mục phải thu khách hàng tại công ty cổ phần XYZ
3.1.2.1. Ưu điểm
Chương trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng được thiết kế rõ ràng, chi tiết dựa trên cơ sở chương trình kiểm toán do VACPA ban hành và theo chuẩn mực Việt Nam hiện nay. Tùy theo đặc điểm, loại hình hoạt động trong lĩnh vực khác nhau với quy mô khác nhau, AAC sẽ thiết kế chương trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng riêng phù hợp với đặc điểm ngành nghề, kinh doanh và điều kiện cụ thể của từng khách hàng. Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm toán chung hay cơ bản đối với khoản mục phải thu khách hàng cũng được thiết kế, xây dựng dựa trên các mục tiêu kiểm toán đặc thù.
Do đó, cách thức tiến hành kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng khá chặt chẽ, linh hoạt, giúp cho việc kiểm tra, đánh giá của KTV được dễ dàng hơn, nâng cao chất lượng cho cuộc kiểm toán.
Công tác kiểm toán
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty AAC đã ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng riêng cho mình một quy trình kiểm toán BCTC, quy trình được xây dựng trên các nguyên tắc chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam và kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán của công ty. Như đã nói, kiểm toán phải thu khách hàng là khoản mục quan trọng trong kiểm toán BCTC, quá trình thực hiện kiểm toán được diễn ra một cách khoa học, sự linh hoạt và sáng tạo, được áp dụng theo quy trình kiểm trình kiểm toán mà công ty đã xây dựng trước đó.
Nhờ vào khả năng vận dụng và phán đoán của KTV, đã giúp cho việc thu thập bằng chứng, đối ứng và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ đảm bảo chính xác, minh bạch, đầy đủ đối với khoản mục phải thu khách hàng nói chung và các phần hành khác nói riêng. Từ đó, đảm bảo các thông tin do công ty AAC cung cấp có độ tin cậy cao.
Trong quá trình thực hiện khi các KTV phát hiện ra sai sót thường nhắc nhở, liệt kê và điều chỉnh cho hợp lý. Đối với khách hàng mới hay khách hàng cũ, sau mỗi cuộc kiểm toán, các KTV luôn tận tình tư vấn, hướng dẫn kế toán khắc phục những sai phạm của mình, hoàn thiện sổ sách phương pháp hạch toán đúng theo các chuẩn mực quy định phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình.
Không chỉ riêng khoản mục phải thu khách hàng mà các khoản mục khác cũng được công ty thiết lập một bộ máy kiểm soát gồm 3 cấp xét duyệt rồi mới đưa ra kết luận cuối cùng của mình đối với khoản mục phải thu khách hàng của công ty XYZ.
Về tính khoa học trong trình bày giấy làm việc
Tại công ty AAC, việc ghi chép GLV được quy định một các rõ ràng, khoa học, các GLV đều được thể hiện trên phần mềm Excel. Hệ thống GLV được thiết kế liên kết với nhau, trong mỗi GLV có các công thức liên hệ giúp kết nối giữa các giấy tờ, việc ứng dụng công nghệ tin học giúp KTV tính toán nhanh chóng và chính xác, cũng như kiểm soát được số liệu và hạn chế được phần nào sai sót trong quá trình thực hiện kiểm toán. Từ đó, các sai phạm cũng được phát hiện để đưa ra hướng điều chỉnh kịp thời.
Trong một cuộc kiểm toán sẽ có nhiều người cùng làm. Do đó, việc trình bày giấy tờ làm việc là một việc rất quan trọng vì công việc này đảm bảo hồ sơ kiểm toán được lập một cách thống nhất. Hơn nữa, hồ sơ kiểm toán đều được lưu lại để dùng cho các cuộc kiểm toán của những năm sau nên việc trình bày giấy tờ làm việc cho gọn gàng dễ hiểu là hết sức cần thiết. Trình tự sắp xếp từ tổng quát đến chi tiết. Việc sắp xếp giấy tờ làm việc một cách khoa học và đánh tham chiếu giúp người soát xét, sử dụng dễ dàng hiểu và theo dõi các vấn đề mà KTV đưa ra trong hồ sơ.
3.1.2.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì trong quá trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng vẫn còn một số hạn chế trong thủ tục phân tích trong BCTC sau:
Lập kế hoạch kiểm toán
- Thứ nhất, hạn chế trong việc thu thập thông tin khách hàng
Mặc dù được xác định là công việc cần thiết và quan trọng nhưng việc thu thập thông tin về khách hàng vẫn còn sơ sài, chưa thực sự được chú trọng đúng mức. Đối với các khách hàng lâu năm, KTV sử dụng thông tin trên hồ sơ chung của năm trước, đồng thời phỏng vấn khách hàng về các thay đổi trong cơ cấu quản lý hoạt động kinh doanh của khách hàng mà không tìm kiếm thông tin trên các phương tiện khác như thông tin chung về ngành nghề sản xuất kinh doanh của DN, các chỉ số quan trọng của các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề với khách hàng. Sự thiết sót này có thể làm cho KTV không nắm được mấu chốt của thị trường biến động dẫn tới rủi ro kiểm toán là rất cao.
