Đối với Công ty TNHH Tư vấn Đào tạo và Phát triển IRIS, để đáp ứng nhu cầu về lao động để thực hiện các nhiệm vụ đem lại hiệu quả kinh tế với mức tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước, góp phần thúc đẩy công ty ngày càng phát triển bền vững và đạt chất lượng tốt hơn. Công ty đã xác định nhân tố quyết định mọi thành công đối với doanh nghiệp là phải có lực lượng lao động đủ về số lượng và kèm theo đó là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, sức khỏe tốt, được đào tạo cơ bản.
Sau khi có cơ hội được thực tập ở công ty và được tìm hiểu về đặc điểm của công ty, bộ máy nhân sự từng phòng ban và kèm theo đó là trình độ năng lực của các quản lý đã giúp em có những tổng kết về quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực và các tiêu chuẩn tuyển dụng cũng như thực trạng tuyển dụng của công ty, được trình bày ở các phần dưới đây.
- Cán bộ nhân viên có độ tuổi trung bình: 25 tuổi
- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm hơn 50% đối với nhân viên, quản lý tại các cơ sở cũng như tại văn phòng công ty, còn ở các vị trí khác là lao động phổ thông.
- Tất cả các nhân viên tại công ty đều được học qua các lớp đào tạo cơ bản do công ty tổ chức để giới thiệu về công ty, cũng như dịch vụ phía công ty đang có.
b) Một số tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty
Việc tuyển dụng luôn luôn cần phải có những tiêu chuẩn nhất định, phụ thuộc vào đặc điểm của ngành nghề, nhu cầu của đơn vị tuyển dụng. Căn cứ vào kế hoạch nhu cầu sử dụng lao động phục vụ cho nhiệm vụ kinh doanh hàng năm. Công ty sẽ tuyển chọn theo các tiêu chuẩn sau:
- Người lao động có bằng Tốt nghiệp Đại học, Cao Đẳng, Trung cấp theo các chuyên ngành đào tạo mà công ty cần tuyển. Tốt nghiệp loại khá trở lên và kèm theo bảng điểm và các loại chứng chỉ Tin học, Tiếng anh kèm theo (nếu có).
- Sử dụng thành thạo máy vi tính, biết ít nhất 01 Ngoại ngữ: chủ yếu là tiếng Anh. Trong đó bằng tiếng Anh TOEIC 500 đối với nhân viên, quản lý và đối với giảng viên tham gia giảng dạy là IELTS 6.5 trở lên, giao tiếp tiếng anh tốt.
- Căn cứ vào hệ thống các câu hỏi và câu trả lời khi phỏng vấn đối với người xin việc, các câu hỏi thường do doanh nghiệp đề ra và có liên quan đến vị trí ứng tuyển của ứng viên tham gia tuyển chọn.
- Điều kiện sức khỏe tốt, chịu được áp lực trong công việc, thử trình độ và khả năng chuyên môn.
Bảng 2.7 Bảng tuyển dụng nguồn nhân lực giai đoạn 2018 – 2020
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Hồ sơ nhận được 50 30 60 Tham gia phỏng vấn 30 15 30 Lao động được tuyển dụng 14 8 18 (Nguồn: Phòng nhân sự)
Nhìn vào bảng 2.7 Tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty trong ba năm gần nhất từ năm 2018 đến 2020 lần lượt được tổng kết như sau:
- Trong năm 2018, tổng số lượng lao động tại công ty là 84 người. Trong đó, số lượng lao động được tuyển thêm trong năm 2018 này là 14 người lao động. Cụ thể đã tuyển thêm nhân viên sale, chăm sóc khách hàng là 10 người; quản lý 1 người; lao công 3 người. Phía bên phòng nhân sự đã nhận được khoảng 50 bộ hồ sơ của các ứng viên tuyển vào các vị trí. Thông qua các quy trình tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ thì công ty đã chọn ra 30 bộ hồ sơ phù hợp nhất đối với từng vị trí để tham gia vào quá trình phỏng vấn. Sau quá trình phỏng vấn từng ứng viên, phía đại diện ban lãnh đạo của công ty đã chọn ra được 14 người lao động phù hợp nhất để tuyển dụng vào làm việc tại công ty và nâng tổng số lao động tại công ty vào năm 2018 lên con số 84 người lao động.
