2.3.4.1.Thu thập và nguyên cứu hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng vào một khoang thời gian cụ thể nào đó, phòng hành chính-nhân sự sẽ tiến hành việc tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên. Việc thu nhận hồ sơ sẽ kết thúc theo quy định như đã thông báo. Mọi trường hợp nộp hỗ sơ muộn sẽ không được chấp nhận dưới bất kỳ hình thức nào.
Một hỗ sơ xin việc phải bao gồm:
+ Đơn xin việc: Theo mẫu quy định chung của công ty. + 8 ảnh 4*6 mới chụp
+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan có thẩm quyền. + Các văn bằng, chứng chỉ phô to co công chứng.
+ Sơ yếu lý lịch cá nhân theo mẫu quy định.
Thông thường thì WCVN Co., LTD có 2 đợt tuyển mộ các cán bộ công nhân viên đó là:
+ Đợt 1: Đầu tháng 6 và tháng 7, đây là thời điểm Công ty sẽ tuyển mộ được một số nhân tài vừa mới tốt nghiệp ở các cơ sở giáo dục trên toàn quốc.
+ Đợt 2: Đầu tháng 10 và tháng 11, đây là thời điểm Công ty Tuyển mộ được nhiều nhân viên cho các vị trí công việc nhất.
+ Ngoài ra Công ty cũng tuyển thêm một số cán bộ công nhân viên ở các thời điểm khác khi thấy cần thiết, nhưng số lượng rất hạn chế.
2.3.4.2 Sơ tuyển hồ sơ.
Phòng tổ chức hành chính sau khi xem xét tất cả các hỗ sơ của các ứng viên sẽ phân loại ra: Những hồ sơ hợp lệ là những hồ sơ đáp ứng đầy đủ các tiêu trí trên, những hồ sơ dù thiếu một trong bất kỳ yêu cầu nào dưới bất kỳ lý do nào sẽ không được chấp nhận. Thông thường việc phân loại hồ sơ được tiến hành ngay sau khi hết hạn nộp hồ sơ như đã thông báo.
Bảng 2.11 : Lượng hồ sơ tham gia sơ tuyển.
Nguồn: Phòng hành chính tổ chức Sau khi đã sơ tuyển xong, phòng tổ chức hành chính sẽ ra thông báo với các ứng viên, danh sánh các ứng viên có hồ sơ hợp lệ và những ứng viên bị loại. Xác định ngày tổ chức thi tuyển.
2.3.4.3.Tổ chức thi tuyển.
a. Phỏng vấn sơ bộ các ứng viên.
Một bộ phận chuyên trách trong ban giám khảo sẽ tiến hành phỏng vấn sơ đối với các ứng viên, phỏng vấn sơ bộ thường dùng một số câu hỏi sau: Tại sao lại nộp hồ sơ xin việc ở Công ty, ai giới thiệu,…
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Bảng 2.12: Số lượng và các ứng viên tham gia phỏng vấn. Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng 150 180 200
Kết quả 90 110 165
Nguồn: phòng tổ chức hành chính
Việc phỏng vấn này chỉ mang tính chất bước đầu. Công việc này đã khiến ban tuyển dụng mất vài ngày, đôi khi nhiều hơn. Một số vị trí tuyển dụng Công ty đã bỏ qua bước này, vì nó thực sự không cần thiết, đây là một sáng kiến rất phù hợp với tình hình chung là phải cắt giảm chi phí hành chính. Song một số vị trí tuyển dụng cần phải có bước phỏng vấn sơ bộ này. Công ty cần linh hoạt trong việc tổ chức phỏng vấn sơ bộ tránh lãng phí. Nhìn vào bảng số liệu trên có một lượng đáng kể các ứng viên không qua vòng phỏng vấn sơ bộ, nó giúp cho việc tổ chức thi viết được nhanh hơn.
b. Tổ chức thi viết.
Công việc đầu tiên của việc tổ chức thi tuyển là thi viết. Do số lượng hồ sơ xin việc của Công ty là khá nhiều cho nên việc thi viết là rất quan trọng để loại những ứng viên không đủ năng lực. Một đặc thù khá thú vị của Công ty là doanh nghiệp may việc tổ chức thi tuyển là tương đối phức tạp đòi hỏi đội ngũ giám khảo của WCVN Co., LTD phải thực sự có năng lực và công tâm. Đề thi viết cần phải đa dạng không đánh đố thí sinh nhưng đặc biệt là nó phải phù hợp với các ứng viên đằng ký tùy theo vị trí công việc.
Kiểm tra chuyên môn.
Kiểm tra chuyên môn, tùy thuộc vào từng vị trí công việc mà có những bài kiểm tra khác nhau. Nội dung của việc kiểm tra chuyên môn chính là kiểm tra những kiến thức chuyên ngành mà ứng viên được đào tạo và tích lũy được ở trường học và thực tế làm việc của những ững viên đã có kinh nghiệm làm việc.