Đối với khách hàng mới, thì công ty cũng thực hiện tương tự như khách hàng cũ, chỉ phỏng vấn trực tiếp qua BGĐ, kế toán trưởng bằng mẫu câu hỏi có nội dung như là:
+ Tình hình công ty + Sơ đồ tổ chức + Ban lãnh đạo + Quá trình phát triển
+ Các đối tác thường xuyên, đầu tư bên ngoài + Các chính sách sử dụng lao động
Điều này dẫn đến chất lượng cuộc kiểm toán không cao, xảy ra nhiều gian lận. Bên cạnh đó, trên thực tế điều này dẫn đến trong nhóm kiểm toán có những người chưa nắm được các thông tin về khách hàng mà vẫn được giao kiểm toán nên khi thực hiện không có sự linh hoạt dựa theo phán đoán để có thể bỏ qua các sai sót không trọng yếu.
- Thứ 2, hạn chế trong viêc đánh giá HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát Thực tế tại công ty AAC áp dụng bảng câu hỏi đánh giá phần hệ thống KSNB của khách hàng theo chương trình kiểm toán mẫu. Thực hiện theo đúng quy trình và đầy đủ các bước cần thiết đây là quy trình áp dụng cho khách hàng mới, kiểm toán cho năm đầu tiên, còn đối với khách hàng cũ thì việc này không được chú trọng cho lắm, với những hiểu biết từ năm trước KTV chỉ cần xem xét thêm những biến động, thay đổi của công ty để đánh giá rủi ro và môi trường kiểm soát.
Song việc thực hiện vẫn chưa thu được hiệu quả cao do câu hỏi mang tính chất khái quát, không chi tiết cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp. Thêm vào đó, khi tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng, kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán chỉ chủ yếu thông qua phỏng vấn BGĐ đơn vị khách hàng. Điều này, mang tính chủ quan của khách hàng nên độ tin cậy không cao. Vì vậy, với những biến động quan trọng của doanh nghiệp mà KTV không biết được sẽ dẫn đến rủi ro lớn.
Đối với khoản mục khoản thu khách hàng cũng như các khoản mục khác, thu thập và nghiên cứu đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng là một công việc bắt buộc, cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong cuộc kiểm toán. Nếu kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả, rủi ro thấp thì KTV có thể thu hẹp phạm vi, khối lượng công việc trong thủ tục kiểm toán chi tiết và tiết kiệm chi phí. Nhưng nếu đánh giá không đúng về thực tế hoạt động, độ tin cậy của
hệ thống kiểm soát sẽ khiến KTV bỏ sót những nội dung trọng yếu, tăng rủi ro kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán
- Thứ nhất: Về việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát chưa được chú trọng trong kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng
KTV thường dựa vào việc đánh giá sơ bộ HTKSNB của đơn vị khách hàng để quyết định xem có cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát hay không. Và thường do hạn chế về mặt thời gian nên các KTV ít thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà đi ngay vào việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Trong khi đó, kết quả của thử nghiệm kiểm soát là cơ sở để KTV đánh giá rủi ro khoản mục phải thu khách hàng, quyết định gia tăng hay giảm các thử nghiệm cơ bản, rút ngắn thời gian thực hiện công việc.
- Thứ hai: Về thủ tục gửi thư xác nhận trong kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng
Phương pháp gửi thư xác nhận đem lại độ tin cậy cao do được cung cấp từ bên thứ ba độc lập, tuy nhiên quá trình gửi thư xác nhận tốn khá nhiều thư gian và có thể không nhận được thư phản hồi. Mặc dù đơn vị khách hàng vào thời điểm kiểm toán vẫn không xác nhận đủ số dư của các khoản phải thu khách hàng nhưng KTV cũng rất ít khi thực hiện thủ tục thay thế vì công việc này sẽ mất nhiều thời gian và chi phí kiểm toán cao.
- Thứ ba: Về nội dung và phân tích
Việc so sánh các chỉ tiêu còn mới dừng lại ở hai năm, KTV chưa phân tích biến động qua nhiều năm để thấy được biến động trung bình qua các năm.
Khi áp dụng thủ tục phân tích và tìm ra những sai lệch bất thường, KTV sẽ phỏng vấn khách hàng. Tuy nhiên, nhiều trường hợp KTV chấp nhận một các dễ dàng những lời giải thích đó mà không cần yêu cầu khách hàng đưa những bằng chứng cho những lời giải thích hoặc mở rộng điều tra chi tiết để làm rõ sự sai lệch đó.
Kết thúc kiểm toán
Một sức ép lớn đối với KTV và cho toàn thể công ty AAC là sức ép về thời gian. Do các doanh nghiệp phải nộp BCTC đã được kiểm toán trước ngày 31 tháng 3 hàng năm. Ngoài ra, công việc kiểm toán thường diễn ra cao điểm vào thời điểm cuối năm và vào đầu của năm sau nên có nhiều thủ tục kiểm toán quan trọng có thể bị bỏ qua, hoặc thực hiện sơ sài cũng như do nhu cầu cao của khách hàng mà số lượng nhân viên kiểm toán có hạn nên số thành viên tham gia kiểm toán ở các đơn vị thường ít và dàn trải, điều này dễ dẫn đến tồn tại một số rủi ro mà đoàn kiểm toán không thể kiểm soát hết được, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc kiểm toán.
- Về công tác kết thúc và lập báo cáo kiểm toán
Do bị giới hạn về thời gian nên AAC cũng không tránh khỏi việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán không kịp thời. Các hồ sơ kiểm toán của khách hàng được hoàn thiện sau khi kết thúc mùa kiểm toán kết thúc. Do trong quá trình thực hiện kiểm toán các chứng từ, hợp đồng chỉ được KTV lưu bằng file scan, cho đến khi phát hành xong, KTV mới hoàn thiện tổng hợp lại kết quả điều này dễ gây đến việc mất hoặc thất lạc hồ sơ.