- Trong năm 2019, tổng số lượng lao động tại công ty là 92 người. Trong đó, số lượng lao động được tuyển thêm trong năm 2018 này là 8 người lao động. Số lượng lao động được tuyển trong năm 2019 thấp hơn so với năm 2018 là vì lý do trong năm 2019 thì cả thế giới đang phải đối mặt với tình hình dịch bệnh Covid 19 đang lây lan nhanh trong cộng đồng cho nên tình hình tuyển dụng nguồn nhân sự được thắt chặt lại và giảm đi đáng kể. Về phía công ty, năm 2019 đã tuyển thêm 3 nhân viên cho vị trí trợ giảng; 2 nhân marketing và 3 nhân viên sale. Phòng nhân sự đã nhận được khoảng hơn 30 bộ hồ sơ ứng tuyển tại các vị trí này. Từ đó, chọn ra
15 bộ hồ sơ phù hợp nhất để tham gia vòng phỏng vấn và chọn ra được 8 nhân viên chính thức để bổ sung vào nguồn nhân lực tại công ty. Nâng tổng số lượng lao động tại công ty lên thành 92 người lao động.
- Vào năm 2020, khi tình hình dịch bệnh Covid 19 được xem đã kiểm soát ổn, hạn chế được nguy cơ lây lan trong cộng đồng. Phía Công ty TNHH Tư vấn đào tạo và phát triển IRIS đã nâng tổng số lao động tại công ty lên thành 110 người lao động, tăng lên 18 người lao động so với số lượng lao động trong năm 2019. Sở dĩ, trong năm 2020 số lượng lao động tăng lên đáng kể là vì lý do công ty đang có quyết định mở thêm một số cơ sở tiếng anh trên địa bàn Đà Nẵng. Cụ thể, trong năm 2020 phòng nhân sự đã nhận được khoảng 60 bộ hồ sơ đăng kí ứng tuyển vào các vị trí mà công ty tuyển dụng. Thông qua quy trình tuyển dụng và sàng lọc hồ sơ thì công ty đã chọn ra 30 bộ hồ sơ phù hợp nhất để tham gia vào vòng phỏng vấn. Tại vòng phỏng vấn, sau khi hỏi và trao đổi cụ thể với từng ứng viên thì đại diện ban lãnh đạo công ty đã chọn ra 18 ứng viên đạt tiêu chuẩn để làm việc tại công ty.
Theo lý thuyết, quy trình tuyển dụng gồm các bước tuyển chọn và tuyển mộ và công tác định hướng nhân viên mới. Tuy nhiên, đối với Công ty TNHH Tư vấn đào tạo và phát triển IRIS để phù hợp với tình hình chung, quy mô công ty cũng như các yếu tố khách quan khác thì quy trình tuyển dụng của công ty bao gồm các bước sau:
Sơ đồ 2.3 Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty
- Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn sau khi đã tập hợp đủ danh sách các ứng viên nộp đơn xin việc. Phòng nhân sự có trách nhiệm sẽ báo cáo với ban lãnh đạo về các thông tin mà phòng nhân sự đã thu được thông qua việc tiếp nhận hồ sơ xin việc.
Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Sơ tuyển hồ sơ Phỏng vấn tuyển chọn Phỏng vấn bởi người lãnh đạo
trực tiếp
Tham quan thử việc Ra quyết định tuyển dụng và ký
Sau đó, phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch về buổi gặp mặt đầu tiên giữa lãnh đạo công ty với các ứng viên xin việc. Tiếp theo, phòng nhân sự sẽ liên hệ trực tiếp với các ứng viên để thông báo cho họ thời gian và địa điểm của buổi gặp mặt phỏng vấn dầu tiên này.
Trong buổi gặp mặt này, lãnh đạo công ty sẽ giới thiệu qua về tình hình hoạt động của công ty trong thời gian vừa qua và trong tương lai sắp tới. Đồng thời, ban lãnh đạo sẽ nói sơ qua về vấn đề công việc mà công ty đang cần tuyển. Bên cạnh đó là thông báo quyền lợi của ứng viên khi được nhận vào làm việc tại công ty như: môi trường làm việc, điều kiện làm việc, chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội, … và giải đáp tất cả thắc mắc cho người xin việc khi họ chưa rõ trong thông báo tuyển dụng.
- Bước 2: Sơ tuyển hồ sơ
Phòng nhân sự tiến hành sàng lọc hồ sơ của ứng viên xin việc và tìm hiểu kỹ hồ sơ của những người đã nộp đơn xin việc. Căn cứ vào các chỉ tiêu mà công ty đã đặt ra để chọn những bộ hồ sơ phù hợp nhất đáp ứng được các chỉ tiêu đó. Sau đó lập ra một danh sách rõ ràng cụ thể để gửi lên ban quản lý cấp trên được biết để đảm bảo tính khách quan trong việc tuyển chọn. Khi hoàn thành công tác sơ tuyển qua hồ sơ, phòng nhân sự sẽ thông báo trực tiếp với ứng viên về thời gian và địa điểm cho buổi phóng vấn tiếp theo.
