2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng nhân sự) Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản trị của công ty
2.1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng
Nhìn chung, đối với cơ cấu tổ chức phòng ban như trên thì từng phòng ban trong công ty sẽ có những nhiệm vụ, chức năng riêng để giúp công ty ngày càng phát triển. Cụ thể như sau:
a) Giám đốc:
Trong công ty, Tổng giám đốc được xem là người đại diện pháp luật của công ty và có mọi quyền quyết định mọi hoạt động của công ty. Là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của
PHÒNG MARKETING PHÒNG ĐÀO TẠO PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ
P.GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC KINH
DOANH GIÁM ĐỐC
doanh nghiệp. Ngoài ra, còn là người tổ chức hoạch định chiến lược, kế hoạch hoạt động kinh doanh của công ty.
b) P.Giám đốc:
Phó giám đốc được xem là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành của công ty. Phó giám đốc có thể thay mặt Giám đốc để xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt và thực hiện các công việc được ủy quyền.
Bên cạnh đó, chủ động triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Cùng đó là thiết lập các mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
c) Giám đốc kinh doanh:
Có nhiệm vụ xác định định hướng kinh doanh hướng tới sự phát triển và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng như việc xây dựng quy trình cơ cấu hạ tầng tăng trưởng trong việc phát triển kinh doanh. Ngoài ra, còn được xem là người đứng đầu đối với các phòng ban kinh doanh, marketing,… nhằm đảm bảo các chúc năng của doanh nghiệp luôn hoạt động đầy đủ và hiệu quả sao cho các mối quan hệ hợp tác làm ăn trong doanh nghiệp được duy trì một cách hiệu quả có chiến lược.
d) Phòng tuyển sinh:
Phòng tuyển sinh đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Có nhiệm vụ tham mưu giúp tổ chức, quản lý các hoạt động PR, marketing, tạo nguồn tuyển sinh học viên cho trung tâm. Tổ chức các chương trình tư vấn tuyển sinh, kèm theo đó là xây dựng, phát triển các mối liên hệ với các đối tác nhằm quản bá, thu hút người học và các khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, còn hỗ trợ công tác tuyển sinh đào tạo ngắn hạn, điều tra, khảo sát, đánh giá hiệu quả các kênh marketing để tìm ra các giải pháp kịp thời trong quá trình tuyển sinh.
e) Phòng đào tạo:
Phòng đào tạo có chức năng quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện các công tác đào tạo, bao gồm các kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy theo quy chế đào tạo của Bộ, của trung tâm Anh ngữ IRIS. Thực hiện
các chương trình biên soạn giáo trình, tài liệu tham khảo. Ngoài ra, còn phối hợp với các đơn vị liên quan để đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên tại trung tâm.
f) Phòng marketing:
Phòng Marketing là một trong những bộ phận chủ chốt đóng vai trò quan trọng trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Chức năng nhiệm vụ của phòng Marketing có thể kể đến như: Nghiên cứu và dự báo thị trường; Triển khai các chương trình nhằm thu hút khách hàng; Xác định phân khúc thị trường, mục tiêu và định vị thương hiệu;… Chuyên viên Marketing sẽ tạo ra tầm nhìn hấp dẫn và thú vị cho các thương hiệu và việc hoạch định dựa trên các hoạt động marketing tổng hợp bao gồm truyền thông tiếp thị thương hiệu, đổi mới và tái đổi mới cũng như đề nghị các kênh thông tin cụ thể.
g) Phòng kế toán:
Có nhiệm vụ và chức năng là ghi chép và phản ánh bằng con số đối với các hàng hóa, dịch vụ và thời gian lao động dưới hình thức giá trị và qua đó xử lý số liệu nhằm giúp cho Giám đốc giám sát, quản lý và kiểm tra tình hình tài chính của công ty. Qua đó, có thể lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp với tổ chức sử dụng vốn. Tính toán và trích nộp phù hợp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, thanh toán đúng hạn các khoản công nợ phải thu phải trả. Ngoài ra, còn phối hợp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh, chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.
h) Phòng nhân sự:
Duy trì và quản lý nguồn lực, hướng dẫn tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Hỗ trợ và phát triển tài sản quan trọng nhất của công ty chính là đội ngũ cán bộ nhân viên, bằng việc thiết lập các chính sách và hệ thống nhân sự, tạo điền kiện cho nhân viên phát huy tối đa khả năng trong công việc. Nắm bắt thông tin nhân sự trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả, chính xác.