- Mỗi bộ phận, vị trí công việc trong khách sạn đều có vai trò – nhiệm vụ riêng nhưng mục đích chung đều nhằm phục vụ, thỏa mãn tối đa các nhu cầu nghỉ dưỡng, ăn uống, vui chơi – giải trí… của khách. Việc tạo lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn là điều vô cùng cần thiết. Đây được xem
như hoạt động mang tính quyết định cho thành công của cả khách sạn. Do đó mà nhân viên lễ tân cần phải phối kết hợp hỗ trợ lẫn nhau làm việc nhịp nhàng, có hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa các bộ phận chưa đồng đều nên đôi lúc có những sự cố phát sinh, vì vậy cần có sự liên kết, phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ giữa các bộ phận để chất lượng dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
- Với bộ phận buồng phòng
Lễ tân và buồng phòng là hai bộ phận thuộc khối lưu trú của khách sạn. Để hoạt động kinh doanh lưu trú đạt hiệu quả cao, hai bộ phận này cần phải phối hợp chặt chẽ để chuẩn bị buồng phục vụ khách và xử lý các yêu cầu, phàn nàn về buồng phòng.
- Hàng ngày nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách, số lượng phòng khách đã đặt chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên dọn phòng.
- Khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu, phàn nàn nào liên quan đến bộ phận buồng phòng, nhân viên lễ tân sẽ liên hệ lại với bộ phận buồng xử lý.
- Bộ phận buồng sẽ thông báo cho lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
- Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra mini bar, tình trạng phòng và báo lại cho lễ tân – chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ: giặt hấp, ủi áo quần… để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
- Với bộ phận Kinh doanh – Marketing
Lễ tân cần phối hợp với bộ phận Kinh doanh và Marketing để cập nhật thông tin, giới thiệu – quảng cáo và bán các sản phẩm dịch vụ hay triển khai thực hiện các chương trình ưu đãi của khách sạn trong suốt quá trình khách đặt phòng và lưu trú tại khách sạn. Sự liên kết
chặt chẽ này sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của khách sạn ngày càng hiệu quả và để lại ấn tượng trong mắt khách hàng.
- Với bộ phận kỹ thuật, bảo dưỡng
Mối quan hệ này nhằm mục đích mang đến sự chất lượng trong cơ sở hạ tầng, thiết bị đảm bảo thời gian lưu trú của khách không bị làm phiền hay gián đoạn.
Khi nhận thông tin hư hỏng các trang thiết bị trong phòng khách như tình trạng mạng Wifi, máy lạnh,... nhân viên Lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật, bảo dưỡng (điện – nước – điện lạnh – mạng Internet…) thực hiện việc sửa chữa kịp thời.
Sau khi kiểm tra tình hình thực tế, bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng sẽ thông báo lại cho nhân viên lễ tân biết về mức độ hư hỏng, thời gian khắc phục để thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.
- Với bộ phận kế toán
Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên Lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ - hồ sơ thanh toán (kể cả khách lẻ đã thanh toán hay khách công ty chưa thanh toán) cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu – quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn. Khi thanh toán các khoản chi phí, hóa đơn sẽ được trao trả cho nhân viên Kế toán khi bộ phận Lễ tân đã kiểm tra hoàn chỉnh. Và với các loại giấy tờ này, Kế toán sẽ lập báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ cho khách sạn. Mối quan hệ giữa 2 bộ phận này sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của khách sạn minh bạch, rõ ràng và thúc đẩy doanh thu ngày càng tăng.
- Với bộ phận an ninh
An ninh trong khách sạn luôn là vấn đề ưu tiên hàng đầu. Để giữ chân được khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới không chỉ dựa vào chất lượng dịch vụ, thái độ nhân viên mà còn dựa vào sự an toàn của khách sạn. Mối quan hệ giữa Lễ tân với bộ phận an ninh trong khách sạn là nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách, nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên an ninh quan sát
dòng khách ra vào khách sạn. Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách – từ thông tin ghi nhận được, lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của khách sạn, đảm bảo khách luôn an toàn trong thời gian lưu trú ở khách sạn.
- Giữa bộ phận Lễ tân với bộ phận buồng phòng là tương tác nhiều nhất. Vì đây là hai bộ phận thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách, thường xuyên phối hợp với nhau trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.