1. 2 Quá trình và hình thành phát triển của Seashorehotel & apartment
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện
Đối với nhân viên thực tập như tôi thì trưởng bộ phận xếp giờ hành chính từ 8:00am– 4:00pm để dễ dàng có thực tập sinh nắm được cả quy trình check out, check in và cả quy
trình phục vụ khách trong quá trình khác lưu trú tại khách sạn. Dưới đây là bảng mà tôi đã được làm những công việc trong quá trình thực tập tại khách sạn.
Bảng 2.5 : Các nhiệm vụ thực hiện trong quá trình thực tập STT Công việc thực hiện Kết quả đạt được
1
Tham quan toàn bộ khu vực của khách sạn Seashore hotel & apartment.
Nắm tổng quan sơ đồ từng khu vực.
2
Làm quen và chào hỏi những anh chị và đồng nghiệp để dễ dàng cho việc cộng tác sau này.
Tạo mối quan hệ giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên
3
Giới thiệu sơ lược công việc của bộ phận lễ tân.
Nắm sơ bộ cách làm việc tại bộ phận.
4
Đứng quan sát và chào hỏi khách hàng.
Rèn luyện kĩ năng giao tiếp.
5
Chuẩn bị arrival cho ngày hôm sau, cụ thể in reg card, làm thẻ khóa và in booking
Hoàn thành tốt nhiệm vụ, mặc dù mất thời gian khá lâu
6
Đặt báo thức (ghi chú lại trong logbook để bàn giao cho ca đêm thực hiện việc cài báo thức trên hệ thống theo yêu cầu của khách hàng) .
Bàn giao công việc cho ca đêm hoàn tất.
7 Thực hiện qui trình check in khách lẻ cụ thể: khi khách đến thì chào hỏi
Tích lũy kinh nghiệm và bổ sung những thiếu sót trong việc check in cho khách,
sau đó xin mã đặt phồng hoặc tên người đặt phòng, kiểm tra trên hệ thống xem có đúng thông tin không, sau đó xác nhận thông tin đặt phòng bao gồm ngày đến ngày đi, loại phòng, số phòng, tên, số điện thoại, email, chữ ký xác nhận. tiếp đó thông báo cho khách giờ check out là trước 12:00. Thông báo cho khách những gì trong phòng là được miễn phí, cái nào là tính phí và các dịch vụ trong khách sạn. Cuối cùng check in khách vào hệ thống.
tránh lặp lại sai sót tương tự.
8
Giải đáp thắc mắc của khách ví dụ : Muốn đi ăn đặc sản ở Đà Nẵng thì mình sẽ giới thiệu những quán như mỳ quảng Bà Mua, kem bơ bà Vân …
Hoàn thành tốt công việc và khách hàng rất hài lòng.
9
Nhận điện thoại từ các phòng ban và liên lạc với các phòng ban khác bằng điện thoại nội bộ của khách sạn.
Tập nắm bắt thông tin để nắm bắt kịp thời.
10
Thực hiện bàn giao ca giữa ca tối với ca sáng, cụ thể công việc: kiểm tra tiền mặt hiện có, đọc logbook, kiểm tra master key .
Hoàn thành tốt công việc
11
Hỗ trợ kí giấy tờ bộ phận, cụ thể xin chữ ký GM
Hoàn thành tốt công việc.
12 Thực hiện check out, cụ thể: nhận khóa, gọi bộ phận kiểm phòng, lấy
feedback, kiểm tra hệ thống, nếu có chi phí phát sinh thì thu tiền khách post hệ thống và cuối cùng là check out khách trên hệ thống.
13 Quan sát các anh chị làm việc Học hỏi kinh nghiệm
14
Người quản lí trực tiếp tiến hành hướng dẫn và tập huấn công việc mà bộ phận lễ tân phải làm
Tiếp thu kiến thức và được giải đáp những thắc mắc có liên quan.
15
Dọn dẹp quầy lễ tân, cụ thể sắp xếp bàn ghế khu vực tiền sảnh và làm sạch quầy lễ tân bằng khăn khô.
Hoàn thành tốt công việc