời chuyển toàn bộ chứng từ gốc về phòng kế toán và nộp tiền hàng cho thủ quỹ công ty.

VD: Theo số liệu khách sạn ngày 20 tháng 02 năm 2016 khách sạn tiến hành xuất kho các mặt hàng Tiger, Larue Lon, Lavie Small 0.5L… để phục vụ khách hàng trong thời gian lưu tú tại khách sạn

Kế toán đã lập phiếu xuất kho số SX000161

Trong thời gian lưu trú tại khách sạn, khách hàng đã sử dụng một số mặt hàng để phục vụ nhu cầu của họ. Từ đó kế toán lập bảng kê số hàng hóa mà khách đã sử dụng.

Khi khách hàng trả phòng, kế toán dựa trên bảng kê hàng hóa, cùng những phí dịch vụ khách hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú để lập hóa đơn GTGT. Kế toán đã lập hóa đơn GTGT số 0005343

Kế toán căn cứ vào hóa đơn để lập phiếu thu số TM000054

Tương tự, vào ngày 25 tháng 2 năm 2016, khách sạn tiến hành xuất kho các mặt hàng Tiger, Larue Lon, Lavie Small 0.5 để phục vụ khách hàng trong thời gian lưu tú tại khách sạn

Kế toán đã lập phiếu xuất kho số SX000178

Khi khách hàng trả phòng, kế toán dựa trên bảng kê hàng hóa, cùng những phí dịch vụ khách hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú để lập hóa đơn GTGT. Kế toán đã lập hóa đơn GTGT số 0005355 và 0005353

Kế toán căn cứ vào hóa đơn để lập phiếu thu số TM000054

Từ các chứng từ gốc trên Kế toán chi tiết lên sổ chi tiết doanh thu

Cuối kỳ, kế toán trưởng căn cứ vào sổ ch tiết lập chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

2.3.1.2 Kế toán giá vốn tại khách sạn Mercure Hoi An Royal

a. Tài khoản sử dụng:

- TK 156: Hàng hóa. Trong đó TK 156 có 2 TK chi tiết sau: + TK 1561: Hàng hóa

+ TK 1562: Chi phí vận chuyển hàng hóa - TK 632: Giá vốn hàng bán

b. Chứng từ hạch toán:

- Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho...* c. Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái d. Phương pháp hạch toán:

Sau mỗi nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết giá vốn hàng xuất bán. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết lên chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 632.

2.3.1.3. Hạch toán chi phí quản lý kinh doanh:

* Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động của công ty gồm:

- Chi phí bán hàng - Chi phí lương

- Chi phí quản lý khách sạn

- Chi phí vật liệu quản lý đồ dùng khách sạn - Tiếp khách

- Công tác phí

* Chứng từ ghi sổ: Hóa đơn, chứng từ ghi sổ

* Phương pháp hạch toán: hằng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý , kế toán căn cứ vào chứng từ hóa đơn, lên chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 642.

Hàng ngày kế toán dựa vào phiếu chi, hóa đơn kế toán vào sổ chi tiết quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lên chứng từ ghi sổ và sổ cái.

2.3.1.4 Hạch toán chi phí bán hàng

* Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng (lương, phụ cấp, thưởng,BHXH,BHYT,CPCĐ),khấu hao TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, quảng cáo, tiếp khách…chi phí bằng tiền khác.

* TK sử dụng : Để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 (CP bán hàng) *Phương pháp hạch toán : việc hạch toán này tương tự chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nội dung phản ánh trên TK này là tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh , cuối tháng kết chuyển toàn bộ vào TK 911 : Xác định kết quả tiêu thụ.

Kết quả bán hàng sau mỗi kỳ đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cuối mỗi tháng khách sạn tiến hành xác định kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Việc hạch toán này được thể hiện qua tài khoản 911.

* Nội dung:

Lợi nhuận từ hoạt động tiêu thụ = DTBH – GVHB - CPBH – CPQLDN – các khoản giảm trừ.

LNHĐTT = 1,584,049,914 – 605,667,737– 126,930,930 – 295,206,326 = 556,244,921

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU

THỤ TẠI KHÁCH SẠN MERCURE HOI AN ROYAL

3.1. Nhận xét về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại khách sạnMercure Hoi An Royal Mercure Hoi An Royal

3.1.1. Nhận xét về hoạt động kinh doanh của khách sạn

Khách sạn Mercure Hoi An Royal là một khách sạn kinh doanh dịch vụ. Thị trường hoạt động chủ yếu trong địa bàn Thành phố Hội An và Đà Nẵng. Trong thời gian gần đây tình hình kinh doanh của khách sạn đã phát triển mạnh hơn, để mở rộng thị trường hoạt động trong nước.

Với đội ngũ cán bộ công nhân viên đầy năng lực khách sạn Mercure Hoi AN Royal đã giao lưu trên thị trường trong nước và ngoài nước. Nhờ sự tận tình và nổ lực làm việc của các nhân viên đã đem về cho khách sạn nhiều hợp đồng, hợp tác kinh doanh, tạo ra năng suất hoạt động cao và thu về cho khách sạn nhiều loại nhuận. Khách sạn Mercure Hoi AN Royal đã không ngừng nổ lực phấn đấu giữ vững hoạt động kinh doanh và không ngừng phát triển. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục đích các doanh nghiệp là quan tâm đến kết quả tiêu thụ và làm sao phải tiêu thụ được nhiều sản phẩm, đưa khách sạn lên một bước ngoặc mới.

Xã hội ngày càng phát triển nhu cầu dịch vụ ngày càng tăng. Đây là cơ hội tốt để khách sạn phát triển ngành nghề hoạt động của mình. Bên cạnh đó việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn trong nền kinh tế hội nhập.

3.1.2. Nhận xét chung về công tác kế toán tại khách sạn

Qua thời gian thực tập tại , khách sạn Mercure Hoi AN Royal được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị phòng kế toán cùng với việc vận dụng kiến thức đã học em có nhận xét như sau:

Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của khách sạn tổ chức gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu công việc và chuyên môn hoá của từng người. Việc phân công nhiệm vụ của các nhân viên kế toán trong phòng kế toán rõ ràng, cụ thể cho nên việc hạch toán để xác định số lượng, sản phẩm tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện chính xác, nhanh chóng, rõ ràng đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Hầu hết các cán bộ có trình độ đại học và đã được tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm chung với công việc.

Nhìn chung với quy mô hoạt động và nhiệm vụ đặt ra cho phòng kế toán hiện nay rất nặng nề, song họ đã thực hiện tốt công tác kế toán do lãnh đạo công ty giao. Điều này thể hiện sự bố trí hợp lý về nhân sự và nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên trong bộ máy kế toán.

Hệ thống sổ sách sử dụng được ghi chép hợp lý, đảm bảo đúng và đầy đủ theo quy định của nhà nước.

Đáp ứng được yêu cầu về thông tin của lãnh đạo nhờ có hệ thống sổ sách ghi chép chi tiết.