- Bước 3: Phỏng vấn tuyển chọn
Đây được xem là bước tuyển chọn quá trình giao tiếp bằng lời giữa ban lãnh đạo công ty với ứng viên xin việc. Phương pháp phỏng vấn tuyển chọn giúp cho công ty khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
Những người được chọn vào vòng phỏng vấn tuyển chọn phòng nhân sự sẽ lập ra một danh sách cụ thể. Từ danh sách này công ty sẽ dễ xác minh trình độ của ứng viên hơn. Trong quá trình phỏng vấn, phía đại diện Công ty TNHH Tư vấn Đào tạo và Phát triển IRIS sẽ đặt ra một số câu hỏi để ứng viên trả lời. Các câu hỏi thường có dạng như: Bạn biết đến công ty qua phương tiện thông tin nào, bạn biết gì về công ty chúng tôi. Bạn đã từng làm ở đâu và làm ở vị trí công việc nào. Mục tiêu trong tương của bạn là gì…và Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu,…
Sau đó, phía người đại diện công ty và ứng viên sẽ có những trao đổi cụ thể hơn nếu như ứng viên có cơ hội trúng tuyển. Sau buổi phỏng vấn, phía công ty sẽ thông báo kết quả phỏng vấn như thế nào, và cách thông báo phía công ty sẽ rất lịch sự, tế nhị để không làm mất lòng ứng viên không trúng tuyển. Nếu ai trúng tuyển qua vòng phỏng vấn này thì sẽ được phía công ty thông báo ngày nào sẽ đến để phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Còn các ứng viên không trúng tuyển thì phía công ty sẽ nói giảm nói tránh sang một kiểu khác lịch sự hơn là: “Chúng tôi cảm ơn các bạn, phía công sẽ thông báo với các bạn sau, chúc bạn…”
- Bước 4: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Sau bước phỏng vấn tuyển chọn là bước phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Bước này sẽ đảm bảo được sự thống nhất từ Giám đốc cho đến người phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động. Đồng thời, bước này còn giúp đánh giá cụ thể hơn các ứng viên, xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Giúp cho công ty khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động. Thực tế cho thấy, chỉ có người lãnh đạo trực tiếp mới am hiểu công việc nhất, trình độ ra sao và có khả năng đào tạo ứng viên đó hay không…
- Bước 5: Tham quan thử việc
Các ứng viên sau khi vượt qua bước 4 sẽ được vào công ty và bắt đầu tiến trình tham quan thử việc và chịu sự giám sát của người quản lý trực tiếp. Thời gian thử việc sẽ tùy vào vị trí công việc mà ứng viên đã ứng tuyển. Thông thường thời gian thử việc trung bình vủa một nhân viên mới là khoảng 2 tháng. Đây được xem là bước giúp cho ứng viên xin việc có thời gian đưa ra quyết định cuối cùng về việc làm. Đồng thời cũng giúp cho công ty nắm bắt thêm được về khả năng, năng lực làm việc thực tế của người xin việc. Qua thời gian thử việc, nếu ứng viên làm tốt công việc sẽ được tuyển dụng vào công ty.
- Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động
Kết thúc quá trình thử việc, phía công ty sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng thời vụ dưới một năm với ứng viên. Sau mỗi hạn hợp đồng thì các đơn vị sẽ tiến hành đánh giá về khả năng hoàn thành công việc, sức
khỏe, kỹ năng,… để quyết định ký tiếp hợp đồng với ứng viên hay không và nếu ký tiếp thì sẽ ký hợp đồng lao động có thời hạn hay không có thời hạn. d) Chi phí tuyển dụng Bảng 2.8 Chi phí tuyển dụng ST T Dịch vụ Đơn giá (VND) Số lần dự kiến sử dụng Chi phí kế hoạch 1 Dịch vụ đăng tuyển trên các
Website tuyển dụng 3,200,000 3 9,600,000
2 Dịch vụ sàng lọc hồ sơ 2,640,000 2 5,280,000
3 Chi phí tham gia hội chợ
tuyển dụng 5,000,000 2 10,000,000
Tổng chi phí 24,880,000
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Dựa vào bảng số liệu 2.8 Chi phí tuyển dụng tại Công ty TNHH Tư vấn Đào tạo và Phát triển IRIS ta có thể nhận thấy:
Để có thể thực hiện quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực một cách tốt nhất trong giai đoạn từ 2018 – 2020, phía công ty đã sử dụng một số hình thức tuyển dụng phổ biến mà hiện tại rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng. Cụ thể phía công ty đã sử dụng Dịch vụ đăng tuyển trên các Website tuyển dụng, Dịch vụ sàng lọc hồ sơ, Chi phí tham gia hội chợ tuyển dụng với mức chi phí lần lượt là 3,200,000 VND; 2,640,000 VND; 5,000,000 VND.