Công việc này chỉ mất một ngày thi viết và từ bốn đến năm ngày để chấm cũng có thể lâu hơn.
c. Phỏng vấn lần 2
Thành phần ban giám khảo gồm: 3 Phó Tổng Giám ĐỐC và các trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng.
Sau khi có kết quả của tổ chức thi viết, ban giám khác của Công ty sẽ tiến hành thông báo với các ứng viên xuất sắc nhất đã vượt qua cuộc thi viết để tiến hành vào phỏng vấn lần 2.
Nội dung phỏng vấn:
Tuy theo từng vị trí tuyển chọn mà ban giám khảo tiến hành một trong 2 nội dung phỏng vấn sau:
+ Phỏng vấn bằng các câu hỏi tùy ý, việc phỏng vấn này rất linh hoạt vì nó không theo một khuôn mẫu nào đó. Công ty áp dụng phương pháp này đối với các vị trí đòi hỏi sự năng động sáng tạo như các cấp quản lý, các lao động gián tiếp của Công ty. Việc phỏng vấn này giống như là một buổi trò chuyện, xong việc phỏng vấn này ít được áp dụng vì nó mang nhiều cảm tính chủ quan của người phỏng vấn.
+ Phỏng vấn dựa trên hệ thống cấu trúc câu hỏi đã có sẵn và được xây dựng từ trước. việc phỏng vấn này thường được áp dụng với các vị trí kỹ thuật, những người làm việc đòi hỏi sự chính xác trong công việc. Các câu hỏi được chia ra và đánh giá theo thang điểm từ 1đến 5, trong đó 5 là điểm tuyệt đối.
Việc phỏng vấn còn được chia làm 4 nhóm cơ bản sau:
+ Phỏng vấn dựa trên tình huống: Các ứng viên đươc hỏi về một tình huống phức tạp liên quan đến công việc, việc phỏng vấn này thường Công ty xử dụng để hỏi các ứng viên ở cấp quản lý chung.
+ Phỏng vấn đo lường hành vi: Các nhà tuyển dụng sẽ hỏi các ứng viên về cách xử lý, xử sự trong một tình huống éo le nào đó. Công ty xử dụng để hỏi các ứng viên được tuyển là lao động gián tiếp, nhân viên văn phòng.
+ Phỏng vấn bằng các câu hỏi đòi hỏi sự tư duy, logic đó là những câu hỏi liên quan tới công việc nhưng lại không liên quan tới công ty hay vị trí cần tuyển. Công ty thường sử dụng loại câu hỏi này để hỏi các ứng viên được tuyển vào để làm việc trong các phòng
+ phỏng vấn tạo áp lực: Đó là việc các nhà tuyển dụng sẽ hỏi các ứng viên những câu hỏi để đưa các ứng viên vào các tình huống thường xuyên được giải quyết trong công việc, hoặc những câu hỏi soi mói. Để từ đó có thể xác định được cảm xúc và sự chịu đựng sức ép không. Loại hình câu hỏi này Công ty ít sử dụng, nhưng khi đã sử dụng thì chỉ áp dụng với các vị trí tuyển dụng quan trọng.
Việc áp dụng các phương pháp này được Công ty sử dụng một cách khá linh hoạt, không áp dụng máy móc. Tùy vào từng vị trí tuyển dụng mà Công ty áp dụng các phương pháp khác nhau.
Phương pháp đánh giá: Dựa trên những câu trả lời của các ứng viên được hỏi từng thành viên trong ban giám khảo sẽ tiến hành chấm điểm sau đó trưởng ban giám khảo sẽ dựa trên các kết quả này sẽ để xem xét ứng viên đó có đạt hay không. Việc đánh giá này dựa trên điểm số trung bình của các thành viên ban giám khảo, nhờ thế có thể tránh được một số tiêu cực sảy ra trong nội bộ ban giám khảo. Ban giám khảo là người tổng hợp các kết quả này.
Việc phỏng vấn lần 2 là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức thi tuyển, quy trình tổ chức thi tuyển có thành công hay không là dựa vào quá trình phỏng vấn lần 2 của ban giám khảo.
Bảng 2.13: số lượng ứng viên được tuyển mộ
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng ứng viên qua vòng sơ tuyển
90 110 165
Số lượng ứng viên qua vòng thi tuyển
70 85 120
Số lương ứng viên đạt và đươc thử việc
23 25 50
Nguồn: phòng tố chức hành chính.
Qua bảng số liệu trên ta cũng thấy được sự làm việc rất vất vả của ban giám khảo trong việc lựa trọn ra các ứng viên được thử việc từ năm 2017 về cho đến năm 2019 đều tăng khá là nhanh, đây là một tín hiệu rất tích cực của Công ty trong việc trẻ hóa đội ngũ cán bộ và từng bước nâng cao chất lượng của họ. Xong không phải tất cả các ứng viên được thử việc là đều được tuyển dụng. Một phần nhỏ trong số họ không đáp ứng được yêu cầu của công việc nên đã bị đào thải, một phần lớn thì được ký hợp đồng chính thức sau thời gian thử việc và cũng có một số cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ.