Đây là bước công việc đầu tiên mà công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC thực hiện trong mỗi cuộc kiểm toán, tìm hiểu về khách hàng giúp KTV phụ trách có cách nhìn tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, chính sách kế toán và quy định pháp lý hiện hành mà công ty đang áp dụng. Bên cạnh đó, xác định và hiểu các sự kiện, giao dịch và thông lệ kinh doanh của KH có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC, qua đó giúp xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
Để bắt đầu cuộc kiểm toán, AAC sẽ gửi cho khách hàng bản “Kế hoạch kiểm toán’’ mẫu A230 [phụ lục A02] để khách hàng nắm được thông tin về thời gian, nhân viên trong đoàn kiểm toán, các bước thực hiện của cuộc kiểm toán và các công việc khác mà khách hàng cần cho cuộc kiểm toán.
Các giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sẽ được trình bày ở phụ lục và tham chiếu như sau:
Mẫu GLV- Phụ lục Tên
A120- Phụ lục A01 Chấp nhận duy trì, khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng
A230- Phụ lục A02 Thư gửi khách hàng về kế hoạch kiểm toán A240- Phụ lục A03 Danh mục tài liệu cần khách hàng cung cấp A250- Phụ lục A04 Phân công nhiệm vụ nhóm kiểm toán
A260- Phụ lục A05 Cam kết tính độc lập của thành viên nhóm kiểm toán A270- Phụ lục A06 Soát xét các yếu tố ảnh hưởng đến tính độc lập và đạo đức
nghề nghiệp của KTV
A290- Phụ lục A07 Trao đổi với BGĐ đơn vị được kiểm toán về kế hoạch kiểm toán A291- Phụ lục A08 Thư trao đổi với Ban Quản Trị
A292- Phụ lục A09 Thư trao đổi với Ban Quản Trị về tính độc lập A310- Phụ lục A10 Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động A510- Phụ lục A11 Phân tích sơ bộ BCTC
A610- Phụ lục A12 Đánh giá hệ thống nội bộ ở cấp nội bộ doanh nghiệp A620- Phụ lục A13 Phỏng vấn với BGĐ và các cá nhân liên quan về gian lận A630- Phụ lục A14 Trao đổi với bộ phận Kế toán nội bộ, ban kiểm soát về gian
lận
A710- Phụ lục A15 Xác định mức trọng yếu kế hoạch – thực tế A810- Phụ lục A16 Xác định phương pháp chọn mẫu- cỡ mẫu A910- Phụ lục A17 Tổng hợp kế hoạch kiểm toán
a) Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động
Việc tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động là một khâu quan trọng trong việc lập kế hoạch kiểm toán, trưởng đoàn kiểm toán sẽ thực hiện trên mẫu GLV A310- [phụ lục A10].
Mục tiêu của công việc này là thu thập hiểu biết về KH và môi trường hoạt động để xác định và hiểu các sự kiện, giao dịch và thông lệ kinh doanh của KH có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC, qua đó giúp xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
Minh họa tại công ty XYZ
Công ty XYZ là khách hàng truyền thống của công ty AAC, là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các loại cáp, dây thông tin và vật liệu chuyên ngành Bưu chính viễn thông.
Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100682XXX ngày 04/01/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp (từ khi thành lập đến nay công ty đã 7 lần thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và lần thay đổi gần nhất vào ngày 09/06/2015), theo Luật Doanh Nghiệp, Điều lệ công ty và là các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
Cổ phiếu của công ty đã chính thức giao dịch trên thị trường tại Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội vào ngày 07/07/2010. Khách hàng của XYZ chủ yếu là Bưu điện các tỉnh phía bắc và bắc miền nam,Viễn Thông các tỉnh, các đơn vị ngoài ngành.
Công ty có trụ sở chính ở địa chỉ Xã Yên Viên, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội và có một chi nhánh hạch toán phụ thuộc đó là chi nhánh Bắc Ninh
Công ty có 2 địa điểm sản xuất và lưu kho: Tại công ty địa chỉ Yên Sơn - Gia Lâm - Hà Nội và Chi nhánh Tiên Sơn Bắc Ninh. Hoạt động của Công ty không chịu tác động của rủi ro môi trường.
b) Tìm hiểu chính sách kế toán và chu trình Khoản mục phải thu khách hàng mà công ty sử dụng
Mục tiêu đạt được khi tìm hiểu là: Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình phải thu khách hàng, đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình phải thu khách hàng, quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB, thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả.
Cụ thể tại công ty XYZ:
Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán trong nước, bán đấu thầu, bán cho các công ty lớn, bán qua các đại lý.
Về chính sách giá bán, giảm giá, chiết khấu, khuyến mại, hoa hồng bán hàng và tín dụng:
- Giá bán của mỗi loại mặt hàng được lập dựa vào bản thiết kế của phòng kinh doanh, được Giám đốc phê duyệt cho từng đơn hàng, sau đó thỏa thuận với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý thì đơn đặt hàng sẽ được thực hiện. Không có các chính sách giảm giá, chiết khấu hay khuyến mại nào khác.
- Chính sách tín dụng: Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng, thông thường khách hàng được thanh toán sau 60 ngày từ ngày nhận được hàng.
Hình thức thanh toán chủ yếu là TGNH hoặc cấn trừ công nợ, một số khách hàng là cá nhân có thể thanh toán bằng tiền mặt.
Các loại thuế liên quan đến bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ: Áp dụng thuế suất 0% đối với xuất khẩu và 10% đối với bán trong nước.
Công tác quản lý nợ phải thu: Nợ phải thu được quản lý theo đối tượng, mã công nợ được quản lý bởi bộ phận kế toán. Phần mềm kế toán Bravo có quản lý công nợ theo đối tượng, mỗi đối tượng có theo dõi ngày phát sinh nợ, thời hạn thanh toán, các đơn hàng đã xuất theo từng hợp đồng. Công nợ phải thu đối chiếu vào cuối năm tài chính. Hàng quý hoặc hàng tháng sẽ đối chiếu khi cần thiết. Cuối năm kế toán sẽ gửi thư xác nhận công nợ đến khách hàng.
Thời điểm ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi những rủi ro đáng kể và quyền sở hữu về sản phẩm đã được chuyển giao cho người
mua và không còn khả năng đáng kể nào làm thay đổi quyết định của hai bên về giá bán hoặc khả năng trả lại hàng.
Cơ sở ghi nhận doanh thu, phải thu: Căn cứ vào giá bán thỏa thuận, số lượng xuất ra trên hệ thống (số lượng này đã được đối chiếu và thống nhất giữa các bộ phận liên quan).
Các ước tính kế toán và xét đoán sử dụng liên quan đến bán hàng, phải thu: Đơn vị tiến hàng phân loại tuổi nợ phải thu khách hàng và sau đó tiến hàng trích lập dự phòng theo hướng dẫn tại thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ tài chính. Đối với công nợ từ 6 tháng đến dưới 1 năm trích lập dự phòng 30%, đối với công nợ trên 1 năm đến dưới 2 năm trích lập dự phòng 50%, công nợ trên 2 năm đến dưới 3 năm trích lập dự phòng 70% và công nợ trên 3 năm trích lập dự phòng 100%.
Chu trình “Bán hàng, phải thu và thu tiền”
Sử dụng phương pháp trần thuật để mô tả lại chu trình
X
Để hỗ trợ cho quá trình kiểm toán, KTV sẽ tiến hành phân tích sơ bộ BCTC của công ty XYZ, gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo giấy làm việc mẫu A510 [Phụ lục A11]
Từ giấy làm việc A510 ta có bảng phân tích về tình hình phải thu khách hàng như sau:
Bảng 2.1. Phân tích tình hình phải thu khách hàng
Khoản mục 31/12/2018 31/12/2017 Số tiềnChênh lệch %
Phải thu khách hàng 82,264,562,472 81,111,805,198 1,152,757,274 1% Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 261,086,907,955 242,077,271,177 19,009,636,778 8%
Doanh thu bán hàng năm 2018 tăng 8% so với năm 2017, trong khi khoản phải thu của khách hàng tăng 1%. Có thể thấy rằng, doanh thu tăng lên do các khoản nợ tồn đọng từ năm trước vẫn chưa thu được, qua đây cũng thấy rằng năm nay công ty quản lý tốt công nợ của mình. Chính vì vậy, KTV nên kiểm tra lại việc trích lập dự phòng đối với các khoản nợ quá hạn chưa thanh toán, đồng thời gửi thư xác nhận đối với khoản thu mới nhằm tăng tính chính xác của các khoản nợ.
d) Xác định mức trọng yếu (A710)
Qua quá trình tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, KTV sẽ bắt đầu tiến hành ước tính mức trọng yếu cho tổng thể của BCTC tại đơn vị. Từ đó phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục
Xác định mức trọng yếu (kế hoạch - thực tế) được lập và phê duyệt theo chính sách của công ty để thông báo với nhóm kiểm toán về mức trọng yếu kế hoạch trước khi kiểm toán tại KH và có trách nhiệm xác định lại mức trọng yếu thực tế trong giai đoạn kết thúc kiểm toán để xác định xem các công việc và thủ tục kiểm toán đã được thực hiện đầy đủ hay chưa.
Tại công ty cổ phần XYZ, KTV lựa chọn chỉ tiêu để xác định mức trọng yếu là doanh thu. Do chỉ tiêu này phản ánh được quy mô hoạt động của toàn công ty. KTV ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC của Công ty XYZ là 3,916,303,619 đồng. Mẫu A710[phụ lục A15].
e) Xác định phương pháp chọn mẫu
Mục tiêu của giấy làm việc này là xem xét hoạt động kinh doanh của khách hàng để đưa ra kết luận sơ bộ về mức độ rủi ro của các vùng kiểm toán, từ đó xác định phương pháp chọn mẫu và khoảng cách mẫu cho các vùng kiểm toán chính. KTV hoàn thành mẫu GLV A810 [phụ lục A16]
f) Tổng hợp kế hoạch kiểm toán
KTV sẽ tổng hợp các nội dung chính của phần lập kế hoạch kiểm toán: Phạm vi công việc và yêu cầu dịch vụ khách hàng. Mô tả DN, môi trường KD và các thay đổi lớn trong nội bộ của DN. Xác định ban đầu chiến lược kiểm toán dựa vào kiểm tra kiểm soát hay kiểm tra cơ bản. Mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch. Đồng thời KTV cũng xem xét các vấn đề từ cuộc kiểm toán năm trước mang sang và đưa ra hướng giải quyết trong cuộc kiểm toán năm nay, tổng hợp danh sách các rủi ro có sai sót trọng yếu và các thủ tục kiểm toán tương ứng để xử lý rủi ro mà thành viên nhóm kiểm toán phải quan tâm khi thực hiện các phần hành liên quan. Mẫu này được xem là quan trọng vì đây là mẫu tổng hợp tất cả nội dung cần được trao đổi, thảo luận kỹ càng và là tài liệu họp giữa các thành viên nhóm kiểm toán. Tất cả các nội dung này được phản ánh vào giấy làm việc A910 [Phụ lục A17].